 |
|
Датування документів різних типів. Оформлення реквізиту адресата у документах. Підпис як обов’язковий реквізит документа.
Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ.
До складу дати входять число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку арабськими цифрами.
Наприклад: 12.07.2007 (тобто 12 липня 2007 р.).
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 11 червня 2007р. Дату документа ставлять нижче від його назви поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.
Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організацій, установ, структурних підрозділів, службових або приватних осіб. Назва установи й структурного підрозділу подається у називному відмінку, а назва посади та прізвище - у давальному.
Наприклад: Національний авіаційний університет Відділ кадрів Коваленкові І. П.
Якщо документ адресовано керівникові установи, ЇЇ назва входить до складу назви посади й пишеться у давальному відмінку.
Наприклад: Ректорові Національного педагогічного університету імені Михайла Драгоманова академікові АПН України проф. Андрущенку В. 77.
До реквізиту "адресат" може також входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після її назви, а також назви структурного підрозділу і прізвища посадової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка.
Наприклад: Київський національний університет імені Тараса Шевченка Навчальна частина Пономаренкові О. П. вул. Володимирська, 64, м. Київ, 01033
Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Наприклад: Гордієнко Михайло Іванович вул. М. Гоголя, 13, кв. 106 м. Ніжин, 04631
Підпис- це обов'язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис є одним із реквізитів, що надає документу юридичної сили.
Юридична сила документа - властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Керівники структурних підрозділів підписують документи у межах своєї компетенції.
Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ надруковано на бланку установи, зазначається тільки посада та ініціал(и) і прізвище особи, яка його підписує (повна назва установи не повторюється).
Наприклад:
Директор {підпис) Г. К. Стеценко
Проректор
з наукової роботи (підпис) С. Васильченко
Якщо документ надруковано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, ініціал(и) та прізвище особи, яка його підписує.
Наприклад: Директор видавництва
"Освіта" (підпис) І. М. Подолюк
Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи - голова та секретар колегіального органу. При цьому зазначаються обов'язки осіб, які підписали документи, а не їхні посади.
Наприклад:
Голова (підпис) Г. К. Мусієнко
Секретар зборів (підпис) В. А. Грищук
Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Назва посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.
Наприклад:
Директор Київської середньої
школи МІ 65 (підпис) Б. И Мандрик
Білет №28