Главная | Обратная связь

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення необхідної інформації конкретного документа.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

3. У практиці діловодства документи поділяються на види і групи. Види документів визначають за такими ознаками:

За найменування:заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.

За надходженням:службові й особисті. Службові (офіційні) створюються організаціями або їх представниками, а особисті – окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За місцем виникнення:внутрішні (складені всередині організації) та зовнішні (створені для ділового спілкування з іншими організаціями);

За призначенням:організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу.

За напрямком:вхідні і вихідні.

За формою:стандартні (регламентовані) та індивідуальні (нерегламентовані). Останні, як правило, торкаються якоїсь непередбаченої ситуації, тому тут можливий індивідуальний тон викладу матеріалу та емоційно забарвлений текст.

За строками виконання:звичайні безстрокові (виконуються за чергою), термінові (зі встановленням терміну виконання) й дуже термінові (з позначкою «дуже терміново»).

За ступенем гласності:секретні (з позначкою «секретно») і несекретні (для службового користування).

За стадіями створення:оригінали (основний і єдиний його примірник з усіма підписами і засвідченням), копії (точне відтворення оригіналу з позначкою «копія» вгорі праворуч), виписки (якщо треба відтворити частину документа), дублікати (якщо документ загублено).

За складністю:прості (односкладові) і складні.

За строками зберігання:постійні тривалі (понад 10-ти років), тимчасові (до 10-ти років);

За технікою відтворення:рукописні й відтворення механічним способом;

За носієм інформації:(оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці).

На групи документи поділяються залежно від їх призначення.

До документації щодо особового складувідносять заяви, накази щодо особового складу, автобіографії, характеристики, резюме, контракти з найму працівників, трудові книжки, особові листки з обліку кадрів.

До інформаційно-довідковихдокументів належать службові листи, звіти, доповіді та пояснювальні записки, зведення, повідомлення оголошення, телеграми, телефоно- й радіограми, анотації, рецензії, відгуки, прес-релізи, статті, протоколи, довідки, повідомлення.

До документів з господарсько-договірної діяльностіналежать договори, контракти, трудові угоди.

До обліково-фінансових документіввідносять акти, доручення, розписки, накладні, списки, таблиці.

У практиці діяльності державних установ і державної служби частіше всього зустрічаються укази, закони(видаються або затверджуються Президентом України), постанови(видаються Верховною Радою і Кабінетом Міністрів), рішення(видаються місцевими радами), інформаційні записки(тип службової записки, в якій подається інформація про певну діяльність конкретного підрозділу або події у межах певного часу для вищої інстанції).

4.Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки і називаються діловодством (справочинством).

Сучасний термін «документаційне забезпечення діловодства» є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.

Результатом документування є документ, який має певні вимоги та правила оформлення.

Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

- на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору, ґатунку;

- підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на іншу сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

- у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидкого опрацювання й уникнення плутанини.

Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлювати одна від одної.

Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір та фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

- зачин (формулює тему);

- фраза (містить основну інформацію);

- коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути у 4 – 5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність 1 речення. Отже, абзац має являти собою внутрішню замкнене смислове ціле.

Для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів використовують нумерацію рубрик тексту.

Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована базується на використанні символів, слів, літер арабських та римських цифр і доповнює абзацні членування тексту.

Система використання різноманітних позначень повинна бути послідовною, логічною і будуватися за спадковою ознакою:

Комбінована	Нова
А. Б. В. Г. Д. …	Розділ І
І. ІІ. ІІІ. ІV. V. …	Частина 1	1.1
1. 2. 3. 4. 5. …	Частина 2	1.2
1); 2); 3); 4); 5); …	пункт 1	1.2.1
а); б); в); г); д); …	§ 1	12.11
	§ 2	1.2.12
	п. 2	12.2
	Частина 3	1.3
	Розділ ІІ

!!! Слід пам’ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ, Є, З, І, Ї, Й, О, Ч, та Ь не використовуються.

Ця система вимагає чіткого дотримання правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосувати однорідні засоби нумерації або лаконічні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним - однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.

Питання для самоконтролю

 

1. Що таке документ?

2. Назвіть вимоги, за якими мають укладатися документи.

3. Як поділяються документи за ступенем стандартизації?

4. Що таке реквізит документа?

5. Назвіть основні реквізити документів.

6. Що таке бланк?

7. Що таке трафаретний текст?

8. За якими ознаками класифікуються документи?

9. Назвіть групи документів за призначенням.

10. Яких технічних вимог слід дотримуватися, укладаючи текст документа?