Главная | Обратная связь

УЧЕТ, РАССТАНОВКА И РАЗМЕЩЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

Учет фонда — это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность.

Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, местонахождение каждого документа. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их коли­чества.

Учет фонда отражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для го­сударственного статистического учета, отчетности библиотеки, планиро­вания ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за на­личием и движением документов.

Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организа­ционно-технологических особенностей для государственных и муници­пальных библиотек Российской Федерации закреплены в «Инструкции об учете библиотечного фонда».

Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их марки­ровку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.

Система учета включает:

• внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;

• государственный статистический учет библиотечного фонда по фор­ме «6-НК»;

• особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников; архивных докумен­тов, находящихся в фонде библиотек).

Объектами учета библиотечного фонда являются документы — неза­висимо от их вида и материальной основы.

В соответствии с ГОСТ 7.20-80 «Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» и изменениями к нему (1984 г.), величина и движение фонда измеряются в основных и дополнительных единицах.

Основными единицами учета фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов являются:

1. Название — каждое новое или повторное издание, другой доку­мент, отличающийся от остальных заглавием, выходными данны­ми или другими элементами оформления;

Учет, расстановка и размещение библиотечного фонда

2. Экземпляр — каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.

Дополнительными единицами учета фонда являются:

1. Годовой комплект — совокупность номеров (выпусков) перио­дических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;

2. Метрополий — международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями и дру­гими документами;

3. Переплетная единица (подшивка) — совокупность номеров пе­риодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

Для отдельных видов документов устанавливаются специальные еди­ницы учета. Например, основными единицами учета для неопубликован­ных документов являются экземпляр и название. Основными единицами учета журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название из­дания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения загла­вия журнала и полноты комплекта. Для газет — это годовой комплект и название газеты. Основными единицами учета фонда аудиовизуальных до­кументов являются экземпляр и название. Экземпляром для компакт-дис­ков считается диск; для кинофильмов — бобина; для видеофильмов — кассета, для микроформ и микрофиш — название; для микрофильмов — рулон. Единицами учета электронных изданий являются дискета, ком­пакт-диск (CD) и название.

Различают два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Суммарный (или интегрированный) учет — это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п).

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Индивидуальный (или дифференцированный) учет — это учет каж­дого конкретного экземпляра документа или каждого названия докумен­та, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета биб­лиотечного фонда» (журнал, листы) в традиционном или машиночитаемом виде. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета биб­лиотечного фонда»:

Библиотечные фонды

Часть 1. «Поступление в фонд»; Часть 2. «Выбытие из фонда»; Часть3. «Итоги движения фонда».

Форма «Книги суммарного учета библиотечного фонда» согласована с формами статистической отчетности и Дневником библиотеки, в котором ежедневно учитывают выдачу документов из фонда.

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксиру­ются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях; дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и другим параметрам), сто­имость приобретенных документов.

В «Книге учета библиотечного фонда ЦБС» указываются сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структур­ные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие.

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференци­рованно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

К документам постоянного хранения с присвоением инвентарного но­мера относятся обязательные экземпляры отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями получателей ОЭ, а также доку­менты, принимаемые на депозитарное хранение.

К документам длительного хранения с присвоением инвентарного но­мера относятся документы, предназначенные для удовлетворения текуще­го и прогнозируемого читательского спроса независимо от вида докумен­та, его объема, тематики и других формальных признаков.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем они исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный пе­риод времени.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во вто­рой части «Книги суммарного учета» с указанием одной из причин исключе­ния: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержа­нию, дублетность, непрофильность, пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача). Вы­бытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражает­ся в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета.

Итоги движения фонда в обязательном порядке подводятся за год. В зависимости от принятого в данной библиотеке порядка итоги могут под­водиться за квартал, полугодие.

Учет, расстановка и размещение библиотечного фонда

При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ по­лучает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непос­редственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за докумен­том на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (ин­вентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).

Форма индивидуального учета выбирается библиотекой самостоя­тельно в зависимости от типа, статуса, особенностей фондов.

Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Про­верка фонда — это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Про­верка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом.

В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обя­зательная проверка библиотечного фонда производится:

• при смене материально-ответственного лица;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи доку­ментов;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

• при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

• при реорганизации и ликвидации библиотеки.

Результаты проверки фиксируются в акте и рассматриваются комис­сией по сохранности.

Проверка фондов осуществляется в следующие сроки:

• наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, — ежегодно;

• редчайшие фонды — один раз в 3 года;

• ценные фонды — один раз в 5 лет;

• фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;

• фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;

• фонды библиотек от 200 до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет;

• фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно в вы­борочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

За учетом следует обработка документов — комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию.

Библиотечные фонды

Учтенный и обработанный фонд нуждается в размещении.

Размещение фонда — это пространственное расположение частей библиотечного фонда в фондохранилище и по структурным подразделени­ям библиотеки в целях удобного обслуживания абонентов и хранения.

В рамках отдельно взятой библиотеки размещение фонда подразуме­вает физическое объединение учтенных и обработанных документов в си­стематизированную коллекцию и ее расположение в здании (помещении) библиотеки.

Один из простых и рациональных способов — разделение фонда на относительно автономные составные части (подфонды). Это дает возмож­ность библиотеке обеспечить более качественное, гибкое и быстрое об­служивание абонентов (так как документы выдаются из меньших по объе­му фондов), учитывать, обрабатывать, расставлять и хранить фонд, исхо­дя из его особенностей, а также более глубоко изучать и знать фонд со­трудникам библиотеки — хранителям и работникам фондов.

Первым уровнем деления фонда является принадлежность к струк­турному подразделению библиотеки (например, фонд абонемента, читаль­ного зала, отдела искусств, медиатеки и т. д.). Следующий признак струк­туризации фонда — вид документа (подфонд журналов, нот, игр и т. д.). Другими признаками выделения подфондов могут быть язык, время изда­ния, жанр и др.

Очень важным признаком деления фонда является степень его ис­пользования. Наиболее часто спрашиваемые издания приближают к ка­федре выдачи, менее спрашиваемые переводят на другой уровень хране­ния, редко или совсем не спрашиваемые издания передают в депозитарии, предлагают другим библиотекам или вообще исключают из фондов, если документы перестают отвечать предъявляемым к ним требованиям (напри­мер, устарели по содержанию).

Практически весь фонд общедоступных библиотек обычно распола­гается на открытом доступе, где расстановка документов осуществляется по систематически-алфавитному признаку. В последнее время в фонде от­крытого доступа общедоступных библиотек принято проводить так назы­ваемое «зонирование». Обычно выделяют ближнюю зону, где располагают документы повседневного тематического спроса («библиоэкспресс»); сред­нюю зону («библиоконстанта»), где документы располагаются в обычном порядке по системе знаний, и дальнюю зону, куда попадают документы редкого или единичного спроса («библиоретро»).

Расстановка документов непосредственно на библиотечных полках — завершающий этап размещения фондов. Под расстановкой библиотечного фонда понимают:

• порядок расположения документов на полках фондохранилища, определяемый методикой обслуживания абонентов, типом, соста­вом и величиной фонда;

Сохранность библиотечного фонда

• библиотечную операцию, заключающуюся в размещении докумен­
тов на полках фондохранилища в соответствии с шифрами их хра­
нения.

Различают две основные группы видов расстановок библиотечного фонда: расстановки содержательного типа и расстановки формаль­ного типа. К расстановкам содержательного типа относятся система­тическая, тематическая и предметная расстановки. К расстановкам фор­мального типа — расстановки, основанные на формальных признаках — алфавитная, географическая, хронологическая, языковая, формат­ная, нумерационная. За исключением алфавитной и нумерационной ни одна из перечисленных расстановок сама по себе недостаточна для рацио­нального размещения фонда на полках. Как правило, виды расстановок применяются в различных сочетаниях. Например, алфавитно-хронологи­ческая, форматно-инвентарная, систематически-алфавитная и т. д.

В расстановочном шифре первый признак всегда является основным, второй и последующие — вспомогательными.

Наиболее распространенным видом расстановки, используемой в обще­доступной библиотеке, является систематически-алфавитная расстанов­ка. При систематической расстановке документы расставляются по отрас­лям знаний, а внутри — по алфавиту авторов или заглавий. Систематичес­кий порядок устанавливается в соответствии с таблицами библиотечной классификации, применяемой в данной библиотеке. Чтобы точно устано­вить место документов в алфавитном ряду, пользуются таблицей авторс­ких знаков. Авторский знак представляет собой условное обозначение на­чального сочетания букв фамилии автора или заглавия документа, состоя­щее из первой буквы заголовка библиографической записи и двухзначного или трехзначного порядкового номера, определяемого по таблице автор­ских знаков. Таблица авторских знаков — это перечень наиболее распро­страненных в данном языке начальных буквосочетаний, пронумерован­ных от 11 до 99 (двухзначная таблица) или от 111 до 999 (трехзначная таблица). Например, авторский знак фамилии Пушкин — П 91.

Тематическую расстановку применяют, когда необходимо собрать документы различных отраслей знаний и разных видов в рамках опреде­ленной темы. В общедоступных библиотеках для организации фонда от­крытого доступа используются различные тематические комплексы. Наи­более распространены:

• страноведческий комплекс, собирающий литературу по экономи­ке, политике, истории, географии, флоре и фауне, культуре и ис­кусству определенной страны;

• комплекс «Дом. Быт. Семья. Досуг», собирающий литературу по семейному воспитанию, домоводству, рукоделию, семейному до­сугу, оздоровлению, различным любительским занятиям.

Библиотечные фонды

Тематическая расстановка как основная широко используется в дет­ских библиотеках, особенно для младшего возраста, где преобладает имен­но тематический спрос, например, «Сказки», «Путешествия» и т. д.

При предметной расстановке фонда документы группируются по рас­сматриваемым в них предметам (объектам, аспектам, событиям, явлениям и т. д.). Такая расстановка фонда удобна при кратковременном увеличении запросов на документы по тому или иному актуальному вопросу.

Формальные расстановки (форматная, хронологическая) применя­ются главным образом в общедоступных библиотеках для расстановки журналов, газет, кинофотофонодокументов.

При хронологической расстановке документы упорядочиваются по времени их выхода в свет. Обычно хронологическая расстановка сочетает­ся с алфавитной, нумерационной или форматной расстановками.

Например, шифром издания при хронологически-нумерационной расстановке будет год издания документа и порядковый номер его поступ­ления: 1989-4351.

При географической расстановке документы группируются по алфа­виту стран, городов, областей, в которых они изданы, либо мест, которым посвящено содержание документа. В общедоступных библиотеках она применяется для организации фонда художественной литературы зару­бежных стран, народов России и СНГ.

При языковой расстановке документы подразделяют по языкам, на которых они вышли в свет, а в пределах каждой языковой группы их рас­ставляют в систематическом, алфавитном или ином порядке.

Другие виды формальных расстановок (форматная, нумерационная, крепостная) используются для расстановки фондов в крупных фондохра­нилищах и для организации фондов специальных библиотек (напр., фон­дов научно-технической документации).

Важной частью работы по формированию и использованию библио­течного фонда является обеспечение его сохранности.