Главная | Обратная связь

Документи поточного року зберігаються окремо від документів попередніх років.

У бухгалтерському архіві справи зберігаються протягом установлених тер­мінів. Терміни зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтер­ських звітів та балансів в архіві підприємства із зазначенням термінів їх зберіган­ня затверджує Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України. Керівні документи з господарської та фінансової діяльності (накази, вказівки, збірники, інформаційні листи тощо) зберігаються на підприємстві протягом усьо­го часу їх дії, але не менше трьох років після їх відміни.

Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. За організацію збереження документів відпові­дає головний бухгалтер. Термін збереження бухгалтерських документів у постійному архіві визнача­ють типові й галузеві інструкції, Наказ Головного архівного управління при Кабі­неті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів» від 20 липня 1998 року № 41 та лист Міністерства фінансів України № 18-4141 від 29.07.97 р. «Про терміни зберігання бухгалтерських документів».

Найчастіше цей термін становить 3 роки (касові, банківські документи, накладні з надходження та реалізації матеріальних цінностей тощо, облікові реєстри: Головна книга, журна­ли, відомості тощо). Окремі документи зберігаються 10 років — річні бухгалтерські звіти; 75 років — особові рахунки робітників та службовців, студентів; доки не мине потреба — документи про виплату допомоги, виконавчі листи тощо.

Видача первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії, архіву підприємства працівникам інших структурних під­розділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Первинні документи з архіву видають за рішенням відповідних органів (ор­ганів суду, прокуратури, слідчих органів, контрольно-ревізійної служби, держав­ної податкової адміністрації) у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що їх вилучають. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого передається під розпи­ску головному бухгалтеру. В акті або протоколі повинно бути точно вказано, за чиєю вимогою та дозволом проводиться вилучення і який документ вилучається. Якщо вилучені документи відправляються поштою, акт складається без підпису представника підприємства, яка надіслала вимогу, а до акта додається поштова квитанція про відправлення.

Якщо вилучаються томи документів, що не оформлені належним чином (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, за зверненням яких проводиться вилучення, відповідні службові особи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурува­ти, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

У разі повернення представниками уповноважених органів раніше вилуче­них документів ці документи приймаються під розписку відповідною службовою особою та разом з рішенням про повернення підшивають до тих самих томів, які були вилучені.

У разі зникнення або знищення первинних документів, облікових реєстрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного на­гляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підприємства. Копію акта надсилають органу, в сфері управління якого перебу­ває підприємство, а також державній податковій інспекції — підприємствами в 10-денний термін.

Після закінчення терміну зберігання та за умови проведення ревізії докуме­нтів їх знищують, при тому складають акт на знищення документів, які не підля­гають збереженню.

Граничні терміни зберігання конкретних бухгалтерських документів в архіві підприємства наступні: