Главная | Обратная связь

Тема: СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В СУБД MICROSOFT ACCESS

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания отчетов в СУБД. Создание отчетов по таблицам базы данных.

Задание 23.1.Создать автоотчет по таблице «Поставщики» Порядок работы

1. Откройте программу СУБД Microsoft Access и откройте свою
созданную базу данных. Выберите объект базы — Отчеты. Войди-
те в меню Справка, изучите раздел «Создание отчета».

2. Создайте автоотчет (в столбец) по таблице «Поставщики».
Краткая справка. После выбора источника записей и макета

(в столбец, ленточный) Мастер создания отчетов создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет после­дний использованный автоформат.

Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Автоотчет: ленточный» (рис. 23.1). В качестве источника данных выберите таб­лицу «Культурная программа». Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы Мастера создания отчетов.

Рис. 23.1. Создание автоотчета в столбец

3. Просмотрите отчет в режиме предварительного просмотра. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.

Сохраните отчет под именем «Поставщики».

Задание 23.2. Создать отчет по таблице «Товары» с помощью Мастера создания отчетов

Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об источ­никах записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на осноэании полученных ответов.

Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид создания отчета «Мастер отчетов». В качестве источника данных выберите таблицу «Товары», выберите поля Описание товара и Цена (рис. 23.2), за­дайте сортировку по полю Цена, вид макета — в столбец.

Посмотрите вид готового отчета в режиме Предварительный просмотр. Примерный вид отчета приведен на рис. 23.3. Сохраните отчет под именем «Товары».

Задание 23.3. Создать отчет в режиме Конструктор по таблице «Филиал фирмы»

В режиме Конструктор создайте отчет по таблице «Филиал фир­мы» с заголовком «Штатное расписание» и полями Фамилия, Имя, Ставка. В отчет введите суммарное и среднее значения, а также максимальное и минимальное значения по полю Ставка.

Рис. 23.2. Выбор полей при создании отчета Мастером создания отчетов

Товары

Рис. 23.3. Вид отчета в столбец

 

 

Порядок работы

1. Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид создания отчета — Конструктор. В качестве источника данных выберите таблицу «Филиал фирмы».

2. Добавьте заголовок и примечание отчета (Вид/Заголовок-При­мечание). В область Заголовка введите надпись «Штатное расписа­ние», используя кнопку Надпись (Аа)панели элементов: шрифт — Arial, размер — 16, полужирный курсив (рис. 23.4).

3. В верхнем колонтитуле сделайте надписи по именам полей шрифтом по умолчанию. Имена полей расположите в одну строку.

4. В области данных соответственно под именами расположите поля (их удобнее брать из списка полей).

5. В примечании отчета введите новые поля кнопкой Поле (аб). Имена полей задайте следующие: Итого:, Средняя ставка, Макси­мальная ставка и Минимальная ставка. Введите формулы для рас­чета, как показано на рис. 23.4:

 

• для расчета поля Итого введите = Sum ([Ставка]);

• для расчета поля Средняя ставка введите = Avg([CraBKa]);

• для расчета поля Максимальная ставка введите = Мах([Ставка]);

• для расчета поля Минимальная ставка введите = Мт([Ставка]).

Рис. 23.4. Создание отчета в режиме Конструктор

 

Посмотрите вид готового отчета в режиме Предварительный просмотр. Сохраните отчет под именем Штатное расписание.

Задание 23.4. Создать почтовые наклейки по таблице «Сотруд­ники фирмы».

1. Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета — «Почто­вые наклейки». В качестве источника данных выберите таблицу «Сотрудники фирмы».

2. В открывшемся окне Создание наклеек выберите:

 

—система единиц — метрическая;

—фильтр по изготовителю — A-ONE;

—размер наклейки —42 х 90 mm (рис. 23.5).

Рис. 23.5. Выбор размера наклеек

3. Задайте вид шрифта — Times New Roman, размер —12 (рис. 23.6).

4. Выберите поля из списка полей. Если на каждой наклейке нужно вывести определенный текст, введите его в прототип справа от названий полей (на первой строке наберите слово «Адресат:», на второй строке — «Почтовый адрес:») (рис. 23.7). Задайте сортиров­ку по фамилии и введите имя отчета: «Отчет-Наклейки».

5. Просмотрите вид отчета-наклейки в режиме Предваритель­ный просмотр (рис. 23.8) и режиме Конструктор (рис. 23.9).