 |
|
Требования к оформлению организационно-распорядительной документации
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в учреждениях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, которые фиксируются в организационно-распорядительной документации (далее - ОРД).
ОРД является наиболее широко используемым видом документации. Аппарат управления реализует свои функции посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов.
Управленческий документ это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными, прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.[11]
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 понятие организационно-распорядительной документации трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
ОРД можно разделить на группы:
- организационная документация -комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов;
- распорядительная документация - совокупность распорядительных документов, издаваемых органами управления, а также руководителями учреждений, организаций и предприятий в целях реализации возложенных на них функций.
К организационным документам относятся: устав, структурная и штатная численность, штатное расписание, положение, инструкция, должностная инструкция, правила, порядок и др.[12]
Организационные документы содержат единую, унифицированную структуру реквизитов, они все подлежат утверждению. Документы такого вида различаются только содержанием текста.
Формуляр организационного документа содержит постоянные и переменные реквизиты «единого» бланка. (Приложение Г)
Устав является основным нормативным документом, регламентирующим деятельность организации. Акционерные общества действуют на основании только устава, хозяйственные товарищества – на основании учредительного договора. В обществах с ограниченной ответственностью одновременно действуют и учредительный договор, и устав.[13] В зависимости от организации устав может утверждаться высшими органами государственной власти либо же учредителями. Устав общественной организации утверждается их собранием. Устав учреждения- районными, областными администрациями. Уставы частных организаций утверждаются их владельцами. Уставы кредитных организаций- вышестоящими организациями.(Приложение Д)
Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Утверждается руководителем организации. Составление документа организации может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя учреждения готовится отделом кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем учреждения. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.(Приложение Ж)
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов, размеров надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.(Приложение И)
Положение – это нормативный документ, который определяет порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы организации.
Положения бывают двух видов:
1) типовые (разрабатываемые органами управления для однотипных учреждений , структурных подразделений);
2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного учреждения, структурного подразделения).
Положения также являются основными документами для разграничения и закрепления функций структурных подразделений организации.
Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками, визируют его юридическая служба(юрисконсульт), утверждает – руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или филиалов, а также должностных лиц.
Должностная инструкция- документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. (Приложение К)
Издается должностная инструкция на основании приказа. Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это, ставя пометку «С инструкцией ознакомлен (а)», и заверяет своей подписью с датой ознакомления.
Для введения в действие организационных документов издаются распорядительные документы, которые решают важнейшие вопросы управления. Основные виды распорядительных документов: указания, постановления, решения, приказы, распоряжения.
Также как и организационные документы, они имеют единую, унифицированную структуру реквизитов. (Приложение Л)
Указание – распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов.
Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. [14] Постановления принимаются руководящими коллегиальными органами учреждений по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.
Приказ– самый распространенный распорядительный документ в организации. Он предназначен для решения конкретных задач и вопросов учреждения. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказ по основной деятельности - правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных вопросов деятельности учреждения, отнесенных в соответствии с нормативными и иными актами к компетенции данного учреждения, содержащий обязательные для исполнения предписания отдельным должностным лицам или подразделениям. Приказы по основной деятельности подписывает руководитель или лицо, его замещающее.
Первая страница приказа по основной деятельности, также как и приказа по личному составу печатается на бланке формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом «О государственном гербе Российской Федерации. Вторая и последующие страницы, а также приложения к ним печатаются на чистых листах формата А4. В приказах по основной деятельности должен оформляться реквизит «заголовок к тексту». Заголовок к тексту приказа по основной деятельности должен начинаться с предлога «О» («Об») (например, «О введении...», «Об утверждении...», «О создании...», «Об итогах…»)
Подготовленный проект приказа по основной деятельности должен быть завизирован в следующей последовательности:
- подразделением, ответственным за подготовку проекта приказа по основной деятельности;
- подразделением, вопросы деятельности которого затрагиваются в проекте приказа по основной деятельности (за исключением подразделений, в которых проводилась аудиторская проверка);
- юридической службой;
- службой ДОУ.
Приказ по личному составу (Приложение М) – правовой акт, издаваемый в целях оформления приема на работу, перевода на другую работу, перемещения, отстранения от работы, увольнения с работы, применения мер дисциплинарного воздействия, поощрения работников, а также по вопросам пенсионного обеспечения и другим вопросам работы с персоналом. Приказ по личному составу подписывается руководителем учреждения либо лицом, его замещающим.
Подготовку проекта приказа по личному составу осуществляет служба по работе с персоналом учреждения на основании заключенного трудового договора и письменного заявления работника либо иных документов, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации. Подготовленный проект приказа по личному составу должен быть завизирован заместителем руководителя учреждения, курирующим подразделение, либо руководителем данного подразделения, службой по работе с персоналом и юридической службой. [15]
Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях разрешения, как правило, оперативных, административных и хозяйственных вопросов. Распоряжение оформляются, подписываются и визируются так же, как и приказы. (Приложение Н)