 |
|
ТЕМА V. ТЕКСТ ЯК ОСНОВНИЙ ЕЛЕМЕНТ ДІЛОВОГО ДОКУМЕНТА
_________________________________________________________
1. Структура тексту документа.
2. Терміни в діловому мовленні.
3. Вживання граматичних структур у діловому тексті.
4. Синтаксична організація тексту документа.
____________________________________________________________________
1.Ділова сфера – одна з основних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів та документів встановлюються службові, ділові контакти між організаціями, установами, закладами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.
Основним елементом будь-якого документа є текст. Текст – це послідовно об‘єднана змістом і побудована за правилами певної мовної системи сукупність речень, у якій чітко і переконливо відбивається причина і мета написання, розкривається суть конкретної справи, містяться докази, висновки.
Відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД ) текст будь-якого документа повинен складатися не менш ніж з двох основних частин. У першій частині подається підстава, обґрунтування складання документа, у другій – викладаються пропозиції, ухвали, висновки, розпорядження та прохання. Навіть у тому випадку, коли текст документа складається з однієї фрази, якщо він грамотно укладений, у ньому можна розрізнити ці два логічні елементи. Наприклад: „ У зв`язку з очікуваною хуртовиною і сніговими заметами наказую перевірити стан снігоочисного обладнання” (текст наказу).
Іноді текст документа містить тільки заключну частину. Наприклад: „ Перевести на посаду головного менеджера з 1 лютого 2004 року.” Такий текст, який складається тільки з розпорядчої частини, без преамбули, зустрічається в кадрових наказах. Іноді наявний в листах і заявках, де висловлюється прохання без мотивації. Наприклад : „ Просимо виготовити бланки бухгалтерської звітності”. Однак у більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення.
У вступізазначається причина укладання документа, викладається історія питання тощо. Наприклад: „ Розглянувши списки про надання житлової площі працівникам підприємств, організацій та установ Дзержинського району і пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про надання житлової площі в Україні виконком Дзержинської районної Ради народних депутатів .....”.
У доказі (фактологічній частині) викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифрами, розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали. Наприклад: „ Перше пленарне засідання розпочнеться 15.04.04, заключне засідання відбудеться 18. 04.04. Оргкомітет забезпечує харчування і проживання в м. Харкові на період з 15. 04. 04 до 18. 04. 04. Проїзд передбачається оплатити за рахунок установи, яка надасть Вам відрядження.
Реєстрація учасників конференції буде проводитися з 10-ї години в приміщенні Харківського національного економічного університету за адресою: просп. Леніна, 9а, м. Харків, 61001”.
У закінченні ( висновку) формується мета, заради якої укладено документ. Наприклад:” Видана для подання у відділ субсидій Дзержинського виконкому”.
Залежно від змісту документа в тексті застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. При прямому порядку слів за вступом ідуть доведення й висновки. При зворотному – спочатку викладаються висновки, за ними – докази. Вступ у документах із зворотним порядком розташування елементів відсутній.
Наприклад: пряме розташування логічних елементів (частин).
Вступ: На Ваш лист від 28.03.03 за № 145 – 15/18 повідомляємо...
Докази: Для проведення ремонтних робіт у гуртожитку необхідна кошторисна документація.
Висновок: Тому просимо терміново надіслати згадану документацію.
При зворотному порядку викладу цей текст буде мати такий вигляд:
Висновки: Просимо терміново надіслати кошторисну документацію.
Докази: Оскільки для проведення ремонтних робіт у гуртожитку вона конче необхідна.
Зворотний порядок характерний для нескладних документів.
Тон документів у будь-якому випадку повинен бути коректним, виваженим, таким, що не дає приводу вступати в полеміку і заводити зайве листування.
При складанні тексту документа потрібно виконувати такі вимоги: достовірність та об`єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації і максимальна стислість.
Достовірністьдокумента полягає в тому , що факти, викладені в ньому, відображають дійсний стан речей.
Точність мовлення вимагає відповідності змісту висловлювання реальним фактом і не допускає подвійного тлумачення слів та виразів. Точним мовлення може бути за умови вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови, а також за умови знання про предмет мовлення.
Логічність забезпечує смислову послідовність тексту. Тому слід чітко і послідовно висловлювати думку. Часто надмірне захоплення „зайвими словами” та інші недоречності можуть бути причинами помилок у логіці викладу тексту. Логічність порушується, якщо в тексті зустрічається:
а) поєднання логічно несумісних слів: жахливо вдалий день, (вдалий день не може бути жахливим);
б) використання зайвих слів: моя власна думка ( в цій фразі одне з двох слів моя чи власна зайве; слід сказати: моя думка, власна думка);
в) зміна форми дієслова з активного стану на зворотний: вибачте мені – вибачаюся, (правильною є форма вибачте мені, тому що вибачаюся значить „вибачаю себе”);ї
г) правильне чергування низки однорідних елементів речення: акти і документи, (правильно слід писати: документи і акти, тому що слово „документи” означає родове поняття);
г) неправильне узгодження чи координація присудка із складним підметом: дехто з нас знали, (правильно слід писати: дехто з нас знав);
д) порушення порядку слів (частин речення) в реченні: Секретарка сиділа в приймальні, яку ми вперше бачили. Правильно: В приймальні сиділа секретарка, яку ми вперше бачили;
е) заміна підрядних речень дієприслівниковими зворотами. Повернувшись у село, випускнику вузу обіцяли роботу за фахом. Правильна форма: Випускнику вузу обіцяли роботу за фахом, якщо він повернеться в село.
ж) порушення смислового зв`язку між окремими висловлюваннями у тексті: На факультеті п`ять гуртків, які працюють при кафедрах, вони функціонують вже понад десять років. Правильна форма: На факультеті при кафедрах працює п`ять гуртків, вони функціонують вже понад десять років;
з) невміння поділити текст на абзаци.
Логічність і точність викладу впливають на розуміння й сприйняття тексту слухачем або читачем.
Доречним є текст, у якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові. Щоб полегшити сприйняття й оформлення документа, слід використовувати слова, які точно передають зміст. Документ, зміст якого вичерпує всі обставини справи, називається повним. А текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи – стислий. Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозицій або до виконання прохань, викладених у документі.
При підготовці тексту документа важливо дотримуватися таких правил:
1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документів.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту ( з метою надання допомоги; у зв`язку з погіршенням стану; згідно х рішенням комісії).
Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії, вживають такі синтаксичні конструкції:
У зв`язку з проведенням спільних робіт з ....
У зв`язку з вказівкою...
Відповідно до попередньої домовленості й рішення…
Відповідно до Вашого прохання...
Відповідно до рішення Колегії…
Незважаючи на наші неодноразові усні й письмові нагадування, до цього часу ...
Відчуваючи гостру необхідність...
Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань. Наведемо декілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту:
| Модель синтаксичної конструкції | Варіанти її реалізації |
| Повідомляємо, що.. | закінчено облаштування пунктів пропуску у визначений термін |
| Доводимо до Вашого відома, що | Ми досі не отримали від Вас оперативні звіти за тиждень. |
| Нагадуємо Вам, що... | Ми не одержали від Вас відповіді на запит №__ від_____________ . |
| Підтверджуємо... | Отримання з бази постачання ДМКУ технічних засобів згідно з переліком |
| Підтверджуємо з вдячністю... | Надходження Вашого запрошення на урочисте засідання... |
3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об`єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок стоїть перед підметом) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.
4. Для точності й ясності висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати означуваним словам, вставні слова краще ставити на початку речення).
Поряд з цим необхідно пам`ятати, якщо підрядне речення відноситься до групи присудка в головному реченні або до всього головного речення, тоді розрізняють два випадки: воно стоїть перед головним, коли акцентуються обставини виконання дії, і після головного, коли пояснює основну ідею складного речення. Наприклад: „З огляду на те, що проект рішення було попередньо узгоджено, нарада тривала менше, ніж годину”. Або „Нарада тривала менше, ніж годину, з огляду на те, що...
5. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого рішення. Наприклад: Враховуючи...; Вважаючи ...; Беручи до уваги ...; Керуючись...; Розглянувши представлений до затвердження проект... .
6. Замінювати займенники іменниками.
7. Не вживати емоційних виразів та суб`єктивного ставлення до викладеного явища.
Тон службового документа нейтральний.
Слід пам`ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад: Підприємство просить...; Дирекція порушує клопотання ...; Колегія ухвалила...
Від першої особи викладається текст наказу, заяви, службової, пояснювальної та доповідної записки, автобіографії.
У розпорядчих документах треба вживати мовні конструкції наказового характеру – наказую (у наказі), пропоную (у вказівках). Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.
2. Крім загальновживаної лексики у тексті документа використовують терміни. Термін– це слово в особливій формі або функції. Його функцією є не лише називати предмети чи поняття, а й дати їм точне визначення. Терміни вживаються не у всіх сферах спілкування, а лише в науці, техніці, діловодстві, публіцистиці. Вони характеризуються великою точністю значення, у них відсутні образні, експресивні, суб’єктивно-оцінні відтінки.
Отже, термінами називаються слова та словосполучення, що означають або пояснюють предмети, явища, дії і т. д. у специфічній, науковій, публіцистичній чи діловій сфері. Вони мають точне конкретне значення, можуть утворюватися засобами власної мови, запозиченими засобами (бюджет, менеджмент) або конструюватися (фотокамера).
Основне значення термінів зафіксоване у державних стандартах, спеціальних словниках та довідниках. Терміни повинні вживатися тільки у зафіксованому значенні.
Нестандартні терміни не бажані в тексті документа. Вони засмічують мову і утрудняють складання ділових паперів.
Кожна галузь науки послуговується своїми термінами. Тому треба вибирати найбільш точні. Наприклад: Біржа: 1. Установа, в якій проводиться реєстрація безробітних. 2. Будинок, де здійснюються ділові, торговельні, фінансові операції. 3. Місце стоянки візників у старі часи.
Існує ряд обов’язкових вимог при використанні терміну в діловому тексті.
1. Термін треба вживати лише в тій формі, яку фіксує словник. Наприклад: діловодство, а не ділопроізводство.
2. Термін повинен вживатися з одним значенням, закріпленим за ним у словнику. Наприклад: циркуляр – лише директивний лист, а не лист будь-якого типу. Циркуляром можна називати лише документи цього типу. Особливу увагу слід звернути на терміни, які вживаються в кількох галузях з різним значенням.
Наприклад, справа:
а) сукупність документів, або 1 документ.
б) одиниця зберігання тексту документа в архіві.
в) цілісне за змістом і послідовне ведення одного питання (судова справа).
Автор повинен так будувати текст, щоб було зрозуміло, яке значення терміна він мав на увазі.
3. Слід суворо дотримуватися правил утворення від терміна похідних форм, засвідчених у словниках. Наприклад: підписання акта, але: після закінчення І акту. Акт – актувати, актований, актування.
4. Укладаючи документ, службова особа повинна звірятися зі словником (позаштатний фонд, несписочний фонд, поруш. Безлюдний).
5. Неоднозначне тлумачення терміна виникає внаслідок вживання його у скороченій формі, в нечіткому контексті, наприклад вага.
6. У термінології багатьох галузей науки існують терміни – дублети, нові, старі й запозичені: мовознавство, лінгвістика. Для ділового документа треба вживати термін, що поширений в усному і письмовому мовленні.
7. Некритичне ставлення укладача документа до вибору найточніших, найвідповідніших слів, зловживання запозиченнями – свідчення невисокої мовної культури. Це так звана псевдонаукова мова, що рясні колишніми термінами (фактор, стимул, база, претензія, консенсус, альтернатива).
Таким чином, терміни – це група слів, яка потребує до себе спеціальної уваги, постійного звіряння зі словником і поновлення в пам’яті його значень. Той, хто укладає документ, і той, хто його отримує, повинні точно і чітко бачити за терміном поняття, яке він називає.
- перенесення засобів одного стилю в інший;
- налічування (повторення структур, слів, форм якоїсь мови замість використання власне українських);
- незнання точного значення слова, що призводить до використання зайвих слів, приблизних значень.
Отже, свобода мовця обмежена наявними мовними і стильовими нормами. Текст уважається нормативним, коли під час його творення враховуються такі вимоги, як точність, естетичність, правильність. У цьому допоможуть вибір засобів, доцільних у даній сфері спілкування.
3.Складаючи текст документа, важливо не тільки правильно підібрати слово, а й правильно використовувати форму слова (відмінок, рід, число, особу тощо). Неправильно вибрана форма слова спричиняє граматичні помилки, і це утруднює розуміння змісту. Допущені в документі граматичні помилки не тільки свідчать про невисокий рівень грамотності й культури, а й створюють негативне враження про ділові якості суб`єктів ділових стосунків. Найчастіше граматичні помилки допускають у тих документах, текст яких складається у довільній формі, на відносно низькому рівні стандартизації (автобіографія, діловий лист, рекламне оголошення, характеристика тощо).
В офіційно-діловому спілкуванні використовують форми кодифікованої писемної мови, оскільки тільки дотримання цих форм забезпечує точність передачі інформації.
До граматичних норм ділового стилю відносять уніфікацію граматичної структури словосполучень і словоформ.
Вибраний варіант закріплюється як еталонний за кожною композиційною частиною тексту. Наприклад, у тексті наказу кожний пункт починається з вказівки адресата в давальному відмінку – „кому?”, а потім „що виконати” у наказовому способі.
1. Начальнику технічного відділу Волкову М.Ю. організувати роботу відділу...
2. Головному бухгалтеру Іваненкові П.І. підготувати пропозицію...
Еталонним є виклад тексту від першої особи в таких документах:
1) автобіографія ( Я... народився ..., навчався ...);
2) заява ( Прошу надати..., працюю на посаді...);
3) наказ (Наказую...);
4) службова записка (Доводжу до ..., Вважаю, що...);
Від третьої особи викладаються тексти у:
1) актах (Комісія дійшла висновку...);
2) трудових угодах, контрактах, договорах (Замовник отримує, а Виконавець зобов`язується ...);
3) характеристиках (Пан ... працює на посаді .
4) запрошеннях, оголошеннях (Банк надає..., Університет запрошує на співбесіду ...).
Дієприслівникові звороти бажано вживати на початку речення: Враховуючи..., розглянувши ..., беручи до уваги ... .
Порушення граматичних норм літературної мови призводить, на жаль, до найпоширеніших у писемній мові грубих мовних помилок. Помилки можуть бути найрізноманітніши: неправильно вибрана форма слова, порушення у структурі словосполучення, речення.
Слід пам`ятати, що в ділових паперах перевага віддається однозначним іменникам книжного походження: автор, довідка, об`єктивність, маркетинг, реклама. Іменники на означення статусу, професій, посад, звань ( у більшості випадків ) вживаються у чоловічому роді: працівник фірми; бухгалтер розрахункового відділу Хоменкова І.П. Іменники на позначення часу за роком узгоджуються з числівником, займенником чи прикметником у родовому відмінку без прийменника. Наприклад: