Главная | Обратная связь

Аудит расчетов с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами предусматривает проверку выдачи наличности под отчет из касс предприятия на производственные (хозяйственные) нужды. Аудит расходов средств на указанные цели имеет определенные особенности.

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке: 1)Реальности операций по расчетам с подотчетными лицами, отраженных в учете; 2)Полноты отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами; 3)Соответствия бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами действующим требованиям; 4)Соблюдения требований действующего законодательства по вопросам учета наличных в отношении подотчетных лиц; 5)Соответствия остатков, отраженных в бухгалтерском балансе предприятия реальному состоянию расчетов с подотчетными лицами.

Хозяйственные расходы:Отчет об израсходованных суммах должен быть представлен в бухгалтерию не позднее следующего рабочего дня после использования денег, выданных под отчет. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие фактические затраты. Такими документами являются чеки регистратора расчетных операций, товарные чеки, квитанции к приходному ордеру. Частные нотариусы, частные предприниматели – плательщики единого и фиксированного налога совершают расчеты без регистратора расчетных операций, но это не освобождает их от выдачи документа, подтверждающего получение денег от покупателя. Типовая форма такого документа не установлена, то есть, не может быть документа, не содержащего необходимые реквизиты: наименование объекта торговли (если он есть), фамилия частного предпринимателя и его идентификационный код, сведения о приобретенном товаре или услуге (наименование, цена, количество), сумма платежа, дата получения. Отдельно должна быть выделена сумма налога на добавленную стоимость, если продавец является плательщиком налога на добавленную стоимость, либо указано «без налога на добавленную стоимость».

При совершении операции одноразовой продажи на сумму не более 20 грн., налоговая накладная не выписывается (п.7.2.6 Закона Украины «О налоге на добавленную стоимость»). Сумма налога, выделенная в чеке регистратора расчетных операций или другом платежном документе, включается в состав налогового кредита, если оплаченные расходы относятся к составу валовых расходов.

Порядком ведения кассовых операций в национальной валюте Украины (постановление НБУ от 02.02.95г. № 21 с учетом изменений, внесенных постановлением Правления НБУ от 04.06.99г. № 265) установлены ограничения наличного денежного оборота. Сумма наличного платежа одного предприятия другому предприятию (индивидуальному предпринимателю) не должна превышать 3000 грн. на протяжении одного дня по одному или нескольким платежным документам. При этом количество предприятий, а следовательно, - общая сумма наличных расходов за день не ограничена. Выдача наличности под отчет разрешается только при условии полного отчета конкретного лица за ранее выданные под отчет суммы.

Командировочные расходы:Вопросы, связанные с оформлением командировок и их оплатой регулируются Инструкцией о служебных командировках в границах Украины и за границу (Приказ Министерства финансов Украины от 13.03.98г. № 59).

Служебной командировкой считается поездка работников по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для исполнения служебного поручения за пределами места их постоянной работы. Предприятие, посылающее работника, должно провести регистрацию в специальном журнале по форме в соответствии с приложением 1 к названной Инструкции.

Днем убытия в командировку считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы, а днем прибытия из командировки – день прибытия в место постоянной работы командированного лица. При отправлении транспортного средства до24 часов включительно, днем убытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – следующие сутки.

Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, названия предприятия, куда откомандирован работник, срока и целей командировки. Срок командировки не может превышать 30 календарных дней. Срок командировки работников, направляемых для выполнения в границах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должен превышать срок строительства объектов.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Его форма утверждена.

До выезда в командировку работнику выдается аванс. Авансовый отчет на эти деньги должен быть предоставлен на протяжении трех рабочих дней после возврата из командировки.

В этот же срок должна быть возвращена в кассу неиспользованная сумма. В случае несвоевременного возврата применяются финансовые санкции. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и оригиналы документов, подтверждающие расходы на проезд и проживание. Расходы, не подтвержденные документами, не возмещаются.

В случае командировки за границу на служебном автомобиле, расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом. Возмещаются также другие расходы, связанные с техобслуживанием, парковкой и стоянкой служебного автомобиля. Если работник получил аванс на командировку за границу и не выехал, он должен на протяжении 3 рабочих дней со дня аннулирования командировки вернуть в кассу полученные деньги в той валюте, в которой был выдан аванс.

После возвращения из командировки работник обязан подать авансовый отчет на протяжении 3 рабочих дней. Остаток неизрасходованных средств подлежит возврату в кассу в той валюте, в которой был выдан аванс не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки. В случае использования корпоративных пластиковых карт международных платежных систем, возврат неиспользованных платежных средств осуществляется не позднее 10 рабочих дней, а при уважительной причине с разрешения руководителя – 20 рабочих дней.

К авансовому отчету прилагаются: оригиналы документов, подтверждающие расходы с указанием формы оплаты (наличными, чеком, кредитной картой, безналичным расчетом); копия отметок в заграничном паспорте, заверенная отделом кадров или руководителем предприятия.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, то выплата производится в национальной валюте Украины по курсу НБУ на день погашения задолженности, но не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки.

В случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс на национальную валюту, перерасчет расходов производится, исходя из кросс-курса.

Не разрешается направлять в командировку или давать аванс работнику, не отчитавшемуся за деньги, потраченные в предыдущей командировке.

В случае невозвращения остатка средств в иностранной валюте в необходимый срок, взыскание производится в соответствии с действующим законодательством.

Бухгалтерский учет:Планом счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99г. № 291, для учета подотчетных сумм предусмотрен счет 372 «Расчеты с подотчетными лицами». По кредиту счета отражается задолженность предприятия на основании утвержденных руководителем авансовых отчетов и возврат в кассу предприятия неиспользованных подотчетных сумм. По дебету счета отражается выдача подотчетных сумм. Сальдо субсчета может быть как дебетовым, так и кредитовым. В финансовой отчетности остатки отражаются развернуто: дебетовый – в составе оборотных активов, кредитовый – в составе обязательств.

Программа аудита должна включать следующие процедуры: 1) Проверка наличия всех авансовых отчетов, отраженных в учете; 2) Проверка наличия всех первичных документов, отраженных в авансовых отчетах; 3) Таксировка авансовых отчетов; 4) Проверка наличия приказов о командировках; 5) Проверка наличия учета командировочных удостоверений и их соответствия приказам; 6) Проверка полноты оприходования в кассе средств, возвращенных подотчетным лицам; 7) Проверка правильности заполнения авансовых отчетов; 8) Сверка соответствия контрагентов по платежным документам на выплату подотчетных сумм и по журналу-ордеру; 9) Проверка соблюдения ограничений наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности; 10) Проверка отсутствия выдачи подотчетных сумм без отчета за суммы, выданные ранее; проверка своевременности возврата подотчетных сумм; 11) Проверка в авансовых отчетах о командировках: - наличия отметок отправляющей и принимающей стороны и соответствие их приказам о командировках; - соответствия дат, продолжительности командировки, даты и времени отправления транспортных средств; - соответствия фактических дневных расходов утвержденным нормам; - наличия документов об оплате за проживание, дат их оформления; - наличия хозяйственных отношений с предприятием, на которое совершалась командировка; 12) Проверка правильности использованной корреспонденции счетов и полноты отражения операций по расчетам с подотчетными лицами в журнале-ордере; 13) Сверка оборотов и остатков в авансовых отчетах и в главной книге; 14) Сопоставление сумм, отраженных в финансовой отчетности с остатком в главной книге; 15) Формирование перечня выявленных ошибок и нарушений.