Главная | Обратная связь

Реквизиты и формы документов

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы.

Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными и другими подобными им актами.

Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам можно отнести: наименование документа (формы), наименование организации, дату составления, указа­ние сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (см. Приложение 3).

При необходимости в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции. Хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

В условиях автоматизации для обработки бухгалтерской информации реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по имеющимся стандартам (форме). Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов. Состав реквизитов определяется назначением документа и характером регистрируемых в нем операций. Например, приходный кассовый ордер должен включать реквизиты: от кого получены денежные средства, сумму, дату совершения хозяйственного факта.

Документооборот

Порядок документирования хозяйственных фактов, движение и сроки передачи документации в бухгалтерию для принятия к учету регламентируются графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия.

Документооборот — опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от других подразделений, внешних контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив.

Основными этапами документооборота являются:

• составление и оформление документов;

• прием документов бухгалтерией;

• обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;

• передача документов в архив.

На рис. 4.2 представлена схема документооборота.

Документы

Синтетические и аналитические счета

Баланс

Рис.4.2.Простейшая схема документооборота

Порядок документооборота и график предоставления документов зависят от характера и особенностей хозяйственных фактов и их учетного оформления, а также от структуры организации и бухгалтерии.

График документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота необходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестраховочную) информацию, не направлять документооборот в функциональные отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возможность подделки, утраты, порчи документов при их движении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедур⁶¹ обработки документа в функциональных службах.

Учетные регистры