 |
|
Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.
У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.
Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.
Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.
У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.
За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.
Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.
Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.
Типізація текстів - процес створення тексту — зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.
Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.
У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол).
В описі характеризуються явища, предмет, люди, події (з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).
Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу.
Розрізняють два основні види доказів:
дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового,
індуктивний - у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.
При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:
1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).
Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії вживаються такі синтаксичні конструкції:
у порядку обміном досвіду
у порядку винятку...
у зв'язку з вказівкою...
у відповідності до попередньої домовленості...
з метою подальшого співробітництва... Для висловлення прохання:
Просимо...
Для нагадування:
Нагадуємо Вам, що...
Незважаючи на багаторазові нагадування... Для підтвердження:
Підтверджуємо...
Універмаг "Дитячий світ" підтверджує...
Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.
Наведемо кілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту. Укладачеві документа буде не важко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:
модель синтаксичної конструкції варіанти реалізації
Доводимо до вашого відома, що ми досі не отримали від Вас
протоколи погодження до
Нагадуємо, що... договору...
Повідомляємо, що... ярмарок з продажу взуття та
Підтверджуємо, що... супутніх товарів відбудеться
Нагадуємо, що...
3. Уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові)у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок передує підмету) тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.
4. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення).
5. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: "Враховуючи... Вважаючи... Беручи до увалі... Керуючись... Розглянувши поданий до затвердження проект..."
6. Замінювати займенники іменниками.
7. Не вживати емоційних виразів.
В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа - нейтральний.
Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:
фірма просить...
Дирекція клопочеться...
колегія ухвалила...
Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.
Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів (доповіді, інструкції, протоколи) поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти.
Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.
Деякі особливості має оформлення таблиць.
Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово "Таблиця" з порядковим номером (без знаку №). Наприклад: "Таблиця 6 - Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства". На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.
Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.
Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.
Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.
Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про" (про що йдеться в документі).
Наприклад: "Про придбання факсимільної техніки" "Про надання приміщення в оренду".
Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.
Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа.
Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 3 прим.
Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників.
Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим.
Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.
Білет №4
1. Особливості функціонування сучасної української літературної мови у сферіпрофесійної діяльності.
Літературна мова - це унормована, регламентована, відшліфована форма існування загальнонародної мови, що обслуговує найрізноманітніші сфери суспільної діяльності людей: державні та громадські установи, пресу, художню літературу, науку, театр, освіту й побут людей. Вона вважається найвищою формою існування мови. Літературна мова характеризується такими ознаками:
^ уніфікованістю (стандартністю);
^ наддіалекгністю;
^ поліфункціональністю;
^ стилістичною диференціацією (розвиненою системою стилів).
Найістотнішою ознакою літературної мови є її унормованість, тобто наявність усталених мовних норм,- найбільш поширених, уніфікованих зразків репрезентації мовної системи.
Наддіалектність полягає в тому, що літературна мова, на відміну від територіальних діалектів, функціонує без будь-яких обмежень на всій території України. Наддіалектність літературної мови допускає її регіональне варіювання.
Маючи усну й писемну форму вираження, літературна мова охоплює всі сфери комунікативної практики суспільства за допомоги мовнови-ражальних засобів. Це і є її поліфунаціональність.
У плані уніфікованості (стандартності) літературна мова зберігає свою цілісність і єдність, хоча має різноманітні мовні засоби та їх варіанти.
Літературна мова характеризується розгалуженою системою стильових різновидів, що взаємодіють між собою і сприяють розвиткові мовновиражальних засобів.
Літературна мова реалізується в усній і писемній формах. Обидві форми однаково поширені в сучасному мовленні, їм властиві основні загальномовні норми, проте кожна з них має й свої особливості, що пояснюється специфікою функціонування літературної мови в кожній із форм.
Писемна форма літературної мови функціонує у сфері державної, політичної, господарської, наукової і культурної діяльності.
Усна форма літературної мови обслуговує безпосереднє спілкування людей, побутові й виробничо-професійні потреби суспільства.
Сучасна українська літературна мова сформувалася на основі південно-східного наріччя, ввібравши в себе деякі діалектні риси інших наріч. Зачинатилем нової української літературної мови був І.П. Котляревський - автор перших великих художніх творів українською моврю ("Енеїда", "Наталка Полтавка", "Москаль-Чарівник"). Він першим використав народнорозмовні багатства полтавських говорів і фольклору.
Основоположником сучасної української літературної мови справедливо вважають Тараса Григоровича Шевченка. Саме він уперше своєю творчістю підніс її на високий рівень суспільно-мовної і словесно-художньої культури, заклав підвалини для розвитку в ній наукового, публіцистичного та інших стилів української мови. У мові творів Шевченка знайшли глибоке відображення народнопоетична творчість, уснорозмовні форми народної мови. Традиції Т. Шевченка у розвитку української літературної мови продовжували у своїй творчості І. Франко, Леся Українка, Панас Мирний, М. Коцюбинський та інші письменники.
Українська літературна мова постійно розвивається і збагачується. Цей процес супроводжується усталенням, шліфуванням обов'язкових для всіх літературних норм.
В українській літературній мові традиційно виділяють п’ять функціональних стилів: 1) офіційно-діловий; 2) науковий; 3) публіцистичний; 4) художній; 5) розмовно-побутовий, також виокремлюють епістолярний та конфесійний стилі мовлення.
Розмовний стиль. Сфера використання – усне повсякденне спілкування в побуті, у родині, на виробництві.
Основне призначення – бути засобом впливу й невимушеного спілкування, живого обміну думками, судженнями, оцінками, почуттями, з'ясування виробничих і побутових стосунків.
Основні мовні засоби:
емоційно-експресивна лексика;
прості, переважно короткі речення;
наявність фразеологізмів, діалектизмів, просторічна лексика, вигуки тощо.
Художній стиль. Найбільший і найпотужніший стиль укр. мови, його можна розглядати як узагальнення і поєднання усіх стилів. Широко використовується у творчій діяльності, різних видах мистецтва, у культурі, освіті. Крім інформаційної, покликаний виконувати насамперед естетичну функцію.
Основні ознаки:
образність;
зображувальність (тропи: епітети, метафори),
відсутня певна регламентація використання засобів, відсутні будь-які приписи;
визначальним є суб'єктивізм розуміння та відображення (індивідуальне світобачення, світовідчуття автора).
Основні мовні засоби:
наявність усього багатства найрізноманітнішої лексики, переважно конкретно-чуттєвої;
використання емоційно-експресивної лексики;
широке використання різноманітних типів речень тощо.
Науковий стиль. Сфера використання – наукова діяльність, науково-технічний прогрес, освіта.
Основне призначення – викладення результатів досліджень про людину, суспільство, явища природи, обґрунтування гіпотез, істинності теорій, класифікація і систематизація знань.
Основні ознаки:
ясність (понятійність) і предметність тлумачень;
логічна послідовність і доказовість викладу;
точність і лаконічність висловлювань тощо.
Основні мовні засоби спрямовані на інформування, пізнання, вплив і характеризуються:
великою кількістю наукової термінології;
наявність схем, таблиць;
оперування абстрактними, переважно іншомовними словами тощо.
Публіцистичний стиль. Сфера використання – громадсько-політична, суспільно-виробнича, культурно-освітня діяльність.
Основне призначення – інформаційно-пропагандистськими методами вирішувати актуальні суспільно-політичні проблеми;
активний вплив на читача (слухача), спонукання його до діяльності, до необхідності зайняти певну громадську позицію, змінити погляди чи сформувати нові.
Основні ознаки:
доступність мови і формулювань;
поєднання логічності доказів і полемічності викладу;
наявність низки яскравих засобів позитивного чи негативного авторського тлумачення, яке має здебільшого тенденційний характер тощо.
Основні мовні засоби:
насиченість суспільно-політичними та соціально-економічними термінами, закликами, гаслами;
використовується багатозначна образна лексика, емоційно-оцінні слова, експресивні сталі словосполучення тощо.
Публіцистичний стиль поділяється на такі підстилі: стиль ЗМІ, художньо-публіцистичний, науково-публіцистичний.