Главная | Обратная связь

КАРТОТЕКИ И БАЗЫ ДАННЫХ

В отличие от библиотечных каталогов картотеки и БД отражают све­дения о документах (или извлеченных из них фактах) вне зависимости от наличия этих материалов в фонде данной библиотеки. Иначе говоря, такие поисковые системы ориентированы на отражение всего совокупного доку­ментального потока.

Связи между каталогами и картотеками (базами данных) формируют­ся уже в момент их создания. Единство этих частей СБА обеспечивают:

• единые или совместимые информационно-поисковые языки и стан­дартизированные формы библиографической записи;

• перекрестные ссылки и отсылки;

• единый АПУ.

К числу наиболее распространенных в практике работы общедоступ­ных библиотек относятся библиографические картотеки (БД):

• картотеки (БД) журнальных статей;

• краеведческие картотеки;

• тематические картотеки;

• специальные картотеки.

Систематическая картотека статей базируется на аналитичес­кой росписи периодических и продолжающихся изданий, сборников, раз­делов монографии, руководств и пособий. По тематике отражаемых мате­риалов она является универсальной, однако ее границы избираются с уче­том экономического и социально-культурного развития обслуживаемого библиотекой региона (района) и на базе систематического изучения потреб­ностей читателей. Структура картотеки аналогична структуре системати­ческого каталога.

134_______________ Справочно-библиографический аппарат библиотек

Ранее основой для ведения картотеки журнальных статей служили печатные карточки Российской книжной палаты. В настоящее время ана­литическая роспись осуществляется, как правило, силами сотрудников библиотек, что приводит к многократному дублированию этого процесса и его удорожанию,

В целях рациональной организации библиографического труда в ре­гионах страны начинают создаваться корпоративные библиотечно-инфор­мационные системы, участники которых обрабатывают определенную часть закрепленных за ними новых поступлений, а затем совместными усилиями формируют общую библиографическую базу. Эта работа анало­гична созданию сводного электронного каталога. Намечается тенденция к совмещению этих поисковых систем.

Заметно усиливающийся в последнее время интерес к истории и, в частности, к истории своего края привел к чрезвычайному распростране­нию в практике работы публичных библиотек краеведческих картотек. Они расширяют возможности краеведческого каталога и заменяют его, отражают документы по широкому кругу вопросов, касающихся различ­ных аспектов истории и современной жизни региона. Полная краеведче­ская картотека включает следующие разделы: история территории в це­лом; географические и экономические особенности региона; экология; особенности развития промышленности, сельского хозяйства, транспор­та и т. п.; сведения демографического характера; информация о деятель­ности религиозных конфессий национально-культурных обществ; сведе­ния о культуре, науке и искусстве региона; художественная литература, фольклор; особенности языка края; происхождение и значение имен. В пределах разделов часто выделяются рубрики персонального характера, касающиеся жизни и творчества выдающихся деятелей науки и культуры, лидеров общественных движений и т. д.

Источником формирования краеведческих картотек служит весь дос­тупный библиотекарю документальный поток. Особое внимание обраща­ется на книги, периодические и продолжающиеся издания, выходящие на территории региона.

Центральные библиотеки субъектов РФ ведут краеведческие базы данных. Учитывая, что они представляют собой уникальную по тематике библиографическую продукцию, для их распространения в мировом ин­формационном пространстве стремятся соблюдать следующие принципы:

• возможности конвертации и, следовательно, обмена с другими ба­зами данных;

• первоочередной росписи местных, малотиражных и нетиражируе­мых изданий;

При организации баз данных и переводе традиционных картотек в электронную или сетевую форму необходимо проверить содержание пред­полагаемой базы на дублирование в других библиотеках края и при обна-

Картотеки и базы данных

ружении дублирования или больших расхождений в наполнении картоте­ки строить базу данных распределенного типа (то есть каждая библиотека ведет определенные разделы, сливающиеся на центральном сервере БД, доступном пользователю любой библиотеки, входящей в данную систему). Если такой технической возможности библиотеки не имеют, однопользо­вательская база данных строится таким образом, чтобы она максимально отражала вышеперечисленные разделы.

Тенденцией развития краеведческого поискового аппарата в случае его реализации в электронном варианте является генерирование комплек­са БД: одновременно полнотекстовых, библиографических и фактографи­ческих. В этом случае в них включают не только текстовую информацию, но и иконографические, аудио- и видеоматериалы.

Следует указать еще одну тенденцию: общедоступные библиотеки на­чали принимать на хранение и отражать в краеведческих картотеках (БД) семейные архивы жителей данного региона. Это делает краеведческую часть СБА еще более ценной.

Назначением тематических библиографических картотек являет­ся отражение документов по наиболее актуальной и потому востребован­ной читателями проблематике. Часто они носят временный характер. Их ведение прекращается, когда рассматриваемая проблема перестает быть актуальной. В случае, когда тематические картотеки создаются в элект­ронной форме, их называют проблемно-ориентированными, подчеркивая тем самым сквозной, межотраслевой характер библиографируемой лите­ратуры. Именно поэтому тематические картотеки и БД выделяются в са­мостоятельные поисковые системы, а не становятся разделами картотеки журнальных статей.

Межотраслевой характер тематики влияет на все процессы ведения таких картотек. Их наполнение требует просмотра большого числа источ­ников, а организация материала — разработки проблемно-ориентирован­ного рубрикатора. Что касается полноты отбора информации, то она зави­сит от назначения картотеки. Те их них, которые носят рекомендательный характер, как правило, отражают массовую и популярную литературу. В качестве примера можно привести тематическую картотеку «Полезная социальная информация» с разделами: образование, здравоохранение, жилье, юридическая помощь, социальная защита и др. Внутри каждого из разделов имеется описание основных нормативных актов, опубликован­ных в газетах и журналах консультаций, статей и справочных изданий.

Специальные библиографические картотеки в общедоступных биб­лиотеках создаются для отражения заглавий произведений художествен­ной литературы, рецензий, иллюстративных материалов. К специальным относятся и картотеки персонального характера. Они ведутся в случае получения значительного числа читательских запросов, касающихся жиз­ни и творчества ученых, писателей, художников, а также государственных

Справочно-библиографический аппарат библиотек

и общественных деятелей. В научных библиотеках распространены кар­тотеки трудов сотрудников, включая защищенные диссертации.

Само появление специальных картотек связано с невозможностью или чрезвычайной трудоемкостью многоаспектного поиска информации при обращении к традиционным системам. При генерировании библиогра­фических БД потребность в них исчезает. Причем многие картотеки (ре­цензий, трудов научных коллективов, персональные) из библиографиче­ских преобразуются в поисковые системы смешанного типа — библиогра­фические и полнотекстовые.

Увеличение числа фактографических запросов читателей при быст­ром устаревании справочных изданий и рассредоточенности материала по большому их числу, высокая стоимость услуг, предоставляемых аналити­ческими информационными центрами, заставляет библиотеки создавать собственные фактографические поисковые системы. Наиболее распрост­раненными в деятельности публичных библиотек являются адресные БД организаций и предприятий региона; номенклатура товаров и услуг быто­вого назначения; образовательных и медицинских услуг и организаций их предоставляющих; услуг бирж труда и рекрутинговых агентств; служб социальной поддержки и помощи личности.

Крупные библиотеки генерируют БД, отражающие сведения в масш­табе всей страны (например, создаваемые НИО Информкультуры РГБ БД «Организации и учреждения культурно-досуговой сферы России», «Куль­турная жизнь России», в которой сосредоточена информация о заплани­рованных к проведению культурных мероприятиях федерального и регио­нального значения, а также БД РГЮБ «Высшее образование в России» ).

Ключевым вопросом методики создания фактографических карто­тек (БД) является разработка типовых макетов описания объектов, даю­щих достаточно полную и многоаспектную их характеристику. Так, если создается организационно-фирменная картотека, то макет описания вклю­чает следующие сведения:

• название организации;

• адресные данные;

• наличие филиалов;

• тип организации и форма собственности;

• сведения о первых лицах;

• основные направления деятельности;

• продукция, услуги и условия их предоставления;

• рейтинг организации;

• членство в российских и международных профессиональных объединениях;

• отражение деятельности организации в печати;

• издания организации.

В случае если собираются сведения об образовательных услугах, то фиксируются:

Картотеки и базы данных____________________ 137

• направленность обучения;

• образовательное учреждение, предоставляющее услугу, и нали­чие у него лицензии;

• контингент обучаемых, на которых ориентирована услуга;

• сроки обучения и возможности его продолжения;

• основное содержание учебных программ;

• предоставление пакетов учебных материалов в личное пользова­ние обучающихся;

• документы, выдаваемые по окончании обучения;

• условия обучения.

При формировании поисковых систем библиотеки не ограничивают­ся собственным фондом. Активно используются ресурсы Интернета.

В последние годы публичные библиотеки создают и используют и полнотекстовые базы данных. Это особенно характерно для деятельности таких специализированных отделов библиотек, как центры правовой ин­формации, бизнес-центры и т. п. Наиболее широк в этой области выбор юридических БД фирм «Гарант», «Кодекс», «Консультант +».

Основные характеристики картотек и баз данных закрепляются в пас­портах, где указывается: название картотеки (БД); ее тематика; год созда­ния картотеки (БД); источники комплектования; Хронологический охват; ее объем, ежегодный прирост; оперативность включения новых сведений (актуализация данных); виды отражаемых или обрабатываемых докумен­тов; способ библиографической характеристики документов; организа­ция материала в пределах картотеки и конкретных разделов; используе­мый ИПЯ; вспомогательный аппарат; фамилия ответственного за ведение картотеки (БД).

До недавнего времени паспорта картотек являлись внутренней доку­ментацией библиотеки. Несмотря на то, что разрабатывались унифициро­ванные формы, полнота и порядок отражения сведений зависели от про­фессиональных качеств библиографов, ответственных за ведение карто­тек. Ситуация изменилась, когда библиотеки начали генерировать биб­лиографические и фактографические БД, предназначенные для внешнего использования: обмена, продажи, размещения в Интернете. Потребова­лось использование унифицированных форм характеристики этой продук­ции, обязательных для описания БД, создаваемых любыми учреждениями и претендующих на отражение в различных каталогах и указателях баз данных. Схема характеристики закреплена в ГОСТ 7.70-96 «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов».

Литература

1. Берестова Т. Ф. СБА универсальных библиотек: модные веяния и устойчи­вые тенденции // Библиография. — 1997. — №1. — С. 3-10.

138__________________ Справочно-библиографический аппарат библиотек

2. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила со­ставления: ГОСТ 7.1—84. — Введ. 01.01.86. — М., 1987. — 75 с.

3. Библиотечно-библиографическая классификация: рабочие таблицы для мас­совых библиотек. — М.: Либерея, 1997. — 688 с.

4. Васильева Т. А., Елисиня Е. Ю. Комплектование и организация использова­ния компактных оптических дисков в универсальных научных библиотеках / / Научные и технические библиотеки. — 1997. — № 2. — С. 76-80.

5. Васневская Е. Фактографические базы данных в библиотеке / / Библиоте­коведение. — 1999. — № 4-6. — С. 44-46.

6. Гринина Р. Ф. Теоретические основы предметизации и предметного каталога: Учеб. пособие для студентов библ. фак. — Л., 1989. — 73 с.

7. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предме­тизации: ГОСТ 7.59—90. — Введ. 01.01.91. — М., 1990. — 10 с.

8. Каленое Н. Е. Электронные каталоги, MARC-формат и автоматизация биб­лиотечной технологии / / Применение ЭВМ в информационно-библиотеч­ной технологии: Сб. науч. тр. / БЕН РАН. — М., 1995. — С. 3-10.

9. Каталоги и картотеки ЦБС: Практ. пособие / Гос. б-ка СССР им. В. И. Лени­на. — М.: Книга, 1985. — 128 с.

 

10. Клиндух И. А. Электронный каталог. Проблемы создания и ведения / / Биб­лиотековедение. — 1995. — № 6. — С. 73-82.

11. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Тер­мины и определения: ГОСТ 7.76—96. — Введ. 01.01.98. — Минск, 1997. — 52 с.

12. Лавренова О. А. Электронный каталог // Библиотекарь. — 1990. — № 10. — С. 68-71.

13. МеняевМ. Ф., Земское А. И., Денисов Б. В. Оптические диски в библиотеч­ной технологии // Науч. и техн. б-ки. — 1997. — № 3. — С. 3-15.

14. Организация алфавитного каталога в массовых библиотеках: Метод. реко­мендации / Гос. б-ка БССР им. В. И. Ленина; сост. 3. К. Слепченко. — Минск, 1981. —34 с.

15. Предметный каталог. Общая методика предметизации. Организация и веде­ние каталога: Пособие для библиотекарей / Гос. публ. б-ка им. М. Е. Салты­кова-Щедрина. — М.: Книга, 1973. — 125 с.

16. Российский коммуникативный формат представления библиографических записей в машиночитаемой форме (Рос. вариант UNIMARC): Кн. и сер. изд. / И. Б. Цветкова, Е. Е. Фролова, Т. А. Бахтурина и др. — СПб: Изд-во РНБ, 1998.— Разд. паг.

17. Система каталогов и картотек библиотеки / / Библиографическая работа в библиотеке: организация и методика. — М., 1990. — С. 87-92.

18. Систематический каталог: Практ. пособие / Гос. б-ка СССР им. В. И. Лени­на; сост. Э. Р. Сукиасян. — М.: Кн. палата, 1990. — 181 с.

19. Современная каталогизационная терминология: Толковый словарь с метод. рекомендациями / РГБ. — М., 1992. — 198 с.

20. Составление библиографического описания: Краткие правила / Междувед. каталогиз. комис. при Гос. б-ке СССР им. В. И. Ленина. — 2-е изд., доп. — М.: Кн. палата, 1991. —224 с.

21. Степанов В. К. Виртуальный СБА: проблема внедрения и использования в библиотеках // Библиография. — 1996. — №4. — С. 5-8.

22. Хартюнова Л. В. Библиотечные каталоги. Назначение, виды, историогра­фия: Учеб. пособие для студентов библ. фак. — М., 1992. — 70 с.