 |
|
Контроль исполнения документов
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. При этом регистрационные и контрольные функции могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.
Основная цель контроля — своевременное и полное исполнение тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт.
После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.
Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.
Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.) Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело») Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.
Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены.
Формирование и оформление дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов предприятия в дела.
Делом является совокупность документов (в отдельных случаях — документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре.
Номенклатура дел
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения.
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатура дел составляется службой делопроизводства, секретарем-референтом или архивистом предприятия.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является «Секретариат» («Дирекция», «Общий отдел»), ему присваивается индекс «1» Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов 2, 3 и т. д.
В качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:
1 — генеральный директор;
2 — заместитель директора;
3 — коммерческий директор.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1–2:
1 — соответствует секретариату;
2 — порядковому номеру дела, заведенному в секретариате.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
— название вида документов (приказы, контракты, протоколы);
— краткое содержание («Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки»);
— дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2000 г.»);
— слова «копии», если дело сформировано из копий документов (например: «Решения Совета учредителей за 2000 год. Копии»).
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: «Переписка с ЗАО «Элит о поставке товаров за 2000 г.«Составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по общим вопросам» не допускается. Не следует употреблять также в заголовке дела слово «материалы». В ряде случаев можно использовать термин «Документы» с расшифровкой в скобках их видов, например: «Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 2000 г.».
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: протоколы, приказы, затем — переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.
Для каждого дела в графе 4 по «Перечню документов с указанием сроков хранения» определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год и т. п.
Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах первый хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами, третий передается в архив предприятия.
Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.
Очень удобно вносить изменения и дополнения, если номенклатура дел ведется с помощью ПК.
По окончании календарного года секретарем-референтом и архивистом в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).