 |
|
РОЛЬ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ В ФОРМИРОВАНИИ БИБЛИОТЕЧНОГО КОЛЛЕКТИВА
Проблемы формирования организационной культуры начали разрабатываться в теории социального управления сравнительно недавно — в 80-х гг. XX в., хотя мысли о важности корпоративного духа, сплоченности коллектива, соотнесения людьми смысла своей жизни с целями развития организации высказывались еще в начале двадцатого столетия представителями школы «человеческих отношений» в управлении. Библиотечной теорией и практикой значимость организационной культуры также начинает осознаваться.
Организационная культура — это совокупность господствующих в данном учреждении ценностных представлений, норм и образцов поведения, определяющих смысл и модель деятельности сотрудников независимо от их должностного положения и функциональных обязанностей.
Вопрос о необходимости формирования организационной культуры не обсуждается. Начиная действовать в этом направлении, библиотека не заполняет пустоту, а замещает одни ценности, убеждения, правила поведения другими. И речь всегда идет либо о сознательном и целенаправленном формировании организационной культуры, либо о том, чтобы довольствоваться стихийно складывающимся порядком вещей.
Кроме того, поскольку определенная культура присуща любой организации, а чем дольше период ее существования, тем сильнее привычки и стереотипы, организационной культурой нельзя манипулировать. Поэтому процесс ее сознательного формирования является постоянным и трудным.
Организационная культура складывается из комплекса компонентов:
• представления о миссии, назначении библиотеки, основных целях ее деятельности, осознанных и разделяемых всеми сотрудниками;
• вытекающих из миссии ценностей организации; средств, использование которых допустимо для достижения целей деятельности библиотеки;
• принятых норм распределения власти и полномочий; стиля взаимоотношений как внутри библиотеки, так и при ее взаимодействии с другими учреждениями;
• внимания к собственной истории, традициям, обычаям,
• порядка приобщения новых членов коллектива к ценностям библиотеки;
• условий, создаваемых для самореализации сотрудников, и принятых форм их поощрения.
Между этими компонентами существуют жесткие связи взаимовлияния. Организационная культура базируется на представлениях о миссии,
266_____________________________ Управление библиотечным персоналом
целевом начале в деятельности библиотек. Именно они отражают и заинтересованность общества в существовании библиотеки как социального института, и осознание персоналом значимости собственного труда, и смысл деятельности руководителей.
Существует широкое и узкое понимание миссии. В широком смысле миссия характеризует предназначение библиотеки. И когда говорят о музеях, библиотеках и театрах как учреждениях культуры, основанием для их объединения в одну группу служит именно общность целевого начала. Представление о миссии в широком смысле меняется медленно. В узком понимании миссия проявляется как достаточно развернуто и детально сформулированное утверждение относительно того, для чего существует каждая конкретная библиотека. И в этой формулировке отражаются одновременно и принадлежность данной библиотеки к разряду библиотечных учреждений, и ее уникальность, отличие от всех других.
По отношению к миссии второй компонент организационной культуры — ценности и нормы деятельности — выступает в качестве ограничителя. Они задают предпочтения по типу «хорошо—плохо», «допустимо— недопустимо», «полезно—вредно». В библиотеке ценности связывают с читателями, на удовлетворение потребностей которых направляется вся деятельность. Поэтому средства, избираемые руководством и персоналом для реализации целей деятельности библиотеки, оцениваются сквозь призму именно этих ценностей. И тогда главным критерием результативности работы становится качество обслуживания, мнение читателей, их удовлетворенность оперативностью и комфортностью предоставляемых услуг. Соответственно этому все средства, прямо или косвенно не приводящие к такому результату, не считаются оправданными. Именно данное обстоятельство принимается во внимание, когда устанавливают режим работы библиотеки, правила книгопользования, вводят платные услуги и штрафные санкции. Гуманистические ценности делают неприемлемым долго существовавшее мнение о том, что «цель оправдывает средства».
Все остальные компоненты организационной культуры, несмотря на их разноплановость, выступают в роли мотиваторов, способов претворения в жизнь целей деятельности библиотеки с соблюдением принятых в коллективе ценностей и норм поведения.
Большинство компонентов организационной культуры изучается библиотечной теорией и практикой, но изолированно. Их комплексирование в рамках более широкого представления позволяет учитывать взаимосвязь и взаимовлияние этих составляющих, а также использовать их для реализации генеральных целей деятельности библиотеки в ходе повседневного обслуживания читателей.
Показателем понимания и признания руководством и персоналом общих ценностей и норм служит организационное поведение, демонстрирующее сплоченность коллектива, его конфликтоустойчивость, восприимчивость к новшествам. О жизнеспособности формируемой организаци-
Роль организационной культуры в формировании..._____________________ 267
онной культуры судят по организационному развитию — позитивным качественным изменениям в деятельности библиотеки, приводящим к расширению сферы социального влияния, повышению престижа, большей адаптивности к постоянно меняющимся внешним условиям.
Миссия библиотеки как социального института, ее ответственность перед обществом и гарантии населению находят отражение в этических кодексах. Эти документы характеризуют культуру на корпоративном уровне и обязательно принимаются во внимание в процессе формирования культуры каждой конкретной библиотеки.
Значение корпоративных ценностей и норм очень велико. Они задают общее направление движения и не позволяют отклониться от него, показывают влияние деятельности любого отдельного коллектива на престиж всей библиотечной системы; отражают требования к профессиональным и личностным качествам сотрудников.
Определение миссии и генеральных целей, их принятие всеми сотрудниками библиотеки принципиально важно. Именно понимание общих целей позволяет связать воедино и приблизить административно-управленческие и технологические проблемы к социальным ожиданиям каждого работника, убедить его в общественной значимости и гуманистической направленности повседневного труда. Причем, чем больше штат библиотеки, тем важнее внутреннее согласие сотрудников с декларируемыми целями. Это объясняется тем, что раздробленный технологический процесс, характерный именно для крупных библиотек, часто ведет к тому, что за повседневной работой люди перестают видеть общий смысл своего труда и осознавать, что конечный результат стоит затрачиваемых ими усилий. В такой ситуации отсутствие в фонде или СБА нужных читателю материалов связывают с ограниченностью средств на комплектование, с невозможностью предусмотреть все возникающие запросы, но только не с нарушением прав личности на доступ к информации.
Генеральные цели деятельности влияют и на руководителей библиотеки, требуя соотнесения с ними текущих планов, стиля взаимоотношений, используемых средств мотивации персонала.
На представлении о миссии строится и вся деятельность библиотеки по установлению и поддержанию связей с общественностью. Именно миссия позволяет продемонстрировать общественности, каково предназначение библиотеки, к чему она стремится, какие средства может и готова использовать для достижения поставленных целей.
Определяя миссию своей библиотеки, сотрудники совместно должны ответить на многие вопросы, в том числе:
• какова миссия библиотек в современном обществе;
• какова миссия нашей библиотеки;
• кто является нашими основными читателями, каковы их потребности и ожидания;
268_________________________ Управление библиотечным персоналом
• соответствуют ли ресурсы, имеющиеся в распоряжении библиотеки, потребностям тех групп читателей, ответственность за обслуживание которых мы берем на себя;
• как мы должны поступать в ситуации, когда выполнить читательские запросы не представляется возможным;
• чем отличается наша библиотека от других и чем мы хотели бы, чтобы она отличалась;
• каков имидж нашей библиотеки;
• насколько он нас устраивает;
• что делается и должно делаться для повышения престижа библиотеки, расширения ее влияния, укрепления деловых связей с другими учреждениями.
Нахождение ответов на эти вопросы требует их постоянного обсуждения в коллективе, а также систематического изучения (мониторинга) состава читателей, изменения спроса, удовлетворенности различных групп населения качеством обслуживания, осведомленности читателей о предлагаемых услугах, об информационных ресурсах страны и региона, которыми можно воспользоваться.
Средства, избираемые руководством и персоналом для достижения поставленных целей деятельности, оцениваются с точки зрения их соответствия ценностям организационной культуры, действенности, понятности каждому сотруднику. С указанных позиций их тоже важно обсуждать в коллективе, так как смысл и перспективность решений руководителей или поступков подчиненных, не дающих сиюминутного очевидного эффекта, могут быть либо неверно истолкованы, либо просто неизвестны.
Недостаточная информированность приводит к возникновению слухов, домыслов, предубеждений, а также к отчуждению руководства от персонала, а персонала от библиотеки, деятельность которой перестает восприниматься как лично значимая. Поэтому оперативное и полное оповещение сотрудников о состоянии дел и перспективах развития библиотеки, о возможных изменениях организационной структуры и, особенно, планируемых нововведениях является действенным средством формирования культуры. Получая информацию не по «рабочему месту», то есть не только в рамках своих полномочий и в связи с выполняемыми обязанностями, а много шире, сотрудники оказываются способными ориентироваться в обстановке, формировать собственные представления. Одновременно они понимают, что для администрации важна точка зрения каждого. Право на свою позицию и право быть услышанным в коллективе — непременные атрибуты организационной культуры. Деловые обсуждения, дискуссии, споры рассматриваются как «созидательная конфронтация», как мощнейший фактор организационного развития и профилактика всегда неконструктивных эмоционально-личностных конфликтов. Но, конечно, речь идет только о спорах внутри библиотеки. Контактируя с внешним миром (чита-
Роль организационной культуры в формировании..._____________________ 269
телями, представителями других учреждений, прессой и т. д.), сотрудники непременно демонстрируют единство взглядов и ценностей: положительный образ библиотеки формируется только тогда, когда администрация и персонал выступают как единая команда.
Стиль взаимоотношений, рациональное распределение власти и полномочий, активное внутрибиблиотечное деловое общение способствуют привлечению персонала к перспективному планированию, участию в принятии стратегических решений, то есть к установлению партнерского стиля управления. Становится возможной реализация способностей, знаний, умений каждого сотрудника, что резко повышает потенциал библиотеки в целом. Наиболее компетентные специалисты считаются экспертами в своей области с вытекающими из этого статуса расширенными полномочиями, правами и ответственностью. Нормы организационной культуры, партнерский стиль управления меняют характер взаимоотношений между сотрудниками, между персоналом и руководством, ведут к формированию команды единомышленников.
На начальном этапе существования культура организации складывается, главным образом, под влиянием ее основателей. Если их деятельность была продуктивной, примеры жизни и работы предшественников наследуются, то есть из имевшихся в прошлом ценностей и норм отбираются те, которые могут служить настоящему и будущему. Основная причина обращения к истории — воспитание чувства гордости за свою библиотеку, понимание важности продолжения традиций, стремление с позиций прошлого мотивировать персонал в настоящем. Кроме того, видя, с каким уважением библиотека относится к собственной истории, сотрудники осознают, что их вклад в общее дело тоже не будет забыт. Это стимулирует творческую активность, способствует развитию и обновлению ценностно-нормативной системы за счет личного вклада каждого.
Принятые в коллективе правила поведения и традиции используются в качестве основания при отборе претендентов на вакантные должности. Решения основываются на том, значимы, привлекательны ли для нового сотрудника ценности организации и способен ли он вписаться в команду.
Далее, в период адаптации, именно нормы и традиции, выступающие в роли социальной эстафеты, служат средством приобщения вновь принятого специалиста к культуре библиотеки. Последнее очень важно, потому что привлечение творческих молодых специалистов требует умения акцентировать их внимание на гуманистических целях деятельности, психологической защищенности работающих в команде, возможностях профессионального роста.
Создание условий для самореализации, удовлетворенности людей содержанием труда — обязательная характеристика жизнеспособной культуры. Справедливое для деятельности любых учреждений, это положение
270_________________________ Управление библиотечным персоналом
в библиотечной сфере приобретает особое значение из-за большого объема монотонных рутинных операций.
Гуманистические ценности требуют от администрации использования самых разнообразных средств для повышения творческой составляющей повседневной работы: справедливого распределения рутинных процессов между сотрудниками, включения в их обязанности исследовательской компоненты (от простейшей — обзора профессиональной литературы до гораздо более сложной — мониторинга читательского спроса и предпочтений); ротации кадров; поощрения инициативных проектов; активного внедрения новшеств.
Ориентируясь на мотивацию персонала, а не на администрирование, руководители избирают формы поощрения, исходя из задач организационного развития и повышения творческого потенциала коллектива. Для этого помимо материального вознаграждения, возможности которого всегда ограничены, используются:
• переобучение, повышение квалификации сотрудников за счет библиотеки;
• выделение рабочего времени на ознакомление с новой профессиональной литературой и ее обсуждение в коллективе;
• расширение и усложнение круга обязанностей при одновременном предоставлении сотрудникам больших прав и самостоятельности;
• проведение конкурсов инновационных проектов с предоставлением авторам права реализации лучших из них;
• наставничество, участие в интервьюировании кандидатов на вакансии в составе аттестационных комиссий;
• рекомендация сотрудников для участия в работе профессиональных и общественных объединений, представление к награждению и присвоению почетных званий.
Таким образом, нормы организационной культуры связывают поощрение людей с созданием условий для их самораскрытия и максимальной реализации в личностном и профессиональном плане.
Организационная культура влияет на развитие персонала любых учреждений, но для библиотечных коллективов ее роль особенно важна. Эффективность деятельности определяется двумя группами мотиваторов, называемых в социальном управлении «факторами условий труда» и «факторами роста». К первым относятся размер заработной платы, режим работы, социальные льготы и т. д. Факторами роста являются возможности личного развития и повышения профессионального мастерства, сопричастность к делам организации, признание и одобрение коллег, ощущение собственной необходимости. По своей значимости они близки и не заменяют
Роль организационной культуры в формировании..._____________________ 271
друг друга. Однако, если в силу объективных причин использование одной из групп мотиваторов сдерживается, другая начинает выполнять компенсаторные функции и применяется более активно. В библиотечной сфере факторы условий труда не являются основным стимулом, именно поэтому пристального внимания требуют «факторы роста», задаваемые ценностями и нормами организационной культуры.
Если, наблюдая за поведением администрации библиотеки и коллег, сотрудники солидаризуются с ними, начинает складываться команда — устойчивый союз единомышленников, объединенных общими целями и ценностями. Чем в большей степени человек разделяет взгляды коллектива и дорожит своей принадлежностью к команде, тем больше его поведение будет совпадать с групповыми нормами, обогащая их. Приказы и распоряжения перестают быть определяющими в деятельности сотрудников, которые работают максимально творчески не по распоряжению администрации, а тогда, когда не могут подвести команду, осознают свою особую роль в ней и лично заинтересованы в успехе. Этим и объясняется эффективность коллективного труда.
Команда, активно используя возможности каждого человека, одновременно и защищает личность: ощущая собственную значимость, сотрудники становятся более уверенными в себе. В сложных жизненных и производственных ситуациях они знают, что могут рассчитывать на поддержку коллег. Профессиональная солидарность позволяет с меньшими потерями выходить из кризисных ситуаций, неизбежных в деятельности любой библиотеки. Неблагоприятные внешние условия еще более сплачивают коллектив, тогда как при отсутствии команды вместо поиска путей выхода из создавшегося положения, начинают искать виновных среди руководства или персонала.
Но возможны и негативные последствия группового поведения. Они выражаются в появлении внутриорганизационной конкуренции между сильными командами; их отмежевании друг от друга; внутригрупповом фаворитизме, то есть снижении критичности к членам своего коллектива и стремлении к их продвижению. При этом чем больше штат библиотеки, выше профессионализм сотрудников, а значит, и творческий потенциал различных отделов, тем больше вероятность возникновения таких ситуаций. И тогда именно общие цели деятельности и разделяемые всем персоналом ценности организационной культуры заставляют искать согласия, восстанавливать нормы справедливости в распределении полномочий и ресурсов.
Развитие организационной культуры значительно облегчает взаимодействие библиотеки с внешним миром. Дорожа собственными ценностями, традициями, правилами поведения, люди более терпимо относятся к другим, признавая правомерность существования множественности куль-
Управление библиотечным персоналом
тур. Возникают реальные возможности для коэволюции — взаимовлияния и взаимообогащения различных учреждений в ходе совместной деятельности.
И, наконец, именно благодаря сознательно формируемой культуре, библиотеки обретают неповторимость, сильные специфические черты, отличающие их от всех других. При этом отход от выполнения сущностных функций невозможен, так как миссия любого отдельно взятого коллектива всегда определяется, исходя из главного предназначения всех библиотек как социального института.