 |
|
Сроки хранения документов
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — три года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения и подготовки документов к архивному хранению, а также отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, назначаемая приказом руководителя предприятия и состоящая из трех человек.
Примерный состав экспертной комиссии: заместитель директора, ведущий специалист (юрисконсульт) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководством предприятия.
По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. Экспертная комиссия предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки их хранения:
— 6 месяцев;
— 1 год;
— 3 года;
— 5 лет;
— 10 лет;
— 15 лет;
— 50 лет;
— 75 лет;
— постоянно.
Срок хранения до минования надобности (ДМН) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 год с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 года.
К документам постоянного и долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, а также организационные документы: устав, учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний. Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.
Сроки хранения большей части документов по личному составу (личные дела, личные карточки формы Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) 75 лет. Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся пять лет и на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
Переписка предприятия хранится, как правило, три года или пять лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.