 |
|
Экспертиза ценности документов
В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на три группы:
— для архивного хранения;
— подлежащие уничтожению;
— необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
— документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
— произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
— подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
— на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
— переплести дело или прошить его в четыре прокола;
— дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Оформление дел временною хранения
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.
Оформление дел для архивного хранения
Дела, подготовленные для архивного хранения, делятся на две группы:
— по личному составу;
— по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи:
Опись № 1. Дела по основной деятельности.
Опись № 1л\с. Дела по личному составу
Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.
В опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности:
— устав;
— протоколы общих собраний акционеров;
— заседаний Совета директоров;
— приказы по основной деятельности;
— перспективные, годовые планы;
— отчеты;
— контракты.
В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:
— книга учета сотрудников (если она ведется);
— приказы по личному составу;
— личные дела или личные карточки;
— лицевые счета по заработной плате;
— невостребованные трудовые книжки.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, в которой в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, форме. Использование компьютера в этом случае может значительно сократить трудозатраты по подготовке документов к архивному хранению. Составление описей дел, сдаваемых в архив, актов на уничтожение, документов можно проводить в автоматизированном режиме.