ИЗУЧЕНИЕ СОСТАВА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФОНДА В ЦЕЛЯХ УПРАВЛЕНИЯ ЕГО ФОРМИРОВАНИЕМ

Под изучением фонда понимается научное познание состава, использования, динамики библиотечного фонда с целью повышения его соответствия задачам библиотеки, информационным потребностям абонентов, а также эффективности использования.

Постоянно применяются методы повседневного изучения библиотечного фонда: ознакомление с книгами при обработке новых поступлений, при расстановке документов на полки, при организации выставок, при проведении бесед и библиографических обзоров и т. д. Однако такого ежедневного наблюдения за фондом явно недостаточно для управления его формированием. Нужен целый комплекс специальных методов изучения фонда: статистические, библиографические, социологические методы, математическое моделирование, графические методы, корреляционный и факторный анализы и т.д.

Базисной, информационной основой для первого этапа изучения фонда является статистика.

Для удобства проведения статистического изучения фонда целесообразно показателям присвоить соответствующие обозначения и дать формулы для расчета отдельных показателей:

1. Ф — величина документного фонда;

2. Фн —объем новых поступлений (в абсолютных цифрах и процентах);

3. Фв — объем выбытия (в абсолютных цифрах и процентах);

4. В — книговыдача;

5. А — число читателей;

6. О — обращаемость;

7. К — книгообеспеченность;

8. Ч — читаемость;

9. К_с — коэффициент соответствия;
10. Тр — темп роста.

Формулы для расчета отдельных показателей:

Изучение состава и использования фонда.

В ходе статистического изучения применяются различные приемы и методы: группировка, ранжирование, анализ по отклонениям показателей, динамический анализ.

Наиболее распространенным приемом анализа является сравнение, которое позволяет выявить отклонение показателей.

Показатель	По данным анализируемой ЦБС	Отклонение показателей анализируемой ЦБС
	За предшествующий период	За отчетный период	За предшествующий период	От плана
Плановые показатели	Отчетные показатели
Обращаемость	1,7		1.9	+0,2	-0,1

При динамическом анализе строится определенный динамический ряд. Выявляются устойчивые темпы изменения анализируемого показателя. Особое место в динамическом методе занимают темповые ряды. Изучение объекта в динамике позволяет выявить тенденции его развития, основные наметившиеся изменения.

Для анализа динамики книжного фонда, книговыдачи и числа читателей рассчитывается темп роста: а) фонда; б) книговыдачи; в) читателей. Образуется соответствующий динамический ряд.

Годы	Книжный фонд	Читатели	Книговыдача
Предшествующий год
Анализируемый год

Библиотечные фонды

Простая констатация количественного увеличения этих показателей еще ничего не дает для анализа. Важно выявить разницу в темпах роста.

При современном увеличении объема фондов и читательского спроса книговыдача может расти, а действительное использование фондов и степень удовлетворения читательского спроса — оставаться на одном уровне и даже уменьшаться.

Темпом роста называется отношение уровней последующего и предшествующего периодов. Темпы роста, выраженные в виде простых отношений, называются коэффициентами роста. Коэффициент роста выражает общую степень роста показателя за определенный период.

В данной ситуации темпы роста читателей и книговыдачи не отстают от темпов роста книжного фонда: это может быть расценено лишь как положительное явление. Темпы роста читателей и книговыдачи находятся на одном уровне, следовательно, можно сделать вывод, что увеличение книговыдачи произошло в основном за счет увеличения числа читателей. Таким образом, о росте интенсивности использования книжного фонда в данном случае говорить не приходится. Могут сложиться и другие ситуации и соответствующие им управленческие решения.

Описание и объяснение данных	Прогнозируемое следствие	Управленческие решения
Тр_в<Т_Ра>Т_РфТр_в=0,8; Тра=1.4;Тр_ф=1,1. Такое соотношение темпов роста показателей свидетельствует, что нет интенсификации использования фонда, так как темпы роста книговыдачи отстают от темпов роста читателей. Число читателей растет быстрее, чем объем фонда и книговыдача.	I вариант Сохранение таких темпов может привести к недостаточной книго-обеспеченности, росту неудовлетворенных запросов, снижению читаемости, к дальнейшему падению интенсификации использования фонда библиотеки.	Увеличение объема фонда за счет увеличения ежегодных поступлений в библиотеку, поднятие темпов роста фонда. Значительная активизация пропаганды литературы для увеличения темпов роста книговыдачи. активизация внутрисистемного книгообмена (ВСО).
Тр_в>Т_Ра<Тр_фТр_в=1,3; Тра=1,2; Тр_ф=2,1. Такое соотношение говорит об эффективном использовании фонда. Однако книжный фонд растет значительно быстрее.	II вариант Сохранение таких темпов может привести к увеличению неиспользуемой части фонда, к снижению обращаемости фонда.	Расширение сферы действия библиотеки, увеличение числа читателей, принятие мер по формированию имиджа библиотеки, усиление работы по продвижению книги путем проведения мероприятий вне стен библиотеки, совершенствование инфор-

Изучение состава и использования фонда...

Описание и объяснение данных	Прогнозируемое следствие	Управленческие решения
чем число читателей и книговыдача. В эгом варианте наиболее приемлемой является ситуация, когда темпы роста фонда незначительно опережают темпы роста читателей. Tp_Б = l,l; Т_Ра=1,08; Трф =1.1. Фонд используется интенсивно. Такое соотношение коэффициентов оценивается как положительное явление, объем фонда соответствует росту числа читателей.	Сохранение таких темпов приведет к дальнейшей интенсивности использования фонда.	мационной работы, активизация ВСО. Своевременное освобождение фонда от устаревших изданий, улучшение качественного состава фонда. Поддержание данного соотношения темпов роста показателей. Резервы повышения эффективности использования фонда — совершенствование состава фонда и его пропаганды.
Трв=Т_Ра<Тр_фТрб=1.1: Т_Ра=1.1; Трф =1,2. Такое соотношение говорит о неэффективном использовании фонда, так как увеличение книговыдачи произошло только за счет роста числа читателей. Темпы роста фонда незначительно опережают темпы роста читателей — это явление положительное, так как позволяет обеспечить надежность фонда для читателей.	III вариант Сохранение таких темпов может привести к дальнейшему падению интенсивности использования фонда.	Совершенствование пропаганды литературы, улучшение как индивидуальной, так и массовой работы с читателями. Совершенствование форм и методов раскрытия библиотечного фонда, улучшение информации о фонде библиотеки. Совершенствование качественного состава фонда, активизация ВСО.
Тр_В>Тр_А<Тр_фТр_в=1,1; Тра=1,1: Трф = 1,1. Интенсификация фонда отсутствует, так как увеличение выдачи, как и в 3-м варианте, произошло только за счет роста числа читателей, что ограничивает диапазон предоставляемых изданий.	IV вариант Данная ситуация может привести к дальнейшему падению эффективности использования фонда, в будущем может произойти снижение книгообеспеченности, надежность фонда может упасть.	Количественное и качественное совершенствование фонда, активизация ВСО, совершенствование раскрытия фонда, увеличение числа читателей.

Библиотечные фонды

Описание и объяснение данных	Прогнозируемое следствие	Управленческие решения
^ТР_В < ^ТРа < ^ТРф Тр_в= 0,9;Т_Ра=1.1; Тр_ф=1,3. В данном варианте сочетаются ситуации 1-го и 2-го вариантов, то есть можно говорить об отсутствии интенсификации фонда, объем фонда соответствует росту читателей.	V вариант Данная ситуация может привести к снижению использования фонда, к падению его обращаемости.	Совершенствование пропаганды фонда, информации о нем, активизация ВСО, увеличение числа читателей. Своевременное освобождение фонда от устаревших изданий, улучшение качественного состава фонда.

Следующим этапом анализа фонда является изучение его обновляемости, рассчитывается процент поступлений и выбытий из фонда, проводится сравнение с предыдущим периодом. Надежность фонда может быть обеспечена только в том случае, когда имеется стойкая тенденция к преобладанию объема ввода изданий над объемом вывода. Сокращение новых поступлений, конечно, не может способствовать удовлетворению читательских потребностей. Это крайне нежелательное явление. В то же время искусственное сдерживание вывода из фонда изданий, переставших пользоваться спросом, приводит к увеличению пассивной части фонда, к падению эффективности использования фонда. По рекомендации ИФЛА фонд общедоступной библиотеки должен обновляться в течение 10 лет и в нем должны присутствовать 10% книг, изданных за последние 2 года, и 30-40% книг, изданных за последние 5 лет. Таким образом, желательно, чтобы в фонд ежегодно попадало не менее 5 % изданий текущего года.

Важное место в статистическом анализе занимает изучение в едином комплексе таких показателей, как книгобеспеченность, читаемость, обращаемость. Основанием для формирования данного комплекса послужило то, что между его элементами имеется тесная корреляционная связь, сущность которой выражается в том, что изменение одного составляющего неизбежно ведет к изменению других. Поэтому показатели, составляющие комплекс, нельзя анализировать отдельно, они характеризуют качество фонда только во взаимосвязи и взаимовлиянии. Так, например, высокая обращаемость фонда сама по себе еще не говорит о таком же высоком уровне обслуживания читателей.

В библиотечной практике нередко возникают ситуации, когда, оценивая показатели, необходимо определить, высокое или низкое значение они имеют. Такая необходимость возникает часто, ибо сравнение со средними по стране или с лучшими по стране не всегда является правомерным, так как не сравнимыми оказываются факторы, влияющие на формирова-

Изучение состава и использования фонда.

ние фондов в различных регионах страны. Наиболее правильным в таких случаях будет выбор лучших показателей по региону и ориентация на их достижение. Такой подход является в определенных информационных ситуациях более реальным и показывает отстающим путь к уровню передовых в регионе, то есть достигается принцип выравнивания показателей.

Определение высоких и низких границ данных показателей по региону или по филиалам конкретной ЦБС позволит сгруппировать библиотеки по значениям данных показателей и разработать стандартные управленческие решения, направленные на поиск резервов повышения эффективности использования фонда.

Группа значений показателей	Оценка ситуации	Управленческие решения
1) Обращаемость (О) — Высокая (В) Читаемость (Ч) — Высокая (В) Книгообеспеченность (К) — Высокая (В)	Достаточно эффективное использование фонда.	Совершенствование рекламы фонда, рост обращаемости должен сочетаться с пропорциональным ростом книгообеспе-ченности и читаемости, так как сверхактивная читаемость без роста книгообеспеченности приведет к быстрой изнашиваемости фонда.
2) О — В Ч — Низкая (Н) К —Н	Такое сочетание показателей не является оптимальным, что не позволяет говорить об эффективном использовании фонда.	Повышение книгообеспеченности и усиление пропаганды изданий.
3)0 —В Ч — В К — Н	Довольно интенсивное использование фонда.	Необходимо увеличение объема фонда, чтобы предоставить читателям более широкий круг изданий, что в свою очередь приведет и к дальнейшему повышению читаемости.
4) 0 — Н Ч — Н К — В	Состав фонда не соответствует потребностям читателей, реклама фонда не ведется на должном уровне.	Изучение состава и использования фонда, освобождение его от устаревшей, непрофильной литературы, пополнение фонда новыми изданиями. Усиление пропаганды фонда.
5) О — Н Ч — В К — В	Фонд перенасыщен изданиями, имеет значительную хронологическую глубину.	Изучение фонда. Если высокая книгообеспеченность объясняется наличием в фонде значительной ценной части фонда, то снижать книгообеспеченность нецелесообразно. В противном случае при отсутствии резерва

66_______________________________________________ Библиотечные фонды

Группа значений показателей	Оценка ситуации	Управленческие решения
6) О — Н Ч — Н К - Н	В качественном и количественном отношении фонд не соответствует потребностям читателей, пропаганда изданий ведется не на должном уровне	для увеличения числа читателей целесообразно часть изданий передать другим библиотекам или списать. Изменение коренным образом политики комплектования и использования фонда, пополнение его изданиями, соответствующими задачам библиотеки и потребностям читателей. Освобождение фонда от устаревшей литературы, совершенствование методов рекламы фонда.

Качественную сторону состава и использования фонда позволяет представить изучение отраслевой структуры фонда и книговыдачи (в %).

Рассчитываются коэффициенты соответствия по отраслевым отделам и составляется таблица.

Отделы фонда	Значение К_с	Вывод об использовании
Общественно-политическая литература и т. д.	0,9	Активно используется

Активно используемыми отделами считаются отделы, К_с которых колеблется от 0,8 до 1,3, пассивно используемыми — при К_с ниже 0,8, сверхактивными — К которых выше 1,3. Даются рекомендации для совершенствования комплектования.

Особо изучаются пассивно используемые отделы. Выявляются причины образования пассивной части фонда. Пассивно используемые отделы требуют детального изучения использования книг непосредственно у полки по книжным формулярам, где регистрируется каждая выдача издания. Составляется следующая таблица.

Название отдела	Всего названий по каталогу	Просмотрено книг у полки	Из них выдавались
			ни разу	1-2 раза	3-5 раз	6-10 раз	Свыше 10 раз
Бухгалтерский учет							—

Распределение единиц хранения по числу их выдач позволяет дифференцировать фонд отдела на активную его часть (книги выдавались 6-

Изучение состава и использования фонда...

10 раз), сверхактивную (свыше 10 раз), малоиспользуемую (3-5 раз) и пассивную часть (0-2 раза). Целесообразно не ограничиваться простым подсчетом выдач, а установить обращаемость каждого отдельного документа, разделив число выдач документа на срок его нахождения в фонде ( в годах). В качестве экспертов для изучения пассивной части отраслевого фонда привлекаются все сотрудники библиотеки и читатели-специалисты в этой области знания. Результаты коллективной экспертизы заносятся в таблицу и принимаются управленческие решения по ликвидации причин образования пассивной части фонда.

Название отдела		По причинам неиспользования
	Пассивная часть	Незасл. забытые	Непрофильные	Дублеты	Устаревшие по содержанию	Ветхие	Недочеты изложения неудовл. полигр. исполнения	Книги узкого спроса	Книги, не вызвавшие интереса читателей
Бухгалтерский учет						—			—

Стандартизированные управленческие решения по ликвидации причин образования пассивной части фонда представлены в таблице.

Перечень причин образования пассивной части фонда	Обстоятельства, вызывающие образование пассивной части фонда	Управленческие решения
Незаслуженно забытые	Недостаточная пропаганда изданий, плохо поставленная информационная работа о новых поступлениях, слабая организация ИРИ, недостаточное знание фонда, текучесть кадров, невысокий профессиональный уровень работников.	Усиленная пропаганда выявленных незаслуженно забытых изданий (на выставках, обзорах, индивидуальных беседах и т. д.). Организация изучения фонда библиотекарями, постоянные библиографические обзоры для сотрудников библиотеки.
Устаревшие по содержанию	Несвоевременное выявление и изъятие этой литературы из фонда, нерегулярность проведения списания этих изданий, плохо организованное изучение фонда.	Регулярное изучение фонда, оценка его специалистами-отраслевиками, своевременность изъятия изданий.

Библиотечные фонды

Перечень причин образования пассивной части фонда	Обстоятельства, вызывающие образование пассивной части фонда	Управленческие решения
Непрофильные	Плохое знание профиля фонда, состава читателей и их потребностей, ошибочная засылка незаказанных изданий.	Изучение профиля фонда, потребностей читателей, возврат незаказанных изданий.
Ветхие	Повышенный спрос на издание, плохой переплет, небрежное обращение с книгами.	Срочный переплет, реставрация изданий. Если издание не принимается в переплет, то списывается. Организация комплекса мероприятий по пропаганде бережного отношения к книге. Доукомплектование.
Дублетные	Недостатки текущего комплектования, неправильное определение экземплярности при предварительном заказе.	Усилить пропаганду этих изданий. При значительной дублетности — передача части изданий в другие библиотеки. Научно обоснованное определение экземплярности в предварительном заказе.
Узкого спроса	Незначительное число читателей данного издания, недостатки предварительного заказа.	Передача изданий на другой уровень хранения.

Библиотека может провести изучение тех книг, которые не нашли своего читателя, поместив эти издания на выставки, например, с такими названиями: «Эти книги экспонируются в библиотеке в последний раз» или «Ваше мнение, читатель, об этих книгах». В этом случае читателям предлагается карточка обратной связи со следующими оценочными критериями:

1. Не было информации о книге;

2. Книга незаслуженно забыта;

3. Книга узкого спроса;

4. Тема книги не вызвала интереса;

5. Тема важна, но материал изложен примитивно, неинтересно;

6. Тема потеряла актуальность;

7. Издание устарело по содержанию;

8. Книга не привлекла внимания из-за плохого полиграфического оформления;

9. Содержит сложный, трудный для восприятия материал.

Анализ карточек обратной связи с отмеченными читателями оценочными номерами позволит принять обоснованные решения о дальнейшей судьбе книги в библиотеке.

Изучение состава и использования фонда...

Кроме карточек обратной связи посмотреть на фонд глазами читателей позволяют и другие социологические методы его изучения (беседы, анкетирование, интервьюирование, отзывы читателей о книгах, анализ читательских формуляров и т. д.). Особое место в изучении состава читателей и их потребностей в целях научно обоснованного комплектования занимают картотека читательского профиля и картотека отказов. Картотека читательского профиля позволяет сегментировать состав читателей по такому признаку, как профессия. Подробно о признаках сегментирования и изучении потребительского спроса можно узнать из пособия И. В. Эйдемиллер. Анализ читательских формуляров дает картину читательских предпочтений различных групп пользователей библиотеки, что позволяет корректировать текущее комплектование библиотеки. В целях выявления соответствия фонда библиотеки потребностям читателей рекомендуется также проводить дни сплошного учета спроса (3-4 раза в год). Такое изучение в режиме «запрос—ответ» позволяет выявить пробелы в комплектовании, скорректировать тематику в структурной модели фонда, уточнить цели чтения, более четко определить и типологию изданий. Выявить лучшие конкретные издания по наиболее спрашиваемым темам позволяет библиографический метод изучения фонда, то есть сверка информационно-библиографических пособий, учебных программ и т. д. с каталогами библиотеки.

Особое значение для совершенствования комплектования имеет изучение отказов. Основное требование к учету отказов — непрерывность, так как только в этом случае можно получить полную и достоверную информацию, необходимую для управления качеством комплектования.

Всестороннее изучение фонда требует применения в едином комплексе всех перечисленных выше методов его изучения: статистических, социологических, библиографических. Автоматизированное изучение фонда библиотеки позволяет получать управленческую информацию по самым разным аспектам, в том числе — в графической форме (представить соотношение объема фонда, книговыдачи, числа читателей и т. д.), легко выявить состав и использование фонда по типам, видам и жанрам, сериям, издательствам, выявить наиболее читаемых авторов, четко представить неудовлетворенный спрос.

В повышении эффективности фонда значительную роль играет его реклама, выполняющая в деятельности библиотек ряд важнейших функций.

Прежде всего следует назвать информационную функцию рекламы. Реклама обеспечивает читателей направленным потоком информации о документах, имеющихся не только в самой библиотеке, но и вне ее. Формируя читательский спрос и стимулируя книговыдачу, повышая обращаемость фонда, реклама выполняет также экономическую функцию. Являясь частью системы маркетинга, реклама берет на себя еще и функцию коммуникационную. С помощью карточек обратной связи, книжных формуляров и других способов, используемых в рекламной деятельности.

70________________________________________ Библиотечные фонды

поддерживается постоянная обратная связь с читателями. Это позволяет контролировать продвижение документов на читательском рынке, создавать и закреплять у читателей систему предпочтений к определенным документам, в случае необходимости корректировать процесс использования документов. Таким образом реализуется контролирующая и корректирующая функция рекламы. Опыт показывает, что эстетически выдержанная реклама не раздражает и не утомляет читателей, а рассматривается ими как необходимая и полезная часть деятельности библиотеки.

⇐ Предыдущая 6 7 8 9 101112 13 14 15 Следующая ⇒