Главная | Обратная связь

Внутренние информационные потоки к отделу закупок

Каждый отдел в компании предоставляет информацию и/или требует информацию от системы закупок. На рис.5.1 показаны информацион­ные потоки к отделу закупок. Информация, посланная в отдел закупок, подразделяется на следующие две основные категории.

1. Уведомление о потребности в сырье и услугах, получаемых от других отделов компании.

2. Запросы информации, имеющейся в отделе закупок, или получаемой от внешних источников компании.

		Рис. 5.1. Внутренние информационные потоки к отделу закупок

Краткое описание информационных потоков.

Плановый отдел.Этот отдел обеспечивает отдел закупок информацией, важной для будущих долгосрочных потребностей компании в товарах, сы­рье и услугах. Компетентный плановый отдел имеет особое значение при подготовке к будущей разработке и поставкам дефицитного сырья или компонентов.

Отдел прогнозирования объема продаж.Эффективный отдел прогнозирования объема продаж - это один из наиболее полезных инструментов, имеющихся в распоряжении отдела закупок при создании стратегии. Дело­вые операции обычно достигают высокой эффективности, когда планиро­вание заказов позволяет приобретать товар в соответствии с заказами и составлять график потребностей. Когда отдел закупок получает предвари­тельное уведомление о типах сырья, которое необходимо закупить, и его приблизительном количестве, это позволяет достичь баланса между условиями рынка и потребностями компании в товарах

Отделы бюджета и финансового контроля.Информация, которую обес­печивает отдел бюджета, помогает координировать информацию от плано­вого отдела и отдела прогнозирования объема продаж и в соответствии с любыми ограничениями, введенными функцией финансового контроля. Такие ограничения могут относиться к операционным расходам системы за­купок, а также запрещать закупки без объективной необходимости.

Бухгалтерия. Бухгалтерия снабжает информацией об оплате поставщикам, занимается анализом того, что выгоднее, - производить самим, или заку­пать, и сравнением реальных затрат с бюджетными ресурсами.

Юридический отдел. Поскольку функция закупок способствует подписа­нию контрактов на закупку сырья и предоставление услуг, юридический отдел обеспечивает информацией по контрактам и процедуре.

Служба главного инженера. Основной обязанностью службы главного инженера является снабжение информацией по вопросу, какие типы сырья необходимы, и спецификациями необходимого количества сырья. В полномо­чия отдела закупок входит обязанность уточнять спецификации сырья, что обычно приносит компа­нии большую экономию.

Производственный отдел и отдел контроля продукции. Производствен-ный отдел часто обеспечивает информацией по требованиям к качеству сырья. Отдел контроля продукции и отдел составления графика производ­ства обеспечивают информацией по вопросу, какое сырье необходимо и в каком количестве на данный период времени, в соответствии с производ­ственным циклом. Правильно подобранная, такая информация обеспечива­ет полезным инструментом планирование закупок и снабжения.

Отдел контроля уровня запаса. Этот отдел обеспечивает основной ин­формацией о том, что необходимо закупить или заказать в конкретный от­резок времени. Использование экономичного заказа будет определяться по­литикой поддержания определенного уровня запаса, которая управляет ин­вестициями в запас. На политику компании в области поддержания уровня запаса могут оказывать влияние финансовые ресурсы компании, будущие планы, текущие рыночные условия и сроки закупки сырья.

Отдел контроля качества и отдел получения сырья. Оба этих отдела предоставляют информацию, которая определяет, обладают ли поставщики сырьем в нужном количестве и нужного качества, как указано в спецификации. Такая информация важна для выполнения своих функций отделом закупок.

Отдел новой продукции. В последние годы важность разработки новой продукции для успеха компании существенно возросла. Если информация о разработке новой продукции не достигнет отдела закупок в начале про­екта, то полная реализация функции закупок вряд ли будет успешной.