Главная | Обратная связь

Вимоги, що пред’являють до змісту й оформлення документів

Документація є основою бухгалтерського обліку і тому до складання облікових документів пред’являють певні вимоги. Основні вимоги до їх складання і обробки визначені згадуваним вище Положенням про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку. Це, зокрема, такі:

1. Записи повинні здійснюватись чітко; в момент виконання господарської операції або після її завершення.

2. Не допускаються підчистки та необумовлені виправлення. В касових і банківських документах виправлення не допускаються. Якщо допущені помилки при їх виписці, тоді вони повинні бути анульовані і виписані нові.

3. Первинні документи підписують особисто або із застосуванням факсиміле, штампу, символу та інших механічних чи електронних способів засвідчення.

4. Первинні документи повинні складатись на бланках типових та спеціалізованих форм, що затверджені у визначеному порядку.

5. Не допускається заповнювати документи червоним кольором.

6. Вільні рядки в первинних документах обов’язково повинні бути прокреслені, а документи, що до них додаються, мають бути погашені штампом або надписом вручну «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати.

7. Для надання документам юридичної доказовості вони повинні мати обов’язкові реквізити.

8. До внесення до облікових реєстрів документи повинні бути перевірені за формою і змістом, відповідністю діючому законодавству.

У деяких документах (чеках, прибуткових і видаткових касових ордерах) записи слід виконувати тільки чорнилами. Не допускається заповнення документів простим олівцем, оскільки ці записи легко витираються. У грошових документах (чеках, касових ордерах) суму треба вказувати цифрами і прописом (словами). Кожний документ має містити підписи з вказівкою посади особи, яка ставить такий підпис.

Документи, які виконані на друкарських машинках або із застосуванням ЕОМ, повинні мати ті самі реквізити, що й оформлені від руки. Застосування технічних носіїв інформації не виключає реквізитів, встановлених для аналогічного виправдного документа, виконаного на бланку.

Деякі документи (квитанції, платіжні доручення, вимоги) складаються в кількох примірниках шляхом відтиснення через копіювальний папір. Кількість таких копій визначається реальною потребою. Наприклад, платіжне доручення виписується в кількох примірниках з тим, щоб по одному з них мали платник, одержувач грошей і відділення банку.

Порядок оформлення найважливіших документів регламентується окремими положеннями. Так, оформлення касових операцій проводиться відповідно до Порядку ведення касових операцій в національній валюті в Україні, а банківські документи оформлюють з урахуванням вимог, що їх встановлює Національний банк України.

При складанні документів можуть бути допущені помилки. Вони повинні бути виправлені за певними правилами. Касові та банківські документи не виправляються. В інших документах помилки виправляються так званим коректурним способом. Суть його полягає в тому, що неправильний запис закреслюється тонкою лінією, а над нею записується правильний текст чи сума. Про зроблене виправлення на вільному місці документа робиться примітка, яка повинна бути завірена особами, що підписали документ.

За правильність даних, які містяться у документах, а також за якісне їх складання несуть відповідальність особи, які складають і оформлюють даний документ своїми підписами. Крім цього, кожний обліковець несе відповідальність за порушення правил складання і оформлення документів на своїй ділянці роботи, за прийняття неправильно складених документів.

Відповідно до Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, що затверджене Постановою Кабінету Міністрів України від 3 квітня 1993 р., №250, головному бухгалтеру забороняється приймати до виконання документи на операції, що суперечать вимогам законодавчих та інших нормативних актів, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним особам і громадянам. Про такі документи головний бухгалтер письмово повідомляє керівника (власника) підприємства і приймає їх до виконання і обліку тільки за письмовим його розпорядженням. Керівник (власник) повністю несе відповідальність за проведення цих операцій.

Бухгалтерія повинна здійснювати попередній контроль у процесі складання документів. Він здійснюється при візуванні договорів, наказів про встановлення заробітної плати та інших розпорядчих документів, а також при підписанні документів на прийняття та видачу грошових коштів, матеріальних цінностей. Такий контроль запобігає порушенню державної дисципліни, проведенню неправильних чи незаконних господарських операцій.