Главная | Обратная связь

Організація і проведення ділових зустрічей та прийому відвідувачів.

Ділові зустрічі (наради) - одна з найважливіших форм управлінської діяльності. Під час наради відбувається обмін інформацією між підлеглими і керівником, ухвалюються управлінські рішення.

Як свідчить досвід, ділові наради далеко не завжди приносять належний ефект через те, що багато керівників неясно уявляють собі технологію їх організації і проведення.

Ділова нарада - спосіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найскладніших питань, що виникають на підприємстві. Процес управління в цьому відношенні зводиться до трьох основних стадій:

· збір і переробка інформації;

· координація діяльності всіх служб фірми і всіх співробітників;

· ухвалення рішення.

Час прийому відвідувачів повинен бути суворо регламентований. Крім повідомлення про години прийому, доцільно в деяких випадках розташовувати оголошення на помітних місцях про те, з яких питань, до кого й куди краще звертатися. Адже дуже часто відвідувачі звертаються не за адресою, відриваючи від роботи того чи іншого працівника й не досягаючи при цьому своєї мети. Для прийому працівників з особистих питань доцільно виділити окремий час і не змішувати ці питання з іншими.

Організація прийому відвідувачів належить секретареві. Він повинен бути достатньо компетентним для того, щоб самостійно розв'язувати окремі дрібні питання, які цікавлять відвідувачів, підготувати керівникові, який вестиме прийом, відповідні документи, розшукати потрібну інформацію тощо. Результати його розмов із відвідувачами записуються в окрему книгу або на картки.

Ділові зустрічі з представниками інших підприємств, організацій та установ повинні бути ретельно продумані, сплановані в часі та організаційно забезпечені. Ділова людина цінує свій і чужий час, вона намагається завжди розрахувати, спланувати й раціонально використати його, а тому не запізнюється, не відриває через дрібниці зайнятих людей від їхніх прямих обов'язків, намагається бути небагатослівною й точною.

Часто трапляється, що зустрічі не викликані загальною потребою, а проводяться для більш особистих потреб керівників (менший начальник відвідує більшого начальника, а справжні відвідувачі годинами чекають своєї черги тощо). У тих випадках, коли розв'язання питання не вимагає особистої зустрічі працівників, доцільніше обмежитися телефонною розмовою.

Хоче того керівник чи ні, підлеглі завжди будуть стежити за його жестами. Тому всім керівникам потрібно уважніше стежити за своїми невербальними реакціями не тільки для того, щоб правильно користатися мовою рухів тіла, але й щоб краще зрозуміти зміст пози і жестів кожного зі своїх співробітників.

Якщо ви хочете домогтися максимальних результатів від зу­стрічі, необхідно вміти почувати ситуацію і керувати процесом спілкування. Якщо ви:

· вмієте організувати спілкування;

· вмієте аналізувати цілі та задачі процесу спілкування, його предмет і привід;

· володієте навичками і прийомами ділового спілкування, знаєте і використовуєте його тактику і стратегію;

· знаєте мовний етикет і вмієте ним користуватися;

· вмієте вести бесіду, співбесіду, ділову розмову, суперечку, полеміку, дискусію, ділову нараду тощо;

· маєте навички доводити, спростовувати, критикувати, переконувати, досягати угод, компромісів, робити оцінки, пропозиції;

· володієте технікою мови, риторичними фігурами і прийомами, вмієте правильно будувати розмову й інші публічні виступи;

· знаєте службовий етикет і вмієте його використовувати;

· вмієте за допомогою слова здійснювати психотерапію спілкування, знижувати стрес і недовіру співрозмовника, коректувати його оцінки, поведінку і відносини до подій і заяв;

· вмієте аналізувати комунікативні конфлікти, діагностувати їх, направляти їхній розвиток у потрібне русло;

· знаєте секрети і прийоми спілкування, що вважаються нелояльними, вмієте ними користуватися;

· знаєте основи логіки, теорії і практики аргументації, вмієте використовувати їх для ведення ділового спілкування, про вас можна сказати, що ви вмієте керувати спілкуванням, тому що цей перелік знань, навичок і умінь можна розглядати майже як синонім здатності до управління спілкуванням.