Главная | Обратная связь

Формулы в таблице и технология их использования

Сила электронных таблиц заключается в возможности помещать в них не только данные но, и формулы.

Под формулой в электронной таблице понимают выражение, состоящее из операндов и операций. Формула всегда начинается с символа равно (=).

В качестве операндов используются:

§ числа;

§ тексты (вводятся в двойных кавычках);

§ логические значения (например, ИСТИНА и ЛОЖЬ);

§ значения ошибки (типа #ДЕЛ/0! # Н/Д, #ИМЯ?, #ПУСТО!, #ЧИСЛО!, #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!;

§ ссылки – адреса ячеек.

§ Операнды в формулах соединяются с помощью символов операций:

§ арифметических операций: +,-,/, *,^;

§ операции отношения: >, >= (не меньше), < , <= (не больше), =, <> (не равно).

В Excelдля различных типов вычислений имеется большое число встроенных функции: математических, статистических, логических, текстовых, информационных и др.

Функции вводятся обычным набором с клавиатуры или более предпочтительным способом - с помощи Мастера функции, диалоговое окно которого вызывается командой Вставка, Функцияили кнопкой

Все функции разделены на категории, каждая из которых включает в себя определенный набор функции.

Для каждой категории функции справа в окне показан их состав. Выбирается категория функции (слева), имя функции (справа). внизу дается краткий синтаксис функции. Если функция использует несколько однотипных аргументов, указан символ многоточия (…).

После нажатия кнопки <OK> появляются следующее диалоговое око и осуществляется построение функции, т.е. указание ее аргументов.

Каждый аргумент вводится в специально предназначенную для него строку.

Формулу вводят в ячейку. Для вставки в формулу других функций в сроке ввода, которая находится в верхней части окна над рабочим полем, предусмотрена кнопка вызова функции.

 

Ввод функций

Функции, подобно формулам, начинаются со знака равен­ства (=). Затем следует имя функции: аббревиатура, указываю­щая значение функции. За именем ставят набор скобок, внутри которых помещают аргументы функции — значения, применяе­мые в расчетах. В качестве аргумента применяется отдельное значение, отдельная ссылка на ячейку, серия ссылок на ячейки или значения, либо диапазон ячеек. Каждая функция исполь­зует свои аргументы. Например, если ввести функцию: =СУММ(12;25;34) в любую ячейку рабочего листа и нажать клавишу <Enter>, в данной ячейке немедленно появится ответ – число 71. Если выделить ячейку, где показан ответ, в панели формулможно увидеть введенную функцию.

Простейшим функциям аргументов не нужно вообще. Например, функция =ТДАТА() возвращает текущую дату и время и при этом не требует аргументов. Большинству функций необходимо несколько аргументов, а некоторые могут иметь их до 30 (например, функция СУММ). Если в функций используется несколько аргументов, каждый из них отделяется от следующего точкой с запятой.

СУММ	Суммирует наборы чисел. Синтаксис функции имеет вид: = СУММ (число1; число2; …)
СРЗНАЧ (число1;число2;…)	Возвращает среднее арифметическое своих аргументов
СЧЁТ(значение1; значение2; …)	Подсчитывает количество чисел в списке аргументов
МАКС(число1;число2; …)	Возвращает максимальное число из списка аргументов
МИН (число1; число2; …)	Возвращает минимальное число из списка аргументов
СЕГОДНЯ ()	Возвращает текущую дату
ПИ ()	Возвращает значение числа пи с точностью до 15 знаков

Форматы функций

Большинство функций используют в качестве аргументов числа и возвращают результат в числовом виде, но функции также могут принимать аргументы других типов данных и могут возвращать ответы в виде других типов:

· Числовой. Любое целое или дробное число;

· Время и дата. Эти аргументы могут быть выражены в любом допустимом формате дат или времени.

· Текст, содержащий любые символы, заключенные в кавычки:

· Логический тип. Примером являются значения ИСТИHA/ЛОЖЬ, ДА/НЕТ, 1/0 и вычисляемые логические зна­чения: 1+1=2.

· Ссылки на ячейки. Большинство аргументов могут представлять собой ссылки на результаты вычислений других ячеек (или групп ячеек) вместо использования в функциях явных значений.

· Функции. В качестве аргумента можно использовать функцию, если она возвращает тип данных, который необхо­дим для вычисления функции более высокого уровня.

 

Мастер функций

Excel предоставляет два средства, которые намного упрощают использование функций. Это диалоговое окно «Мастер функций» и инструментальное средство «Палитра формул», с помощью которых можно пройти весь процесс создания лю­бой функции Excel.

Для того чтобы выбрать необходимую функцию, откройте диалоговое окно «Мастер функций». Это можно сделать двумя способами:

• Выберите команду Вставка → Функция,

• Щелкните на кнопке «Вставка функции», которая находит­ся на Панели инструментов «Стандартная».

Все функции Excel подразделяются на категории. Первое, что нужно сделать в диалоговом окне «Мастер функций» — это выбрать категорию функции. Каждая категория содержит функции, которые решают определенные задачи.

Как только в диалоговом окне «Мастер функций» выбира­ется категория, в разделе «Функция» отображается перечень функций, которые к ней относятся. Обычно назначение функ­ции можно определить по ее названию, но можно также пос­мотреть на ее краткое описание и справку по ее аргументам. Как только вы выбрали функцию, которую хотите использо­вать, щелкните на кнопке ОК, при этом появится Палитра формул с выбранной функцией. Палитра формул предоставля­ет простой способ завершить построение функций без трудо­емкой операции поиска всех сведений по функции.

Диаграммы

Далеко не всегда числа в таблице позволяют составить полное впечатление, даже если они рассортированы наиболее удобным для вас способом.

Используя имеющиеся в Microsoft Excel шаблоны диаграмм, вы сможете получить наглядную картину данных вашей таблицы, причем, не ограничивая себя в выборе вида диаграммы.

По вашему желанию это может быть обычный график или объемная круговая, цилиндрическая, даже экзотичесекая, лепестковая или пузырковая диаграмма.

Microsoft Excel позволяет помещать диаграмму на том же листе, на котором уже находится таблица (в этом случае она называется “внедренная диаграмма”), либо переносить ее на любой другой лист текущей книги (если никаких других данных на этом листе нет, он называется “лист диаграммы”).

Мастер диаграмм

Мастер диаграмм – это пошаговая подсказка, которая позволяет создавать и редактировать уже имеющиеся диаграммы . Чтобы вызвать его, нажмите кнопку «Мастер диаг­рамм» на Панели инструментов Microsoft Excel.

При работе с диаграммами применяется специальная тер­минология:

• Ряд данных.Набор взаимосвязанных данных для построения диаграммы.

• Ось.Одна из сторон диаграммы Excel. При построении двухмерной диаграммы горизонтальная ось называется осью X, а вертикальная — осью Y.

• Легенда.Область внутри диаграммы с информацией об ее элементах.

• Заголовок диаграммы.Имя диаграммы, обычно описываю­щее ее содержимое.

Чтобы создать диаграмму на основе данных рабочего листа, выполните следующие действия:

1. Выделите ячейки с данными, включаемыми в диаграмму. (Учтите, что от типа выбранных данных зависит внешний вид диаграммы). Щелкните на кнопке «Мастер диаграмм» Панели инструментов «Стандартная».

2. Появится окно «Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграм­мы». Из списка «Тип» выберите подходящий тип диаграммы.

3. В области «Вид» отображается несколько вариантов диаг­рамм выбранного типа. Щелкните на нужном подтипе.

4. Чтобы предварительно просмотреть результат, щелкните на кнопке «Просмотр результата» и удерживайте нажатой кнопку мыши. Появится образец диаграммы выбранного типа, построенный на основе выделенных данных рабочего листа. Закончив просмотр, отпустите кнопку мыши.

5. Щелкните на кнопке «Далее». Появится диалоговое окно «Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы». Данные для построения диаграммы были выбраны на шаге 1, однако в этом окне можно подтвердить информацию. Во вкладке «Диапазон данных» убедитесь в корректности указанного диапазона ячеек. Если вкралась ошибка, щелкните на кнопке свертывания диалогового окна (в пра­вом конце поля «Диапазон»), а затем с помощью мыши вы­делите корректный диапазон ячеек рабочего листа и щелк­ните на кнопке развертывания диалогового окна (в правом конце поля ввода диапазона). Если диаграмма корректно отображает выбранные данные рабочего листа и нормально выглядит при предварительном просмотре, можно щелк­нуть на кнопке «Готово». Тогда Excel создаст диаграмму. Ес­ли же необходимо добавить какие-нибудь элементы, нап­ример, легенду диаграммы, продолжайте работу с мастером диаграмм.

6. В труппе «Ряды» установите переключатель «в строках» или «в столбцах», указав Excel желательное расположение данных. В верхней части окна расположена область предва­рительного просмотра, — она поможет сделать выбор. Нап­ример, если при переключателе «в строках» отображается некорректный рисунок, установите переключатель «в столбцах».

7. Щелкните на кнопке «Далее». (Чтобы по ходу работы с мас­тером диаграмм внести изменения в ранее установленные параметры, щелкните на кнопке «Назад» и вернитесь в пре­дыдущее окно. Так, чтобы изменить тип диаграммы, верни­тесь с помощью кнопки «Назад» в окно выбора типа диаг­раммы.)

8. Появится окно «Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы». Воспользуйтесь многочисленными вкладками этого окна, чтобы ввести заголовок диаграммы, имена осей X и Y, вставить линии сетки, включить в диаграмму легенду и ввести подписи данных. В зависимости от выбранного ти­па диаграммы, укажите соответствующие общие парамет­ры.

9. Щелкните на кнопке «Далее». Появится окно «Мастер ди­аграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы». В этом окне укажите Excel, вставить ли диаграмму на имеющемся (теку­щем) или на отдельном (новом) рабочем листе.

10. Щелкните на кнопке «Готово». Тогда Excel создаст диа­грамму.

11. В зависимости от выбора в п, 9, новая диаграмма разместится на текущем или новом рабочем листе. Новая диаграмма появится в рабочем листе вместе с плавающей панелью инструментов Диаграммы.

Вполне вероятно, что появится она совсем не в том месте, где вам хотелось бы. Ничего страшного— диаграмму легко можно перемещать, а также изменять ее размеры. Если вы хо­тите переставить диаграмму в другое место, наведите на нее курсор таким образом, чтобы появилась надпись «Область ди­аграммы», щелкните левой кнопкой мыши и, удерживая ее, «перетащите» диаграмму в любую часть рабочего поля.

Если вы хотите изменить размер диаграммы (например, увеличить ее в длину), щелкните кнопкой мыши по области диаграммы, затем установите курсор на появившийся цент­ральный нижний черный квадратик таким образом, чтобы кур­сор превратился в двухстороннюю стрелочку, и «потяните» ди­аграмму вниз на нужную вам длину. Точно таким же способом можно изменить ширину диаграммы. -

Если вам потребуется внести любые изменения в уже гото­вую диаграмму, нет нужды строить ее заново, Достаточно изме­нить данные таблицы, на основе которой она была создана, и ваша диаграмма будет автоматически обновлена. Даже если вы захотите, не изменяя, рассортировать ваши данные, например по возрастанию, столбики в диаграмме также выстроятся по росту. Microsoft Excel сделает это самостоятельно.