 |
|
Виправлення помилкових записів в облікових реєстрах
При записах господарських операцій в облікові реєстри не включені випадки неправильного запису кореспонденції рахунків, неправильних підрахунків та інших допущених помилок. Їх виявляють переважно при підрахунку результатів, зведенні й зіставленні облікових записів. Виявлену помилку необхідно знайти, визначити її суть і характер.
На практиці застосовують чимало способів знаходження помилок, але найпоширенішим є суцільна перевірка облікових записів. Суть її у тому, що усі записи в обліковому реєстрі (при наявності помилки) звіряються з документами, на підставі яких вони здійснені. Це не стільки оперативний, скільки правильний спосіб виявлення помилок.
Виявлену помилку, ясна річ, слід виправити. Для цього застосовують багато способів. Їх вибір залежить від характеру помилки і часу її виявлення. Так, коректурним способом виправляються помилки, виявлені в облікових реєстрах до проставлення у них результатів і підрахунку оборотів за даний місяць. Суть цього способу полягає у виправленні помилок закресленням неправильних і надпису правильних записів.
Виправлення в облікових реєстрах не допускається, якщо підрахунки результатів у них зроблені й перенесені у Головну книгу. У таких випадках виявлені помилки оформляються бухгалтерськими довідками, на основі яких роблять запис у Головну книгу.
Спосіб додаткового запису використовують тоді, коли операція взагалі не була відображена в обліковому реєстрі, або правильно відображена за рахунками, тільки меншою сумою. Для виправлення помилок робиться додатковий запис. Наприклад, після підрахунку підсумків встановлено, що при здійсненні записів в облікові реєстри допущена господарська операція за одноразовою видачею матеріалів на загальновиробничі потреби на суму 60 грн. На підставі бухгалтерської довідки у Головній книзі роблять додатковий запис:
Дебет рахунку «Загальновиробничі витрати»
Кредит рахунку «Матеріали» – 60 грн.
Після підрахунку підсумків встановлено, що при відображенні господарських операцій в облікових реєстрах помилково зменшена сума перерахованої з розрахункового рахунку заборгованості постачальника на суму 1900 грн. На основі бухгалтерської довідки у Головній книзі виконують такий додатковий запис:
Дебет рахунку «Розрахунки за постачальниками і підрядниками»
Кредит рахунку «Розрахунковий рахунок» – 1900 грн.
Спосіб «червоного сторно» (від’ємних чисел) використовується для виправлення помилок, зроблених у кореспонденції рахунків, а також, коли кореспонденція рахунків дана правильно, але господарська операція не відбулась або сума господарської операції завищена. Записи від’ємних чисел використовують при обліку матеріальних цінностей, готової продукції з метою уточнення оцінки відхилення фактичної собівартості від планової. Її суть полягає у тому, що помилкова кореспонденція (запис) сторнується (повторюється червоним записом) і замість неї робиться правильний запис звичайними чорнилами. При відсутності червоних чорнил сума записується звичайним чорнилом й береться у рамку.
При сторнуванні зайвих записів виправлення обмежується лише червоним записом господарської операції чи її частини, а отже анулюється непотрібний запис. Це досягається тим, що червоні записи як від’ємні числа не додають, а віднімаються від звичайних.
Перший приклад. При записах в облікові реєстри допущена неправильна кореспонденція рахунків, а саме на суму перерахованої з розрахункового рахунку заборгованості органам соціального страхування (1000 грн.) помилково відобразили розрахунки з постачальниками:
Дебет рахунку «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»
Кредит рахунку «Розрахунковий рахунок» – 1000 грн.
Для виправлення помилкового запису на основі бухгалтерської довідки червоними чорнилами робиться сторнуючий запис (скасовується неправильний):
Дебет рахунку «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»
Кредит рахунку «Розрахунковий рахунок» 1000 грн.
і звичайним чорнилом робиться правильний:
Дебет рахунку «Розрахунки із страхування»
Кредит рахунку « Розрахунковий рахунок» – 1000 грн.
У результаті перший і другий записи взаємно знищуються, а третій (правильний), залишається, тобто помилка виправлена.
Другий приклад. У реєстрі помилково відображена господарська операція, яка не здійснилася:
Дебет рахунку «Розрахунки з підзвітними особами»
Кредит рахунку «Каса» – 20 грн.
Для виправлення помилки на основі бухгалтерської довідки необхідно зробити сторнуючий запис червоним чорнилом:
Дебет рахунку «Розрахунки з підзвітними особами»
Кредит рахунку «Каса» 20 грн.
У результаті суми, помилково відображені господарською операцією, є взаємознищеними, а помилка виправленою.
Приклад третій. З’ясовано, що при записах в облікові реєстри сума отриманої на розрахунковий рахунок виручки від реалізації продукції завищена на 100 грн.:
Дебет рахунку «Розрахунковий рахунок»
Кредит рахунку «Реалізація» -10110 грн.
замість фактично зарахованої суми 10010 грн. Для виправлення помилкового запису на підставі бухгалтерської довідки достатньо сторнувати зайві 100 грн.:
Д-т рахунку «Розрахунковий рахунок»
К-т рахунку «Реалізація» - 100 грн.
Помилки, які виявлені після складання бухгалтерського балансу й інших форм звітності, виправляються способом додаткових чи сторнуючих записів у реєстрах звітного періоду при їх відкритті.