Главная | Обратная связь

Двадцать рекомендаций аудитору по организации и технике беседы

1) Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто не­посредственно осуществляет аудитируемую деятельность. Желательно, чтобы это были сотрудники разных должностных уровней управления.

В процессе планирования аудиторской про­верки следует предусматривать беседы с вла­дельцем или руководителем процесса и при не­обходимости - с поставщиком и потреби­телем процесса.

2) Каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудни­ком; беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэф­фективна.

3) Причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы.

4) Беседа должна проводиться в манере, отвечающей ситуации (обстановке) и личности собеседника. Желательно, чтобы во время бе­седы аудитор и собеседник были по возможности изолированы от внешних помех.

5) Беседа должна проводиться только в обычное рабочее время, на обычном рабочем месте сотрудника.

6) Беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу (порядок ее выполнения, обеспеченность ре­сурсами, установленные требования, критерии и методы оценки качес­тва работы).

7) Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен ставить преимущественно один из них, а другой - де­лать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).

8) В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у собеседника не сложилось впечатления о малозначимости даваемой им информации.

9) Для организации беседы большое значение имеет правиль­ный выбор способа формулирования вопроса (смотри таблицу с типами вопросов).

10) В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидет­ельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами. В про­тивном случае они носят субъективный характер и поэтому крайне за­труднительны для использования в аудиторских доказательствах.

11) В ходе беседы следует использовать вопросы, начинающие­ся со слов «Что», «Кто», «Где», «Когда», «Как», «Почему» и «Не могли бы Вы мне это показать, пожалуйста?» (эти слова-вопросы английские специалисты считают словами-помощниками аудитора).

Вопрос «что?» подразумевает ответ, раскры­вающий понимание собеседником предмета обсуждения.

Вопрос «кто?» подразумевает ответ, раскры­вающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу.

Вопрос «где?» подразумевает ответ о месте выполнения работы.

Вопрос «когда?» подразумевает ответ, на ка­ком этапе процедуры выполняется действие. Вопрос «как?» подразумевает ответ о методе и способе работы.

Вопрос «почему?» подразумевает ответ, рас­крывающий причину события. Просьба «покажите» дает возможность ауди­тору получить наглядное подтверждение той информации, которая содержится в ответах собеседника.

12) Вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер, поскольку ответы на них могут быть также предвзятыми.

13) Аудитор не должен сам отвечать на поставленные им вопро­сы.

14) В ходе беседы не следует применять терминологию, непо­нятную собеседнику. Если возникает необходимость использования специального термина, то его смысл должен быть разъяснен собеседни­ку.

15) Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть про­должительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника.

16) Выявленные в ходе беседы несоответствия (существующие или потенциальные) должны фиксироваться в журнале аудитора (про­верочном листе) с непременной ссылкой на невыполняемый пункт (раз­дел) нормативного документа.

17) Аудитор должен подытожить полученную в ходе беседы ин­формацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впе­чатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания.

18) По завершению беседы аудитор должен поблагодарить со­беседника за содействие и сотрудничество.

19) Информация, полученная в ходе беседы, должна анализиро­ваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полу­ченной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.

20) Следует иметь в виду, что причины неудачной беседы могут быть в самом аудиторе: нечеткие вопросы, перенасыщенная специальны­ми терминами речь, плохая настроенность на беседу, желание услы­шать в ответах то, что ожидаешь, неправильная линия поведения.

Наиболее важная с позиции аудитора информация, получаемая в ходе опроса, фиксируется в контрольном вопроснике или в журнале аудитора.

Аудитор не несет ответственности за пред­ставляемую ему сотрудниками аудитируемого подразделения информацию, так как это не входит в сферу его ответственности. Но он может сомневаться в достоверности получа­емой информации. В этом случае он должен за­просить дополнительную информацию с тем, чтобы принять правильное решение о досто­верности информации.

В случаях, если полученная информация недостаточна для под­тверждения соответствия, ведущий аудитор должен поставить об этом в известность руководителя службы внутреннего аудита с целью опреде­ления последующих действий. Такими действиями могут быть: пере­смотр плана проверки, ее прекращение или изменение цели проверки.

 

Осмотр

 

Осмотр - обследование, сделанное в ходе проверки и основан­ное на зрительном восприятии аудитора.

Известно, что благодаря зрению, человек получает до 85% по­ступающей к нему информации.

В ходе осмотра аудитор ищет главным образом материальные доказательства соответствия. Это особенно важно при проверке, прово­димой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения продукции и т.п.

Рисунок 16 - Основные направления осмотра

 

Доказательство

 

Доказательство – неопровержимый факт или довод, подтверждающий истинность чего-либо. Любое аудиторское доказательство состоит из тезиса и аргумента. Тезис – суждение, истинность которого должна быть доказана. Аргумент – наиболее убедительное основание, приводимое для доказательства тезиса.

Например, проверяемый сотрудник заявил, что требования стандартов соблюдаются. (Это тезис). Аудитор просит подтвердить это высказывание документально. Сотрудник приносит необходимые документы, и аудитор, после их изучения, соглашается с этим выводом.

Несоблюдение требований к доказательству обесценивает работу аудитора и результат аудита.

Значимыми характеристиками аудиторского доказательства яв­ляются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие аудитора. Достаточность до­казательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации.

Доказательства могут считаться объективными, если они документально или визуально подтверждаются, основываются на фактах, полученных путем наблюдения, измерения, испытания и других средств.

Аудитор не должен подвергать сомнению достоверность предоставленных документов.

 

Анализ документов

 

Объектами анализа выступают:

- документы системы менед­жмента качества и (или) экологии, рас­пространяющиеся на деятельность аудитируемого подразделения или про­цесса;

- записи об осуществлении установленного процесса или деятель­ности и о достигнутых результатах.

Анализ документации носит выборочный характер, поскольку огра­ниченность времени и ресурсов провер­ки не позволяет аудитору проанали­зировать каждый лист документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме проверя­емой документации. Вопрос об объеме выборки решается аудитором, отдавать ре­шение данного вопроса аудитируемому подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть максимально показательной.

Для определения объема выборки проверяемых документов не существует установленных правил. При объеме документов порядка 100 эк­земпляров представительной выборкой мо­жет считаться 20%. Но уже при количестве экземпляров более 300, объем выборки может быть уменьшен до 10%.

Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями.

Наиболее значимые результаты анализа документации, вклю­чая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.