Главная | Обратная связь

Правила рубрицнрования.

ювые тексты часто включают в себя различные пе- которые требуют условных обозначений. Четкость в рубрицируемого текста достигается применением ря- :о-пунктуационных правил: для обозначения частей перечней используются про- ie буквы (А, Б, В и т.д.) и римские цифры (I, II, III и т.д.) - высшего уровня членения; арабские цифры (1,2, 3 и в качестве среднего уровня членения; арабские цифры (1) 2) 3) и т.д.) и строчные буквы со скобками (а) б) [•Д.) в качестве низшего уровня членения; после строчных букв и арабских цифр со скобками не точка, а после прописных букв и римских цифр точка (а), 1), АЛ.); при рубрицировании со скобками части текста отде- либо запятыми, либо точками с запятыми (1)...; 2)...;). ставится в конце рубрик (1. ... 2.), оформленных без

'«обок;

4) прописные буквы начинают текст рубрик, оформленных и цифрами с точками, строчные употребляются после ^ТЭДс, °формленных цифрами и буквами со скобками (I. С....

И. П....

1) и...;

2) б...;)

Справка 16. Информационно-справочные документы. Спр_ав и докладные записки.

Справки - документы, содержащие описание и подтвер* дение тех или иных фактов и событий. Справки обычно д_елят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гра*. данам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юрид_и. ческий факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Приведем примеры.

Московское городское объединение Генеральному дирек-

книжной торговли "Москнига тору объединения

Кировское районное книготорговое "Москнига"

объединение Горбунову А.В.

Магазин № ...

Справка

Дата . . . Номер

О комплектовании товарых фондов

в 19... г.

В 19... г. комплектование товарных фондов магазина про­исходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):

1. Книготорговая база "Москнига" - ...

2. Объединение "Книгоэкспорт" «...

3. Издательство "Прогресс" -...

4. Специальная книжная экспедиция .-...

Директор магазина * (подпись)

Московский государственный историко-архивный институт

Справка

Дата Номер

Кузькова Анна Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства. Справка выдана для представления в поликлинику.

Декан

факультета государственного _сЬ)

делопроизводства 0^го

Докладная записка - документ, адресованный РУ^коВ°_мИ. телю данного или вышестоящего учреждения и инф°Р ^ рующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явл^

факте, содержащим выводы и предложения составителя. *?кст докладной записки делится на две части: констати- юшая, где излагаются факты или описывается ситуация, и ^орая - где излагаются предложения, просьбы.

Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору

Объединения Иванову И.И.

Докладная записка

. ' "' " . . .

О назначении документальной ревизии

В магазине № ...

При проведении 09.04.94 г. инвентаризации товарных фондов■щаэина №... обнаружена недостача различных товаров на сум-

Иу - РУб.

рПрошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № ... за период с 01.01.94 по 09.04.94 г.

Зам начальника

отдела (подпись)

^Обратите внимание!

П. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

2. Внутренние докладные записки, подаваемые руково- ио структурного подразделения или руководителю учреж-

оформляются на простом листке бумаги. Машинописным >м воспроизводятся реквизиты бланка; наименование Етуркого подразделения, вид документа, дата. Подпи- _г1ет - составитель.

3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие Щии, оформляется на общем бланке учреждения и :ывается руководством.

₇4. Как и во всяком документе, в докладной записке ^ЗДовок начинается с предлога о и формулируется с помощью Глагольного существительного: О назначении..., О проверке и

т.п.

Две ФУнкЧиональному признаку письма можно разделить на м>уппы:

JWa Деловые письма. Деловые письма применяются решения многочисленных оперативных вопросов, воз- ающи_х в управленческой деятельности, отсюда вытекает Ш, ^0обРазие содержания писем. Классификацию деловых _СНту^{М п}°³¹&оляет построить классификация производственных ^Чад, вызывающих необходимость в переписке.

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; пись

мо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.); ^е

2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-преду_п

реждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение

и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:

1) факт напоминания - письмо-напоминание;

2) выражение гарантии - письмо гарантийное;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершив­шийся факт - письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях - информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. - письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т.е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное разли­чение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а пере­писка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммер­ческих писем: письмо-запрос;, ответ на запрос; письмо-из­вещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на преД- ложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от по­ставки товара, от оплаты и т.п.; письмо-рекламация; письмо- ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соответ­ствует практическим ситуациям, вызывающим

необходимость

письменного общения партнеров.

Рассмотрим некоторые образцы деловых писем. ^

Сопроводительное письмо - письменный текст, которь информирует адресата о направлении документов, пр^йЛа гаемых к письму.

Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы "Организация делопроизводства"». Программа предпола­гая ^{как типовая для всех} техникумов по делопроизводству. Отзыв просим прислать до 12 ноября 19... г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату tte^jbrrb участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям, fjjgx раскрывается характер проводимого мероприятия, ука­зываются сроки проведения и условия участия в нем.

»■ Например:

Учебно-методическое объединение (УМО) 22-23 июня про- §едят широкое обсуждение модели специалиста "Документовед- чйргаынзатор документационного обеспечения управления". Так как дуциялисты такого профиля работают на предприятиях и в упреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, .досказать свои предложения по корректировке учебного плана.

^Заседание состоится в помещении Московского историко- фцивного института по адресу: ул. 25 Октября, д. 15, актовый зал. дШчало работы в 10 ч. утра. Иногородние участники обеспечи­ваются общежитием.

^Председатель Совета УМО

'ЯрЬф., докт. ист. наук В.И. Дурновцев

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий испол­нение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно «Враитируется оплата или предоставление чего-либо (места |НВоты, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют Нррышенную правовую функцию, поэтому изложение текста Я№кно быть предельно четким и ясным.

Например:

Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин «числительного центра института.

Оплата гарантируется со счета № ... в .... отделении Госбанка. L Завод готов принять на работу выпускницу института по дальности документовед-организатор документационного еспечения управления. Ее муж также может рассчитывать на УДоустройство в городе по своей специальности.

Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. *>шая категория таких писем выражает прбсьбу (пред- сов ^еНИе> запрос) к адресату в решении каких-либо вопро-

Например:

При развертывании работ по реставрации историческ ценных зданий института выяснилась невозможность поэтапно * проведения реставрации с продолжением учебного процесса ° части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделени* арендных помещений площадью ... кв. м. для перенесения все** учебных занятий на время реставрации зданий.

Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста у*_е задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Например:

115422, Москва, ул. Зеленая, д. 5, кв. 38 Иванкину М.П.

Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934-1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

Директор Госархива Н.К. Крымкина

Письмо-запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо прось­бой. * Например:

Касательно: альбома образцов

Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 19... г.

С уважением

Экспортлен (подпись)