Главная | Обратная связь

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Систематизация — это отражение с достаточной полнотой и точнос­тью в поисковом образе документа содержательных и формальных при­знаков документа в виде классификационных индексов. Объектом систе­матизации может быть отдельное произведение печати, его часть или сово­купность однородных документов, анализируемых de visu.

Систематизация состоит из взаимосвязанных и последовательно вы­полняемых процессов:

• анализ содержания документов как объекта систематизации;

• выявление и отбор смысловых компонентов (понятий) в содержа­нии документа и соотнесение их с индексами основных и вспомога­тельных таблиц (типовыми делениями в ББК или определителями в УДК);

• принятие классификационного решения, которое выражают од­ним или несколькими классификационными индексами, составля­ющими полный индекс;

• на основе принятого классификационного решения формулируют предметные рубрики алфавитно-предметного указателя (АПУ) к СК;

• редактирование классификационных индексов и предметных руб­рикАПУ;

• оформление классификационного решения на карточке, в источ­нике или в машиночитаемом виде при вводе в базу данных с одно­временным введением рубрики в АПУ и систематическую конт­рольную картотеку (СКК).

Каталогизация

Классификационное решение выражают с помощью следующих ин­дексов: полочного, который определяет место документа на полке; ката­ложного, который определяет место библиографической записи в катало­ге; и полного, который представляет собой совокупность всех каталож­ных индексов для данного документа, его поисковый образ (ПОД).

Полный индекс указывает, в каких делениях отражается данный до­кумент при многократном тиражировании и сколько экземпляров карто­чек (основной и дополнительных) необходимо для включения в системати­ческий каталог.

Полный индекс размещают в правом нижнем углу карточки система­тического каталога. Входящие в него каталожные индексы объединяются знаком +. Первым всегда ставится тот индекс, по которому документ сто­ит на полке.

Каталожный индекс проставляют в нижнем левом углу каждой карточ­ки. Каталожный индекс совпадает с полным, если документ монотематичен и, соответственно, отражается в одном отделе систематического каталога.

Полочный индекс приводят в левом верхнем углу каждой карточки. Сочетание полочного индекса и авторского знака — условного обозначе­ния фамилии автора или первого слова заглавия документа — является шифром хранения документа, то есть условным обозначением места хра­нения документа в фонде при систематической расстановке.

Систематизация производится по рабочим таблицам, которые отра­жают особенности структуры и степень детализации систематического каталога конкретной библиотеки. Рабочие таблицы создаются в результа­те уточнения и доработки типографского издания таблиц. В них могут быть внесены новые индексы, новые сложные индексы, образованные с помощью общих или специальных типовых делений, а также комбиниро­ванные индексы.

При систематизации используются также индексы карточек центра­лизованной каталогизации, которые сверяют с рабочими таблицами и. при необходимости, дополняют, уточняют или сокращают.

Любые таблицы классификации содержат разъяснения о том, как ими пользоваться. В методических рекомендациях приводятся общие сведе­ния о таблицах и правила систематизации документов.

В процессе систематизации, кроме методических рекомендаций в таб­лицах классификации, используется методический аппарат, включающий пособия по общей и частной методике систематизации, опубликованные в печати, и картотеку методических решений (КМР). В данной картотеке отражаются правила систематизации, которые устанавливает сама биб­лиотека, выбирая одно классификационное решение из ряда возможных и фиксируя его в КМР. Этим достигается единообразие методов системати­зации документов, аналогичных по тематике, характеру изложения и дру­гим признакам. В общедоступных библиотеках КМР организуется по ал­фавиту названий тем (ключевых слов или предметных рубрик), записан-

Систематизация документов

пых на отдельных карточках, где излагается текст принятого решения и дается его пример.

В процессе систематизации для получения необходимой информации используется «Справочный аппарат систематизатора» — фонд справоч­ных изданий, формируемый в отделе каталогизации. В состав данного фон­да входят универсальные и отраслевые энциклопедии, толковые и терми­нологические словари, двуязычные словари, географические атласы, справочники, а также словари нормализованной терминологии — отрас­левые рубрикаторы, словари предметных рубрик и тезаурусы.