Главная | Обратная связь

Зміст та вимоги щодо опрацювання первинних документів.

- 1 -

Будь-яка господарська операція повинна відображатись на місці її здійснен­ня у відповідних бухгалтерських документах. Така реєстрація господарських опе­рацій називається первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку. Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх су­цільного і безперервного документування. Записи в бухгалтерському обліку здій­снюються на підставі первинних документів.

Первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, зокрема розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Основним документом, який регулює загальні правила застосування первинних документів, є Положення про документальне забезпечення за­писів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів Укра­їни від 24 травня 1995 року № 88. Положення встановлює порядок створення, при­йняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерської звітності підприємствами.

Усі первинні документи, облікові реєстри і бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовува­тися інша мова у порядку, визначеному статтею 11 Закону України «Про мови в Україні». Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад зазначеною мовою.

Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної го­сподарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Під час реалізації товарів за готівку допускається складання первинного докуме­нта не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо. Для контролю та впорядкування оброблення інформації на основі первинних до­кументів можуть складатися зведені документи.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, за­тверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарсь­ких операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно блан­ків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, застосовуються у бу­хгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації.

У випадках, установлених законодавством, а також міністерствами і відом­ствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статистики за по­годженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Міністерством статистики і Міністерством фінансів України, із обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, типографським способом) встановлюють міністерства і відомства.

Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити, які повинен перевірити відповідальний виконавець до вве­дення їх у систему обліку:

• назва документа (форми);

• код форми, дата і місце складання;

• назва підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиниця вимірювання господарсь­кий операції;

• посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господарсь­кої операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

За відсутності будь-якого реквізиту первинний документ втрачає свою дока­зову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути вне­сені додаткові реквізити:

• ідентифікаційний код підприємства;

• підстава для здійснення операцій;

• дані про документ, що засвідчує особу одержувача;

• номери рахунків за дебетом і кредитом;

• назва банку, (отримувача і платника коштів) і № його коду;

• призначення платежу: назва товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо), із зазначенням його но­мера і дати тощо;

• сума податку на додану вартість або напис «без ПДВ»

Первинні документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних запи­сів, можуть мати й інші додаткові реквізити.

Записи у первинних документах повинні здійснюватися тільки темного ко­льору чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протя­гом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанк­ціонованих і непомітних виправлень.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслю­ванню.

Керівник підприємства забезпечує фіксування фактів здійснення всіх госпо­дарських операцій, що були проведеш, у первинних документах та виконання всі­ма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгал­тера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

На підприємствах всі бухгалтерські документи, пов'язані з фінансово-гос­подарською діяльністю (чеки, платіжні доручення, розрахунково-платіжні та пла­тіжні відомості, документи на видачу товарно-матеріальних цінностей тощо), під­писує (візуються) керівник підприємства і головний бухгалтер або згідно з розпорядженням керівника підприємства — його заступники та заступник голо­вного бухгалтера. Документи без підпису головного бухгалтера або його заступ­ника є недійсними і не приймаються до виконання. Прибуткові касові ордери дійсні тільки за наявності підпису головного бухгалтера або його заступника, а також касира.

У документах на придбання та видачу матеріальних цінностей повинна бути розписка матеріально відповідальної особи про їх одержання або видачу, а в актах виконаних робіт — підтвердження про прийняття робіт відповідними особа­ми. Документ на видачу матеріальних цінностей підписує відповідний працівник служби матеріального забезпечення (за закріпленою номенклатурою). У докумен­тах повинна також міститися відмітка за підписом головного бухгалтера або його заступника щодо перевірки і взяття документа на облік.

Первинні документи, для яких установлена нумерація, послідовно нумеруються порядковими номерами з початку до кінця року. Нумерацію ведуть окремо за кожним видом документа (накладні, рахунки, роздавальні відомості, реєстри, платіжні доручення тощо). Документи реєструються у відповідних книгах реєстрації.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, шта­мпу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Під­писи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислюваль­них машинах та інших засобах організаційної техніки, виконують у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікува­ти особу, яка здійснила господарську операцію.

Особи, що склали і підписали документи, несуть відповідальність за досто­вірність даних, а також за своєчасне і якісне складання первинних документів.

- 2 -

Бухгалтерські документи класифікують за такими ознаками:

• за місцем складання;

• за призначенням;

• за порядком складання;

• за способом оформлення операцій;

• за змістом.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні (офо­рмлені на підприємстві) та зовнішні (отримані від партнерів та інших підпри­ємств і установ).

За призначенням бухгалтерські документи поділяють на:

• розпорядчі, які містять розпорядження на право здійснення операцій (доручен­ня на отримання матеріальних цінностей, платіжне доручення, вимога тощо);

• виконавчі (виправдальні), що підтверджують факт здійснення господар­ської операції (прибутковий ордер, накладна);

• бухгалтерського оформлення, що їх складають працівники бухгалтерії на підставі даних розпорядчих і виконавчих документів (розрахунки заробі­тної платні, амортизації, податків);

• комбіновані, в яких поєднані ознаки розпорядчих, виконавчих докумен­тів та документів бухгалтерського оформлення (лімітно-забірна карта, наряд тощо).

За порядком складання (ступенем узагальнення господарським операцій) бу­хгалтерські документи поділяють на первинні, які складають у момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення (ордер, накладна), та зведені, які складають на підставі даних згрупованих однорідних первинних документів (ава­нсовий звіт, платіжна відомість).

За способом оформлення (кількістю охоплених операцій) бухгалтерські доку­менти поділяють на одноразові, які заповнюють на одну операцію, та нагромаджу-вальні, в яких записують однорідні господарські операції за певний проміжок часу.

За змістом бухгалтерські документи поділяють на грошові, розрахункові, об­ліку основних засобів, обліку матеріальних запасів, обліку особового складу тощо.

- 3 -