 |
|
Глава 1. Теоретические основы системы электронного документооборота (СЭД)
ПРОБЛЕМЫ ВЫБОРА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
Научный руководитель:
к.и.н., доцент Чигрина А. И
Работа допущена к защите _____________
Заведующий кафедрой _____________
Дата представления _____________
Дата защиты _____________
Оценка _____________
УФА 2014
СОДЕРЖАНИЕ
| ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА I. Теоретические основы системы электронного документооборота (СЭД). 1.1.Определение ключевых понятий и терминов СЭД в российском законодательстве и документоведении 1.2.Обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России. 1.3.Классификация систем электронного документооборота ГЛАВА II. Пути решения проблемы выбора системы электронного документооборота. 2.1. Основные критерии выбора СЭД. 2.2. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. 2.3.Выбор корпоративной системы электронного документооборота. ГЛАВА III. Использование систем электронного документооборота в Уфимском филиале Федерального государственного предприятия Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта 3.1 Общая характеристика деятельности Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ 3.2. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ 3.3. Рекомендации по усовершенствованию СЭД Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ |
ВВЕДЕНИЕ
Во втором десятилетии XXI века в России продолжается проведение реформ, направленных на оптимизацию деятельности организаций и предприятий различных форм собственности. Особенно активно подвергаются реорганизации системы управления, в том числе и документационное обеспечение деятельности всех видов организаций.
Статистические данные, показывают, что значительная часть рабочего времени специалиста предприятия занимает документирование информации и поиск необходимого документа. Роль делопроизводственного документооборота возросла, также растет специализированный документооборот, связанный с документированием специфических функций деятельности предприятии: бухгалтерской, оперативного учёта, документирования технологических процессов, складского учёта и т.д. Вследствие этого, в любой организации возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, решаемая наиболее эффективно за счёт внедрения систем электронного документооборота.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации[1].
Актуальность данного исследования определяет то, что современное развитие общества характеризуется углублением экономических связей, повышением уровня публичности различных органов. В связи с этим возрастает роль информации во всех процессах деятельности государственных и муниципальных органов, а также в деятельности коммерческих организаций. Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации всех сфер жизнедеятельности в информационном аспекте, тем самым давая возможность практически реализовать концепцию информационного общества.
Источниковой базой выпускной квалификационной работы являются нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами. Были изучены как федеральные законодательные акты, так и межведомственные нормативные документы. Стоит отметить, что современная российская нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами, не до конца отражает мировые тенденции развития в этой области. Для раскрытия поставленной проблемы нами были рассмотрены и использованы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон РФ от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Также исследованы международные стандарты, прежде всего MOReg 2, который является общеевропейским стандартом для автоматизированных систем документооборота, а также российский стандарт ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота», утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 18.10.2011г. за № 466-ст, ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003г. N 65-ст. Анализ этих нормативно-методических документов позволил выработать основные критерии для анализа СЭД.
Таким образом, источниковой основой исследования послужили законодательство РФ, регламентирующее информационные ресурсы и их использование. Особое внимание было уделено следующим ГОСТам и стандартам: ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота».
Следует отметить, что вопросы создания, управления большими потоками дискретной и аналоговой документацией в организации в качестве отдельного предмета исследования в научной литературе России недостаточно изучены. Первые публикации, раскрывающие данную тематику, появились на страницах журнала «Делопроизводство» в конце ХХ – начале XXI века. Теоретики документоведения вместе с практикующими работниками служб документационного обеспечения управления объясняли основные принципы внедрения систем электронного документооборота, стимулируя активное использование новых информационных технологий в делопроизводственных процессах.
Вопросы информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности раскрываются в работах и статьях М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой.[2] Они проанализировали современный этап развития ДОУ, начиная с внедрения компьютерных технологий, выделили экономические, правовые, а так же организационно-технические стороны проблемы информатизации общества. Особо данные авторы рассмотрели методы воздействия государства на структуру документации в негосударственной сфере экономики.
Следует отметить, что многие работы этого периода базировались на зарубежном опыте, тогда, как в более поздних статьях нашли свое отражение материалы российской практики.
Особо выделяются публикации известных документоведов М.В. Ларина и М.П. Бобылевой, касающиеся применения методологии информационного менеджмента в управлении потоками документов. Применение данной технологии управления они обосновали, проанализировав компоненты информационного менеджмента и корпоративного документационного обеспечения на примерах ведомств и организаций.[3]
В учебнике А.С. Гринберга дается новая концепция документационного обеспечения управления, которая выражается в изменение взгляда на документооборот предприятия.[4]
С.Л. Кузнецов в своих работах дает рекомендации по созданию системы электронного документооборота в организациях, выбору программного обеспечения автоматизации делопроизводства, данный исследователь изучил новейшие информационные продукты, технологии, которые ежегодно демонстрировались на выставках и конференциях представителями ведущих компаний в области электронного документооборота и автоматизации управления.[5]
Статьи О.Г. Харитоновой, П.Н. Кочетковой помогают организациям плавно перейти от бумажного к электронному документообороту, то есть оптимизировать документооборот компании.[6]
Публикации Т.В. Князевой обозревают текущею ситуацию российского и международного рынка информационных решений класса СЭД.[7]
Вопросы документирования управленческих функций системами электронного документооборота доступно разбирают в своих работах В.И. Андреева (она рассматривает кадровое делопроизводство), В.Ф. Янковая (в ее исследованиях речь идет непосредственно о службе ДОУ).
В 2011 году начал издаваться журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота». Следует отметить, что потребность в периодическом издании, которое бы отражала все тонкости электронных систем документооборота организаций, назрела давно. Издание периодического журнала, посвященного проблемам внедрения систем электронного документооборота, подчеркивает их важность.
Объектом для своего исследования мы выбрали российские системы электронного документооборота. Предметом исследования является сравнительные анализ структуры данных систем СЭД.
Цель исследования – сформулировать критерии анализа СЭД и провести на их основе сравнительный анализ СЭД на рынке программных продуктов.
Для достижения цели ставятся следующие задачи:
·изучить основные понятия систем электронного документооборота (СЭД);
·рассмотреть имеющиеся классификации систем электронного документооборота;
·провести анализ современного состояния российского рынка СЭД;
·разработать основные критерии выбора систем электронного документооборота (СЭД);
·провести анализ систем электронного документооборота (СЭД) ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации;
·дать оценку применяемым системам электронного документооборота (СЭД) ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации.
В выпускной квалификационной работе были использованы такие методы исследования, как системный анализ, структурно-функциональный анализ.
Системный анализ позволил проанализировать функции и технологии СЭД. Структурно-функциональный анализ позволил выделить наиболее значимые критерии оценки СЭД и на их основе провести функциональный анализ российских и зарубежных СЭД.
Новизна данной работы обусловлена отсутствием общепризнанных подходов к СЭД.
Научно-практическая значимость состоит в том, что результаты, полученные в ходе анализа СЭД на рынке программных продуктов, могут быть использованы в организациях при выборе СЭД для последующего внедрения.
Для решения выбранных задач была выбрана следующая структура исследования: выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.
Глава 1. Теоретические основы системы электронного документооборота (СЭД)