Главная | Обратная связь

Рух документів від місця оброблення до місця зберігання (архіву).

Для рівномірного руху документів без затримок і накопичення на окремих місцях для кожного виду документів розробляють графік документообігу, в яко­му визначається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожним виконавцем, відповідальні за дотримання встановленого порядку і стро­ків оформлення та опрацювання документів.

Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт з складання, перевірки і опрацювання документів, які виконуються кожним підроз­ділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Документообіг і графік документообігу на кожному підприємстві розробляє головний бухгалтер і затверджує керівник.

Графік документообігу підприємства повинен визначати оптимальну кількість підрозділів, через які проходить кожен первинний документ, і виконавців, які це здійснюють, встановлювати мінімальний термін перебування документа в підроз­ділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функ­цій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні докумен­ти, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік доку­ментів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подан­ня та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснює го­ловний бухгалтер. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухга­лтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обо­в'язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

- 2 -

Документи зберігаються в папках. На папках вказується назва папки, номер папки, кількість листів, підшитих у неї, номер початкового й останнього докуме­нта, термін зберігання папки.

Первинні документи та облікові реєстри, що пройшли оброблення, бухгал­терські звіти і баланси до передавання їх до архіву підприємства, установи пови­нні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Головний бухгалтер забезпечує збереження первинних документів, обліко­вих реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передавання їх до архіву. Первинні документи, облікові реєстри, листування, бухгалтерські звіти і баланси до передавання їх до архіву повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціаль­них приміщеннях або закритих шафах. За них відповідають особи, уповноважені головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні знаходитися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і належать до відповідного облікового реєстру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.