 |
|
Класифікація запасів
- сировину, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, що призначені для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, обслуговування виробництва й адміністративних потреб;
- незавершене виробництво у вигляді не закінчених обробкою і складанням деталей, вузлів, виробів та незакінчених технологічних процесів. Незавершене виробництво на підприємствах, що виконують роботи та надають послуги, складається з витрат на виконання незакінчених робіт (послуг), щодо яких підприємством ще не визнано доходу;
- готову продукцію, що виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним та якісним характеристикам, передбаченим договором або іншим нормативно-правовим актом;
- товари у вигляді матеріальних цінностей, що придбані (отримані) та утримуються підприємством з метою подальшого продажу;
- малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року;
- молодняк тварин і тварини на відгодівлі, продукцію сільського і лісового господарства.
Одиницею бухгалтерського обліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид).
- 2 -
Запаси визнаються активом за таких умов:
— якщо існує ймовірність того, що підприємство одержить в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням;
— їх вартість може бути достовірно визначена.
Якщо хоч одна з вимог не може бути виконана, то такі запаси не відображаються в балансі.
Оцінка запасів є важливою передумовою організації обліку товарно-матеріальних цінностей, адже вона впливає на точність фінансових результатів підприємства. Згідно з П(С)БО 9 оцінку запасів за їх окремими видами слід розглядати:
· при надходженні запасів;
· при вибутті запасів;
· на дату складання звітності.
Запаси можуть надходити на підприємство в результаті:
— придбання за грошові кошти;
— виготовлення;
— внески засновниками підприємства;
— внески до статутного капіталу;
— безкоштовні передачі;
— обміну та інші запаси.
| Шляхи надходження запасів | Формування первісної вартості запасів |
| Придбання | Собівартість запасів, яка складається з фактичних витрат |
| Виготовлення власними силами | Собівартість їх виробництва, яка визначається за П(С)БО 16 "Витрати" |
| Внесення до статутного капіталу | Справедлива вартість, погоджена засновниками підприємства |
| Безоплатне одержання | Справедлива вартість запасів |
| Придбання в результаті обміну на подібні активи | Балансова вартість переданих запасів, якщо ж вона перевищує їх справедливу вартість, то первісною вартістю отриманих запасів є їх справедлива |
| Придбання в результаті обміну на неподібні активи | Справедлива вартість переданих активів |
При відпуску запасів у виробництво, продажу, та іншому вибутті згідно з п. 16 П(С)БО 9 їх оцінка здійснюється за одним з таких методів: ідентифікованої собівартості, середньозваженої собівартості, собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО), собівартості останніх за часом надходження запасів (ЛІФО), нормативних затрат, ціни продажу.
Оцінка запасів при їх вибутті:
7. Ідентифікована собівартість. Передбачає особливе маркування кожної одиниці запасів, що дозволяє в будь-який момент часу визначити вартість, а також встановити дату витрачання кожної одиниці певного виду запасу, собівартість витраченого запасу і вартість запасів, що залишилася.
8. Середньозважена собівартість. Проводиться по кожній одиниці запасів діленням сумарної вартості залишку таких запасів на початку звітного місяця і вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного місяця і одержаних у звітному місяці.
9. ФІФО. Базується на принципі, що запаси використовуються в тій послідовності, в якій вони надходили на підприємство, тобто запаси, які першими відпускаються у виробництво (продаж та інше вибуття), оцінюються за собівартістю перших за часом надходження запасів. При цьому вартість залишку запасів на кінець звітного місяця визначається за собівартістю останніх за часом надходження запасів.
10. ЛІФО. Базується на припущенні, що запаси використовуються у послідовності, що є протилежною їх надходженню на підприємство, тобто запаси, які першими відпускаються у виробництво (продаж та інше вибуття), оцінюються за собівартістю останніх за часом надходження запасів. При цьому вартість залишку запасів на кінець звітного місяця визначається за собівартістю перших за часом одержання.
11. Нормативні затрати. Полягає у застосування норм витрат на одиницю продукції (робіт, послуг), які встановлені підприємством з урахуванням нормальних рівнів використання запасів, праці, виробничих потужностей і діючих змін. Для забезпечення максимального наближення нормативних затрат до фактичних норм затрат, та ціни у нормативній базі повинні регулярно перевірятися і переглядатися.
12. Ціна продажу. Заснована на застосуванні підприємствами роздрібної торгівлі середнього проценту торгівельної націнки товарів. Цей метод застосовують підприємства, що мають значну і змінну номенклатуру товарів з приблизно однаковим рівнем торговельної націнки. Собівартість реалізованих товарів визначається як різниця між продажною (роздрібною) вартістю реалізованих товарів і сумою торгівельної націнки на ці товари.
Оцінка запасів на дату складання звітності. При незначному рівні інфляційних і циклічних коливань цін, запаси доцільно обліковувати за вартістю їх придбання. Проте, при збільшенні річного рівня інфляції, що виражається у відчутних коливаннях цін, відображення запасів за вартістю придбання вже не дає об’єктивної картинки їх реальної вартості і господарської корисності як джерела потенційного доходу.
Згідно П(С)БО 9 з метою збереження об’єктивної оцінки запасів в умовах цінової нестабільності запаси відображаються в бухгалтерському обліку і звітності за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації. На практиці первісна вартість не завжди співпадає з чистою вартістю їх реалізації.
| Ситуація | Порядок |
| Первісна вартість запасів перевищує чисту вартість їх реалізації | Різниця списується на витрати звітного періоду |
| Запаси повністю втрачено (зіпсовано) | Вартість таких запасів списується на витрати звітного періоду |
| По сумах нестач і втрат від псування цінностей | Такі суми відображаються на позабалансових рахунках |
| Особи, які повинні відшкодувати втрати встановлені | Належно до відшкодування сума зараховується до складу дебіторської заборгованості і доходу звітного періоду |
| Чиста вартість реалізації раніше уцінених запасів | На суму такого збільшення, але не більше суми попереднього зменшення вартості цих запасів |
Підприємства торгівлі, постачання та збуту придбають товари для їх подальшого продажу, причому в обліку товари можуть відображатися в роздрібними (продажними) цінами або купівельною вартістю.
При надходженні товарів на підприємство вони оприбутковуються за первісною вартістю, яка включає всі витрати, пов’язані з придбанням товарів (транспортні витрати, комісійні винагороди, вартість послуг товарних бірж, митні збори тощо) і доведенням їх до стану, в якому вони придатні до продажу. Якщо товари були одержані як внесок до статутного капіталу чи безоплатно вони оцінюються за справедливою вартістю.
При вибутті товарів вони оцінюються за одним із обраних методів:
⇒ ФІФО
⇒ ЛІФО
⇒ середньозваженої собівартості
⇒ ідентифікованої вартості
⇒ ціни продажу.
Метод ціни продажу застосовують переважно підприємства роздрібної торгівлі, які мають значну номенклатуру товарів, що змінюється з приблизно однаковим рівнем торгівельної націнки. Середній відсоток торгівельної націнки визначається шляхом:
%ТН = (С-до по КТ285 + Оборот по КТ285) : (С-до по ДТ282 + Оборот по ДТ282)
Собівартість реалізованих товарів визначається як різниця між продажною вартістю і середнім відсотком торгової націнки.
- 3 -
Для забезпечення документального відображення в бухгалтерському обліку товарно-матеріальних цінностей необхідно користуватись нормативними документами затвердженими наказом Міністерства статистики України № 193 від 21.06.1996р. „Про затвердження типових форм первинних документів з обліку сировини і матеріалів” Документи наведено в таблиці.
| № з/п | Форма документу | Назва документу | Призначення документу | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
| М-1 | Журнал обліку вантажів, що надійшли | Застосовується для реєстрації транспортних документів, пов'язаних з отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства | ||||
| М-2 | Довіреність | Призначена для підтвердження права окремої посадової особи виступати довіреною особою підприємства при отриманні запасів | ||||
| М-2а | Акт списання бланків довіреностей | Призначений для списання використаних бланків довіреностей | ||||
| М-3 | Журнал реєстрації довіреностей | Призначений для реєстрації виданих довіреностей та розписки в їх отриманні | ||||
| М-4 | Прибутковий ордер | Використовується на складі, заповнюється в день надходження запасів при відсутності розбіжностей з документами постачальника, при оприбуткуванні запасів з переробки | ||||
| М-7 | Акт про приймання матеріалів | Застосовується при прийнятті запасів, якщо є розбіжності з документами постачальника, або коли виробничі запаси надійшли без документів. Використовується для обліку надходження запасів і для направлення листа-претензії постачальнику | ||||
| М-8, 9, 28, 28а | Лімітно-забірна картка | Використовується для систематичного відпуску у виробництво лімітованих матеріалів, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів їх відпуску. Зазначається місячний ліміт відпуску даному цеху | ||||
| М-10 | Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів | Заповнюється при разовому відпуску запасів для виробничих та господарських потреб | ||||
| М-1І | Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів | Використовується для разового відпуску запасів всередині підприємства | ||||
| М-12 | Картка №__ складського обліку матеріалів | Використовується для обліку виробничих запасів на складі | ||||
| М-14 | Відомість обліку залишків матеріалів на складі | Використовується для взаємозв'язку складського та бухгалтерського обліку | ||||
| М-16 | Матеріальний ярлик | Використовується для позначення одиниць запасів | ||||
| М-18 | Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу | Складається завскладом (комірником) у разі виявлення відхилень фактичного залишку виробничих запасів від встановлених норм | ||||
| М-19 | Матеріальний звіт | Складається МВО і передається в бухгалтерію; відображає рух запасів на складі за певний період | ||||
| М-26 | Довіреність (бланк суворої звітності) | Призначена для підтвердження права окремої посадової особи виступати довіреною особою підприємства при отриманні ТМЦ | ||||
| МШ-1 | Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв) | Застосовується для обліку зміни запасу інструментів (пристроїв) у роздавальних коморах на підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного оборотного (обмінного) фонду. На підставі даних відомості вносяться зміни до картки складського обліку матеріалів (типова форма № МШ-12) інструментально-роздавальної комори | ||||
| МШ-2 | Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів | Застосовується для обліку МШП, виданих під розписку робітнику чи бригадиру (для бригади) із роздавальної комори цеху для тривалого користування | ||||
| МШ-3 | Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв) | Застосовується для обліку інструментів (пристроїв), переданих на заточування або ремонт. Використовується на тих підприємствах, де заточування та ремонт інструментів (пристроїв) проводяться в централізованому порядку | ||||
| МШ-4 | Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів | Застосовується для оформлення псування та витрат інструментів (пристроїв) та інших малоцінних та швидкозношуваних предметів | ||||
| МШ-5 | Акт на списання інструментів (пристроїв) та їх обмін на придатні | Застосовується для оформлення списання інструментів (пристроїв), що стали непридатними, та обміну їх на придатні на тих підприємствах, де облік проводиться за методом обмінного (оборотного) фонду | ||||
| МШ-6 | Особова картка № обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв | Застосовується для спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються робітниками підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами. Картка ведеться в одному примірнику і зберігається в цеху (дільниці) | ||||
| МШ-7 | Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів | Застосовується для обліку видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів робітникам підприємств в індивідуальне користування за встановленими нормами | ||||
| МШ-8 | Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів | Застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів після закінчення строку носіння, інших малоцінних та швидкозношуваних предметів і здавання їх у комору для утилю | ||||
| 63 | Рахунок-фактура | Використовуються для розрахунків між постачальниками та покупцями за відвантажені (відпущені) товари | ||||
| 1- ТН | Товарно-транспортна накладна | Призначена для обліку поставок запасів та розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом. Використовується для якісного та кількісного приймання запасів | ||||
| Акт закупки ТМЦ | Використовується при закупівлі запасів підзвітними особами у фізичних осіб на ринку та в інших місцях торгівлі | |||||
| Акт про брак | Складаються на брак, який виник у виробництві. На підставі цих документів брак оцінюється за нормативною вартістю з врахуванням місця виникнення браку і технології операції | |||||
| Відомість про брак | ||||||
| Накладна на здачу готової продукції на склад | Призначений для відображення даних по випуску продукції з виробництва та передачі її на склад підприємства | |||||
| Опис-акт уцінки товарів і продукції, які залежались і лишків ТМЦ | Призначений для відображення вартості товару до і після переоцінки запасів та різниці між ними | |||||
При отриманні товарів безпосередньо від постачальників, доставлених їх транспортом або транспортом сторонньої організації на склад підприємства, складається товарно-транспортна накладна. Товарно-транспортними накладними (ТТН) оформлюється відпуск товарів зі складу при централізованій доставці. Обов'язковим є заповнення всіх реквізитів, які містяться в даному документі: підстава на відпуск товарів (замовлення, розпорядження тощо), номер автомашини, номер подорожнього листа, прізвище водія і вантажника, через кого відпускається товар, ким і кому відпущений товар, найменування, кількість, ціна і вартість товару. В тих випадках, коли в розділі "Відомості про вантаж" неможливо перерахувати всі назви і характеристики товарів, що перевозяться, до товарного розділу додатково складається належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат або інша форма первинного обліку), яка застосовується підприємством для оформлення передачі товарно-матеріальних цінностей.
Для одержання товарів безпосередньо на складі постачальника чи станції (пристані) призначення представнику торговельного підприємства видається доручення типової форми, підписане керівником, головним бухгалтером і завірене печаткою. Доручення видається на строк, який встановлюється залежно від можливості отримання ї вивезення відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видане доручення, але не більше, ніж на 10 днів. У виданому дорученні наводиться перелік цінностей, які потрібно отримати по ньому, обов'язково з зазначенням назви і кількості, незалежно від того, чи є такі відомості в документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей. Незаповнені рядки доручення необхідно прокреслювати.
Забороняється відпускати цінності у випадках:
- подання доручення, що видане з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;
- якщо доручення містить виправлення або помарки, що не підтверджені підписами тих же осіб, які його підписали;
- відсутності в дорученні даних паспорту або іншого документу, що посвідчує довірену особу;
- закінчення терміну дії доручення;
- дотримання повідомлення підприємства-отримувача цінностей про анулювання доручення.
Право на податковий кредит виникає у платника податку тільки при наявності податкової накладної, виписаної відповідно до діючого законодавства. Податкова накладна є як обліковим, так і звітним документом. На її підставі заповнюється книга обліку придбання товарів підприємствами - платниками ПДВ.
Правила приймання товару залежать від місця їх одержання (на складі одержувача, на залізничній станції або на складі постачальника) та упаковки товару (без упаковки або в упаковці).
Основними принципами приймання товару є:
а) приймання товару на складі постачальника:
§ товар в упаковці приймається одержувачем за кількістю місць або за вагою-брутто. Перевірка за кількістю одиниць або вагою повинна бути проведена протягом строків, встановлених держстандартами, технічними умовами, особливими умовами поставки та іншими нормативними документами;
§ незатарений товар приймається за кількістю натуральних одиниць або вагою-нетто;
б) приймання товару на складі одержувача проводиться за кількістю натуральних одиниць або вагою;
в) приймання товару на залізничній станції проводиться відповідно до залізничної накладної і вантажної квитанції. При цьому необхідно перевірити цілісність вагону або контейнеру, наявність пломб і ясність відтисків на них. Якщо органи транспортної організації видають вантаж без перевірки ваги, про це повинен бути зроблений запис в залізничній накладній. Приймання товару, незатареного в тару, проводиться з обов'язковим переважуванням товару, та складанням спеціального документу - відвісу.
При виявленні недостачі або дефекту товарів приймання не припиняється, а складається акт про розходження в кількості чи якості (рекламаційний акт), в якому зазначаються наступні реквізити: особи, які беруть участь у прийманні; дата, час початку і закінчення приймання, місце складання акту; номер контракту, місця партії; найменування, адреса, країна постачальника; найменування покупця; кількість товару по кожній позиції асортименту; невідповідність якості, комплектності та іншим даним супровідних документів; стан тари, упаковки і маркування тари. Обов’язковим при складанні рекламаційного акту є присутність особи постачальника або іншої незацікавленої сторони.
Рекламаційний акт складається в 10-денний строк з дня надходження товару, а по до товарів, на які іноземним постачальником надаються гарантії, протягом 5 днів з дня виявлення дефекту.
Рекламаційні акти та інші документи направляються іншій стороні відразу ж після оформлення рекомендованим листом в 4-х примірниках рекламаційного акту (довантажити товари, виправити виявлені дефекти тощо).
На підставі правильно складених всіх необхідних документів, торговельне підприємство має право у встановлені строки пред’явити претензію постачальнику або залізничній станції. Претензія – вимога кредитора до боржника про сплату боргу, відшкодування збитків, сплату штрафу, усунення недоліків поставленої продукції або виконаної роботи.
Так претензія до автотранспортного підприємства по недостачі товарів може бути направлена протягом 6-ти місяців, а транспортне підприємство, в свою чергу, повинна дати відповідь про задоволення або відмову в задоволенні претензії протягом 3-х місяців. Якщо претензія відхилена, підприємство по закінченні наступних 2-х місяців може звернутися до господарського суду.
З розвитком комерційної діяльності торговельних підприємств поширеною стала практика переміщення товарів з одного роздрібного підприємства на інше (наприклад, при неправильному формуванні асортименту і надходженні товарів, що не користуються попитом в даному населеному пункті, надлишковому обсязі закуплених товарів тощо). Така операція проводиться на підставі письмового розпорядження керівника і оформлюється накладною.
Накладні виписуються в двох примірниках, один з яких передасться представнику підприємства-покупця, а другий - залишається на складі торговельного підприємства і є підставою для списання товару з підзвіту матеріально відповідальної особи. Оплата товарів проводиться в безготівковому порядку шляхом оформлення платіжного доручення на підставі виставленого рахунку, або готівкою через касу торговельного підприємства.
- 4 -
Для обліку товарів використовують рахунок 28 „Товари”, цей рахунок активний, призначений для обліку господарських засобів. По дебету відображають надходження товарів (тари) і збільшення їх вартості, по кредиту – зменшення товарів. Даний рахунок має 5 субрахунків. Субрахунок 285 „Торгова націнка” є контрактивним (пасивним), регулюючим; по кредиту даного субрахунку відображається нарахування торгової націнки, по дебету – її списання.
Кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку товарів
| № | Зміст господарської операції | Дебет | Кредит | |
| Облік надходження на підприємство товарів | ||||
| 15. | Відображено надходження товарів від постачальників | 28 “Товари” | 631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками” | |
| 16. | Відображено суму ПДВ | 641 “Розрахунки за податками” | 631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками” | |
| 17. | Оприбутковано на склад товари, придбані підзвітною особою | 281 “Товари на складі” | 372 “Розрахунок з підзвітними особами” | |
| 18. | Відображено суму дооцінки товарів | 28 “Товари” | 423 “Дооцінка активів” | |
| 19. | Оприбутковано товари як внесок до статутного капіталу | 28 “Товари” | 46 “Неоплачений капітал” | |
| 20. | Оприбутковано лишки товарів, які були виявлені в результаті інвентаризації | 28 “Товари” | 719 “Інші доходи від операційної діяльності” | |
| 21. | Відображено дохід від безоплатно одержаних товарів | 28 “Товари” | 745 “Дохід від безоплатно одер-жаних активів” | |
| Облік при реалізації та іншому вибутті товарів | ||||
| 22. | Відображено дохід від реалізації товарів | 361 “Розрахунки з вітчизняними покупцями” | 702 “Дохід від реалізації товарів” | |
| 23. | Відображено суму ПДВ | 702 “Дохід від реалізації товарів” | 641 “Розрахунки за податками” | |
| 24. | Оплачено покупцям за відвантажену їми продукцію | 30 “Каса”, або 31 “Рахунки в банку” | 361 “Розрахунки з вітчизняними покупцями” | |
| 25. | Списано собівартість реалізованих товарів | 902 “Собівартість реалізованих товарів” | 282 “Товари в торгівлі” | |
| 26. | Списано суму торгової націнки на реалізовані товари | 285 “Торгова націнка” | 282 “Товари в торгівлі” | |
| 27. | Списано собівартість реалізованих товарів на фінансові результати | 791 “Результат від господарської діяльності” | 902 “Собівартість реалізованих товарів” | |
| 28. | Віднесено суму доходу на фінансові результати за мінусом ПДВ | 702 “Дохід від реалізації товарів” | 791 “Результат від господарської діяльності” | |
| 29. | Відображення отримання прибутку за результатами реалізації товарів | 791 “Результат від господарської діяльності” | 44 “Нерозподілені прибутки (непо-криті збитки)” | |
| 30. | Відображено суму уцінки товарів | 946 “Втрати від знецінення запасів” | 28 “Товари” | |
| 31. | Відображено суму нестачі товарів | 974 “Нестачі і втрати від псу-вання цінностей” | 28 “Товари” | |
| 32. | Відображено суму втрати товарів внаслідок надзвичайних подій | 99 “Надзвичайні витрати” | 28 “Товари” | |
Тема: Облік грошових коштів.
План
- Облік касових операцій.
1.1Визнання грошових коштів.
1.2Документування касових операцій та операцій з іншими грошовими коштами.
1.3Синтетичний і аналітичний облік з грошовими коштами.
1.4Інвентаризація грошових коштів.
- Облік операцій на рахунках у банку.
2.2Загальні принципи організації обліку безготівкових розрахунків.
2.3Документування господарських операцій за рахунками у банках.
2.4Синтетичний і аналітичний облік операцій за рахунками в банках.
- 1.1 -
Основним нормативно-правовим документом, який врегульовує питання обліку касових операцій є затверджене Постановою Правління Національного банку України "Положення про ведення касових операцій у національній валюті України" № 637 від 15 грудня 2004 року.
Даний документ поширюється на всіх юридичних осіб (крім банків і підприємств зв’язку) незалежно від форм власності і виду діяльності, яким визначено, що кожне підприємство для здійснення розрахунків готівкою повинно мати касу.
Каса- спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для тимчасового зберігання готівки та приймання і видачі коштів. Матеріальну відповідальність за збереження коштів і ведення касових операцій покладено на касира, з яким укладають договір про матеріальну відповідальність.
В касі підприємства можуть зберігатися не тільки готівкові кошти, але і цінні папери, грошові документи, які є бланками суворої звітності. До них відносяться трудові книжки і вкладні листки до них, квитанції дорожніх листів автотранспорту, бланків довіреностей, оплачені путівки до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку, поштові марки, проїзді квитки тощо.
Уся готівка та грошові документи коли зберігаються як правило у вогнетривких металевих шафах або у звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучевою печаткою касира. Ключ і печатка знаходяться в касира, а дублікат ключа - в керівника підприємства. Керівник підприємства зобов’язаний обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси. Каса підприємства у разі потреби може бути застрахована страховою організацією.
Підприємства можуть мати у касі готівку тільки в межах лімітів залишку. Ліміт залишку готівки - це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись в касі підприємства. Всю готівку понад суми встановлених лімітів підприємства повинні здавати для зарахування на поточний рахунок банку у порядки та в строки встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкритий поточний рахунок.
Ліміт залишку готівки в касі кожне підприємство встановлює самостійно керуючись Положенням про ведення касових операцій та за згодою з обслуговуючим банком, враховуючи режим і специфіку роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки.
Підприємства мають право зберігати протягом трьох робочих днів понад встановлений ліміт у касах готівку, якщо вона одержана з банку для виплати заробітної плати, пенсії, стипендій, відряджень, дивідендів.
Підприємства та індивідуальні підприємці можуть здійснювати необхідні їм розрахунки безпосередньо з каси підприємства. Для цього вони одержують в касу підприємства з власних поточних рахунків банку кошти за чеком. Розрахунки повинні проводитись виключно на цілі визначені в чеку. Крім того розрахунки можуть проводитись із суми отриманої виручки від реалізації товарів та інших касових надходжень.
Сума платежу готівкою одного підприємства з іншим підприємством не повинна перевищувати 10 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств з яким проводять розрахунки протягом дня не обмежуються. Платежі понад 10 тис. грн. проводяться виключно в безготівковому порядку.
- 1.2 -
Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені Міністерством статистики України від 15 лютого 1996 року № 51 за згодою з НБУ і Міністерством фінансів України. Ці документи повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.
КО - 1 "Прибутковий касовий ордер" використовують для оформлення приймання готівки в касу підприємства. Складається касиром і підписується головним бухгалтером. Цей документ складається з двох частин:
- прибутковий касовий ордер
- квитанція
Дві частини мають однакові реквізити. Квитанція є відривною частиною ордеру, вона видається особі, яка здала кошти в підтвердження здачі грошей. На ордері проставляється печатка, частина якої охоплює сам ордер, а частина - квитанцію. Крім того в ордері суму отриманих грошей зазначають двічі - цифрами і прописом.
КО -2 "Видатковий касовий ордер" використовується для оформлення видачі готівки з каси підприємства. Він підписується керівником, головним бухгалтером, касиром і особою якій видано кошти. При цьому особа, повинна пред’явити документ, яки засвідчує її особу і містить фотокартку і особистий підпис.
КО -3, 3а "Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів", який використовується для реєстрації касових документів. В даному документів вказують номер, дату і суму ПКО і ВКО. Різниця між КО - 3 і КО - 3а в тому, що в першій формі прибуткові і видаткові документи записують в одній графі, а в графі "Примітка" вказують надійшло чи видано з каси. Крім того, перша форма має такі графи як: "на заробітну плату" і "на відрядження". В другій формі прибуткові документи записують окремою графою, а видаткові - іншою. Причому в цих формах прибутковим і видатковим документам надаються порядкові номери.
КО - 4 "Касова книга" складається на основі ПКО і ВКО.
Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.
Кожне підприємство, що має касу, веде тільки одну касову книгу в національній валюті, яка повинна бути пронумерованою, прошнурованою і опечатаною сургучною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера. На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.
Записи в касовій книзі здійснюють у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темного кольору. Кожний аркуш касової книги складається з двох рівних частин: одна з них (з горизонтальним лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник та залишається у книзі, друга (без горизонтального лініювання) заповнюється з лицевого і зворотного боку через копіювальний папір і як звіт касира є відривною частиною аркуша. Перші і другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.
Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.
Записи касових операцій починаються на лицевому боці невідривної частини аркуша (після рядка "Залишок на початок дня"). Спочатку аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під частину, яка залишається у книзі. Для ведення залишків після "Перенос" відривну частину аркуша накладають на лицевий бік невідривної частини та продовжують записи по горизонтальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша. Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається. В кінці робочого дня визначається залишок на кінець дня, лист відривається і передається в бухгалтерію.
Підчистки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера.
В бухгалтерії при одержанні звіту касира приступають до його бухгалтерської обробки:
- перевіряють кількість доданих документів
- правильність складання цих документів
- правильність арифметичних підрахунків у звіті касира
- проставляють на первинних документах і в звіті касира кореспондуючі рахунки
Після бухгалтерської обробки звіту бухгалтер завіряє його своїм підписом.
КО - 5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей". Використовується на тих підприємствах, де в наявності є кілька касирів, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей. Касири в кінці робочого дня зобов’язані скласти звіт перед старшим касиром в одержанні авансу і грошей, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки і касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.
- 1.3 -
Для обліку наявності та руху грошових коштів у касі підприємства передбачено рахунок 30 "Каса". Даний рахунок є активний, балансовий. По дебету рахунка відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, а по кредиту - виплата готівки. Рахунок 30 має два субрахунки:
301 "Каса в національній валюті"
302 "Каса в іноземній валюті"