Главная | Обратная связь

Неправильно Правильно

Директорові розпорядження Розпорядження директора

Менеджерові пропозиції Пропозиції менеджера

 

Усі прикметники, що вживаються у сполученні з числівниками два, три, чотири стоять у називному і знахідному відмінках множини і мають переважно закінчення -і, а не -их.

Два нестандартні вироби; чотири великі контейнери.

4.Не менш важливу роль, ніж правильне вживання слів, у документах відіграє чіткість синтаксичної організації текстів. Порушення синтаксис-них норм української літературної мови не такі поширені, як граматичні або лексичні помилки, але саме синтаксичні помилки в більшості випадків утруднюють сприйняття тексту.

Порушення порядку слів, неузгодженість підмета з присудком, означення з означуваним словом, помилки, пов`язані з використанням дієприкметникових та дієприслівникових зворотів, зсув структури простого і складного речення та ціла низка інших помилок часто роблять висловлювання малозрозумілим та таким, що не відповідає основним вимогам мови ділових паперів – точності та однозначності. Наприклад: Дозволити акціонерному товариству відкритого типу „Роща” котельну та трансформаторну підстанцію на галявині ім. Фрунзе з усіма видами інженерних мереж відповідно до проекту ввести в експлуатацію. Розрив словосполучення, порушення порядку слів утруднюють сприйняття й розуміння змісту цього речення. Якщо ми внормуємо в ньому порядок слів, то воно матиме такий вигляд: Акціонерному товариству відкритого типу „Санаторій „Роща” дозволити ввести в експлуатацію котельну та трансформаторну підстанцію на галявині ім. Фрунзе з усіма видами інженерних мереж відповідно до проекту.

Часто наслідком порушення порядку слів у реченні є розрив дієприкметникового звороту або відривання його від означуваного слова. Найчастіше це викликає помилки в узгодженні дієприкметників. Наприклад: У зв`язку з підвищенням цін на матеріали, комплектацію, енергоносії, підвищенням заробітної плати працівникам, збільшення витрат на відрядження, пов`язаних з обслуговуванням приладу... . Оплата заобладнання по дійсному контракту, постачаємого у вказаний термін, здійснюється простим платежом. Правильно відредаговані наведені речення будуть мати таку форму: У зв`язку із підвищенням цін на матеріали, комплектуючі, енергоносії, підвищенням заробітної плати працівникам, збільшенням витрат на відрядження, що пов`язані з обслуговуванням приладу... . За дійсним контрактом оплата за обладнання, яке постачається у вказаний термін, здійснюється простим платежем.

При укладанні текстів документів слід пам’ятати, що не рекомендується роз`єднувати:

1) складні та фразеологізовані присудки як от: слід внести ясність; дозволяється ввести в експлуатаію; провести реконструкцію; нести відповідальність; брати на себе зобов`язання.

2) стійкі словосполучення: знайти можливості вирішення проблеми; через зрив графіку поставок; поновити кредитування тощо за винятком випадків розширення її термінологізованими означеннями: внести повнуясність; надати довгостроковий кредит; внести суттєві доповнення;

3) клішовані речення: працівник не несе матеріальної відповідальності, якщо... . Дія цього договору поширюється на весь час роботи з довіреними працівникові матеріальними цінностями підприємства. Контроль за виконанням даної постанови покласти на ... Цей договір набуває чинності з моменту підписання сторонами.

4) дієприкметникові та дієприслівникові звороти (особа, відповідальна за радіаційну безпеку, а не відповідальна особа за радіаційну безпеку; виступаючи з ініціативою, про що вказано вище, від імені дирекції фірми, пропонуємо... замість виступаючи з ініціативою від імені дирекції фірми, про що говорилось вище, пропонуємо...).

Дієприслівникові звороти є характерною стилістичною ознакою книжної писемної мови. Навички правильного використання дієприслівникових зворотів дуже важливі в діловому писемному мовленні.

Дуже часто в ділових письмових текстах порушується основна вимога використання дієприслівників. Вона полягає в тому, що дієприслівник і дієслово, до якого він відноситься , позначають дію однієї особи. Порушення цього правила веде до алогічності висловлювання. Щоб уникнути явища алогічності , слід дотримуватись таких принципів:

1. Використання дієприслівникового звороту неможливе в безособових реченнях (окрім інфінітивних конструкцій), тому що це веде до порушення граматико-синтаксичної норми. Погоджуючись з Вами, у мене немає заперечень; вирішуючи це питання, нами було встановлено... .

2. Не використовуються дієприслівникові звороти в пасивних конструкціях, тому що суб`єкт дії пасивної конструкції не може збігатися з суб`єктом дії, що позначається дієприслівником. Не допускається говорити або писати: Поєднавши наші зусилля, до нас повернеться впевненість в успісі. Але норма не порушується, якщо у складі присудка безособового речення є інфінітивна форма дієслова: Говорячи про прорахунки в підготовці передвиборної кампанії, слід визначити низку причин об`єктивного характеру.

Дієприслівникові звороти легко замінюються у структурі речення підрядним реченням або стійкими канцелярськими зворотами. Наприклад: Враховуючи загальний обсяг статутного капіталу, ми залишаємо за собою право коректування внеску. Ми залишаємо за собою право коректувати внесок залежно від загальних обсягів статутного капіталу.

Підкреслюючи наступність визначення причино - наслідкових зв`язків між фактами, подіями чи явищами, слід викладати їх у зв`язній черговості здійснення (у першу чергу; насамперед; спочатку; одночасно, водночас; потім; після; далі та ін.).

У діловому писемному мовленні використовуються речення розповідного характеру з різноманітною будовою: прості, складні, повні, неповні. Перевага надається простим структурам. Прості речення можуть ускладнюватися: а) вставними словами і словосполученнями, які дають змогу упорядкувати виклад (по-перше, по-друге, з одного боку, отже ); деталізувати інформацію ( зокрема, а саме ); пом`якшити відмову ( на жаль ) та ін. б) дієприкметниковими та дієприслівниковими зворотами ( названий далі, враховуючи Ваші пропозиції ...); в) перерахування однорідних членів речення ( Представник має право отримувати документи, подавати заяви, вести справи в усіх судових установах, укладати угоди, одержувати належне довірителю майно ).

Важливою ознакою синтаксису ділових паперів є почате вживання інфінітивних речень. Найчастіше такі речення зустрічаються в наказах і постановах. Наприклад: Зарахувати на посаду менеджера Петренка Івана Тихоновича. Управлінню митної служби розробити план заходів боротьби з контрабандою.

Поширеними і стандартними в документах є пасивні структури: факти встановлено; питання розглядається... . Мета пасивних структур – наголосити на дії , а не на суб`єкті дії, а також уникнути категоричності.

Як зазначалось вище, в діловому писемному мовленні перева-жають прості речення. Але це не означає, що складні речення менш значущі для текстової організації в офіційно-діловій сфері, ніж прості. Складне речення передає складну думку, відбиваючи складні стосунки тих чи інших соціально-правових ситуацій.

Точно визначити ті чи інші відношення допомагають сполучники й сполучникові слова. Саме тому використання їх повинно бути коректним. Особливо це стосується складних сполучників та сполучників, що використовуєюься разом з вказівними словами: не тільки..., а й; як ... , так і ...; якщо ... , то; такий же ..., як; незважаючи на те, що; через те, що; про те, що; завдяки тому, що; з огляду на те, що; перед тим, як.

Іноді в текстах відбувається контамінація (змішування) складного сполучника, що веде до порушення логічного зв`язку в структурі складного речення. Наприклад: Не тільки проблеми будівництва, а також побутові та соціальні проблеми будівельників були включені до порядку денного зборів. Правильно: ( не тільки, а й ).

Часто укладачі документів невиправдано ускладнюють текст. Це виявляється в нанизуванні однотипних підрядних речень, перенасиченості складних речень різними ускладненнями (дієприкметниковими та дієприслівниковими зворотами, вставними словами й конструкціями, уособленими доповненнями й обставинами) . Наприклад: Охорона звільняється від відповідальності за крадіжку майна, якщо встановлено, що охорона була позбавлена можливостей відкрити й оглянути об`єкт для з`ясування причин спрацювання сигналізації , якщо сторонні особи затримані охороною при скоюванні крадіжки, й у інших випадках , якщо охорона доведе відсутність своєї провини. Таке громіздке речення легко рубрикувати або розділити на складові частини, які графічно можна відділити одну від одної:

Охорона звільняється від відповідальності, якщо встановлено:

- що охорона була позбавлена можливості відкрити й оглянути приміщення для з`ясування причин спрацювання сигналізації;

- що сторонні особи затримані охороною в момент скоєння крадіжки;

- що охорона невинна.

Рубрикація складного речення в тексті може здійснюватися з допомогою сигнального тире на початку абзацу або цифрового позначення. Рубрикація полегшує засвоєння інформації, робить її більш наочною.

 

Питання для самоконтролю

1. Розкрийте зміст поняття „текст документа”.

2. Яких вимог слід дотримуватися, укладаючи текст документа?

3. Назвіть логічні елементи, з яких складається текст документа.

4. Що таке прямий і зворотний порядок розташування логічних елементів тексту документа?

5. Що таке терміни і яку роль вони відіграють у професійному мовленні?

6. Як утворюються нові терміни?

7. Назвіть документи, в яких виклад тексту формулюється ваід першої особи.

8. Яких принципів слід дотримуватись, щоб уникнути алогічності висловлення?

9. Що є важливою ознакою синтаксису ділових паперів?

10. Яку роль відіграють сполучники і сполучникові слова для ділового тексту?

11. До чого веде змішування складних сполучників? Наведіть приклади.