 |
|
Создание и использование форм
Формы обеспечивают пользователям возможность ввода данных без необходимости знать, как устроена таблица. Одна форма может содержать данные из многих таблиц, благодаря чему обеспечивается возможность ввода данных в разные таблицы из одного места. Макет формы можно выполнить таким образом, что форма на экране будет выглядеть точно так же, как на свой первоисточник: заявление о приеме, бланк регистрации, заполняемый клиентами; и прочие документы, используемые для сбора данных, подлежащих вводу в базу. Если форма, используемая для ввода записей в базу, полностью соответствует документу-источнику, вероятность ошибок при вводе данных снижается. Как и в случае с таблицами, существует несколько способов создания форм:
Ø Автоформа (Auto Form) — автоматическое создание форм;
Ø Мастер форм (Form Wizard) — создание формы с помощью мастера;
Ø Конструктор (Form Design View) — создание формы вручную в режиме конструктора.
В этом разделе мы сосредоточимся в основном на автоматическом создании форм и работе с Мастером форм (Form Wizard).
Более подробные сведения о разработке форм вы найдете в разделе «Разработка форм сложной структуры».
Создание автоформы
Автоформы бывают трех типов: табличные, ленточные или в столбец. На рис. 1 представлена табличная автоформа для таблицы тблвыполнения. Эта автоформа во многом похожа на таблицу, вплоть до поля номера записи. Как и в таблице, в ней можно менять местами строки и столбцы.
Как и в табличной автоформе, в ней отображаются множественные записи, но между ними есть разница, заключающаяся в том, что ленточная автоформа выглядит несколько более привлекательно.
Автоформа в столбец отображает записи по одной. Для перехода от одной записи к другой щелкните на поле номера записи.
Если форма предназначена для ввода или редактирования записей, то наиболее удобным видом формы является форма в столбец. Если же форма создается для того, чтобы пользователи могли просматривать многочисленные записи, лучше выбрать табличную или ленточную автоформу.
Вы можете также начать создание формы с выбора таблицы на вкладке Таблицы (Table), затем щелкнуть на кнопке Новый объект ( New Object) панели инструментов и открывшемся меню выбрать пункт Форма ( Form).
Если вы выберите команду на закрытие формы, вам будет предложено ее сохранить. Используйте префикс фрм (frm) при задании имени формы.
Используйте автоформы в тех случаях, когда вам необходимы формы, которые содержат всю информацию из отдельной таблицы. Если вы хотите отображать все поля или если вам нужны данные из нескольких таблиц, то либо используйте Мастер форм (Form Wizard), либо создайте форму вручную в режиме конструктора.
Ввод и редактирование данных в формах
В табличных формах информация вводится и редактируется точно так же, как это выполняется в таблицах в режиме просмотра. Поле для редактирования выбирается установкой указателя мыши на левом краю поля с последующим щелчком. В ленточных формах и в формах в столбец данные, подлежащие редактированию, выделяются перетаскиванием мыши, после чего вводятся правильные данные. Для того, чтобы перейти к следующей записи в табличной форме или в форме в столбец, надо нажать клавишу Tab, находясь на последнем элементе управления формы. Элементами управления в формах называются все объекты, с которыми можно выполнять какие-то действия, в том числе и текстовые поля. Во всех формах для перехода между записями можно также использовать кнопки перехода, а для удаления выделенных данных можно использовать кнопку Вырезать (Delete Record) на панели инструментов.
Печать форм
Access позволяет распечатать формы на принтере так, как они выглядят на экране. Однако существует несколько моментов, о которых надо знать до того, как вы начнете печать. Если вы щелкните на кнопке Печать (Print) на панели инструментов, то все записи в форме будут распечатаны по одной: 100 записей займут 100 страниц. Печатью форм стоит пользоваться сравнительно редко – в тех случаях, когда вам нужно срочно распечатать только одну запись. Для печати многочисленных записей используют отчеты, которые предоставляют гораздо больше возможностей для печати данных.
Сортировка записей
Записи можно сортировать в порядке возрастания (А - Я) или убывания (Я - А). Сортировка может происходить по нескольким уровням. Например, можно отсортировать записи по фамилии, а затем по имени или их можно отсортировать по почтовому индексу, а затем провести сортировку по фамилии. Хотя и можно сортировать записи в режиме формы, но просматривать результаты сортировки удобнее, если вы работаете непосредственно с таблицей или с табличной формой. При закрытии отсортированной таблицы Access выдает запрос, нужно ли сохранять изменения. Выберите пункт Да (Yes), если хотите сохранить порядок записей, полученный в результате сортировки. Когда таблица будет открыта в следующий раз, записи уже будут располагаться в порядке, заданном сортировкой. Если в таблице включен режим сортировки, то новые добавляемые записи автоматически занимают место согласно порядку сортировки.
Многоуровневая сортировка
Многоуровневая сортировка – это сортировка по нескольким полям. Сначала записи сортируются по первому заданному полю, затем полученные записи сортируются по второму полю и т. д.
Сортировка ленточной формы или формы в столбец аналогична сортировке в режиме таблице, за исключением того, что здесь нельзя применять многоуровневую сортировку. Выделите поле, по которому хотите провести сортировку, и щелкните на соответствующей кнопке на панели инструментов. Чтобы увидеть результат своей работы, воспользуйтесь кнопками перехода между записями.
Поиск записей
Access обеспечивает достаточно простой способ поиска отдельных записей – программа позволяет даже проводить поиск по части имени, если вы не уверены в том, как это имя пишется.
Для того , чтобы воспользоваться поисковым средством Access 2000, щелкните на поле, которое содержит разыскиваемые данные, затем щелкните на кнопке Найти (Find) на панели инструментов – откроется диалоговое окно Поиск и замена (Find).
Так как вы уже щелкнули на поле, по которому будет проводится поиск, то теперь можете набрать искомый текст и щелкнуть на кнопке Найти далее (Find Next).
Если таких записей несколько, щелчком на кнопке Найти далее (Find Next) следует разыскать следующую запись. Возможно, что для просмотра полученных результатов поиска вам потребуется передвинуть диалоговое окно Поиск (Find). После того, как будет разыскана последняя запись, содержащая заданный текст, щелчок на кнопке Найти далее (Find Next) приведет к выдаче сообщения о том, что нужных записей больше нет.
В Access предусмотрено некоторое количество настраиваемых параметров, которые могут помочь тогда, когда поиск не столь очевиден. Предположим, что вам нужна книга, в название которой входит слово «Access». В этом случае у вас есть несколько способов задать параметры поиска. Вы можете, например, установить задание на поиск записей, начинающихся с Access, выбрав пункт С начала поля (Start of field) в раскрывающемся списке Совпадение (Match). Если все, что вы знаете о названии книги – это то, что в нем присутствуют слова «с самого начала», вы могли бы выбрать в данном раскрывающемся списке пункт С любой частью поля (Any Part of the Field).
Вы можете также выбрать режим поиска по записям, расположенным выше или ниже текущей записи. Эта возможность позволит вам сэкономить время, если вы уверены, что нужная запись расположена выше или ниже текущей. Если перед тем, как открыть диалоговое окно Поиск и Замена (), вы щелкните на поле, по которому хотите провести поиск, то сохраните время, исключив поиск по все полям. Для еще более точного поиска результатов вы можете указать, что вам нужно совпадение строчных и прописных букв, установив флажок С учетом регистра (Match Case).
Использование подстановочных символов
При задании условий поиска в строке поиска можно использовать подстановочные символы, то есть такие, которые будут соответствовать одному или нескольким символам разыскиваемой строки в таблице приведены символы, которые можно использовать в качестве подстановочных.
| Сим вол | Примечание | Пример |
| * | Может использоваться в начале или конце стро-ки для замены любого количества символов | Строка Ади* позволит найти фамилии Адилов и Адилова. Строка *ин – фамилию Малинин |
| ? | Подставляется вместо любого символа | Строка б?к позволит найти слова бак, бок, бук, бык |
| # | Подставляется вместо любой значащей цифры | Поиск строки 3# в поле цена позволит найти все книги стоимостью от 30 до 39 руб. |
| [] | Допускается подстанов-ка любого единичного символа из указанных в квадратных скобках | Поиск в поле автор строки [АНП]. Петров позволит найти книги, напи-санные А. Петровым, Н. Петровым, или П. Петровым |
| - | Определяет диапазон допустимых символов в порядке возрастания | Поиск в поле Автор строки [А - Н]. Петров позволит найти книги, написанные А. Петровым ….. Н. Петровым, но не О. Петровым и т. д. |
| ! | Определяет исключение из допустимых символов | Поиск в поле Автор строки [!А]. петров позволит найти все книги, автор которых Петров, но не А. Петров |
Фильтрация записей
Применение фильтра для формы или таблицы позволяет не отображать те записи, которые не удовлетворяют заданному вами условию отбора. Фильтр можно применять в формах и таблицах. В Access существует три способа создания фильтров:
Ø Фильтр по выделенному (Filter by Selection) и исключить выделенное (Filter Excluding Selection) – позволяет создать фильтр, основанный на выбранном вами тексте или значения.
Ø Фильтр по форме (Filter by Form) – создает пустую форму или таблицу, в которую вы можете ввести значения, которые хотите отображать.
Ø Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort) – позволяет ввести более сложные условия фильтрации и сортировки способом, аналогичным написанию запроса.
Фильтр по выделенному/ Исключить выделенное
Это самый простой способ применения фильтра в Access. Для того чтобы найти все книги, входящие в серию «Для занятых», щелкните на той ячейке поля Серия, которая содержит запись Для занятых, после чего щелкните на кнопке Фильтр по выделенному (Filter by Selection). Все записи, в которых присутствует это название книжной серии, будут показаны на экране, в то время как остальные записи скрыты. В поле номера записи будут отображаться только номера отфильтрованных записей.
Для того, чтобы удалить фильтр, щелкните на кнопке Удалить фильтр (Remove Filter). Если вы захотите вновь применить тот же фильтр, щелкните на этой кнопке еще раз. На этот раз она будет называться Применение фильтра (Apply Filter). Если вы хотите, чтобы фильтр основывался не на всем поле, а только на его части, выделите ту часть данных, которую считаете необходимой. Например, если вы хотите найти все компании, имеющие междугородний телефонный код 317, выделите строку 317 в поле номеров телефонов. Фильтры можно применять к уже отфильтрованным данным, что позволяет еще больше сузить условия поиска.
Если вы хотите увидеть все данные за каким – то исключением, найдите запись со значением, которое хотите исключить, и щелкните на ней правой кнопки мыши.
В открывшемся контекстном меню выберите пункт Исключить выделенное (Filter Excluding Selection). Точно также, с помощью щелчка правой кнопкой мыши, можно получить доступ ко всем командам фильтрации и сортировки.
Если вы собираетесь в дальнейшем еще раз воспользоваться созданным фильтром, тогда обязательно примените его перед закрытием формы, хотя бы один раз. Последний примененный фильтр автоматически сохраняется. Когда вы откроете форму в следующий раз, в ней будут отображаться все записи, но вы просто щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter) и этого будет достаточно, чтобы выполнить фильтрацию.
Фильтр по форме
Фильтр по форме действует так же, как и фильтр по выделенному, за исключением того, что вы должны сами задать условие фильтрации на чистом бланке формы или таблицы
Щелкните на кнопке Фильтр по форме (Filter by Form) – откроется пустая форма в режиме формы или одна строка таблицы в режиме таблицы. При щелчке на поле открывается раскрывающийся список, содержащий все значения, присутствующие в данном поле форме. Выберите значение, которое будете использовать в качестве фильтра, после чего щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter). Используя данный метод, можно создавать фильтры для отображения записей, одновременно удовлетворяющих нескольким выбранным вами условиям – фильтры с использованием оператора И (AND).
Если вам нужно отобразить записи, удовлетворяющие одному или нескольким условиям, но не обязательно всем, можно использовать оператор ИЛИ (OR). Для этого щелкните на вкладке ИЛИ (OR) в нижней части формы, после чего назначьте дополнительные условия. При этом задание фильтра путем выделения части поля работает так же хорошо, как и при создании простого фильтра «по выделенному».
Разработка отчетов
Отчет – это итоговый документ, создаваемый на основе базы данных. Access дает возможность выбора различных способов подготовки отчетов. В отчет могут входить как все данные, так и остальные избранные данные, содержащиеся в записях. Отчеты можно создавать как на основе таблиц, так и на основе запросов собственным требованиям, то есть возможность организации легкого доступа к данным, хранящимся в базе, и определяет название программы Access – «доступ». При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, отображаемые в режиме предварительного просмотра отчета, не сохраняются вместе с отчетом. Данные, выдаваемые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей базы данных.
Создание отчетов
Большинство отчетов имеют ленточный вид или в столбец. Отчет в столбец, выводит данные по каждому полю в отдельной строке. В результате чего данные на странице организуются в виде одного столбца. Отчет в столбец представляет собой печатную версию формы в столбец.
Существует пять способов создания отчетов:
Ø Создание отчета вручную в режиме конструктора (Design view);
Ø Полуавтоматическое создание отчета с помощью мастера отчетов (Report Wizard);
Ø Автоматическое создание с помощью одного из двух мастеров авто отчетов (Auto Reports), которые автоматически включают в отчет все поля выбранной вами таблицы или запроса;
Ø Создание отчета с использованием мастера диаграмм (Chart Wizard), который проведет вас по всем шагам создания диаграммы;
Ø Создание почтовых наклеек с помощью мастера почтовых наклеек (Label Wizard).
В Access создание отчетов не сложнее, чем создание форм данных. Однако вам могут понадобиться некоторые дополнительные приемы, с помощью которых можно улучшить представление выводимой информации. Некоторые отчеты используются только для выдачи специальных данных: отдельных ведомостей или адресных списков. Но на ряду с ними существуют также отчеты, в которые входят данные из разных источников. Такими отчетами могут пользоваться руководители для анализа информации, исследования состояния дел и для принятия решений.
Автоматическая генерация отчетов
Простейшие отчеты создаются с помощью мастеров автоотчетов (Auto Reports). Существуют автоотчеты в столбец и ленточные, которые удобны для создания первичного отчета, если нужные вам данные уже содержаться в таблице или запросе. Выберите пункт Отчет (Report) из раскрывающегося списка Новый объект (New Object) – откроется диалоговое окно Новый отчет (New Report).