Главная | Обратная связь

РАЗДЕЛЕНИЕ И КООПЕРАЦИЯ БИБЛИОТЕЧНОГО ТРУДА

Разделение труда в библиотеке — это разграничение функций меж­ду ее структурными подразделениями, а также распределение обязаннос­тей между сотрудниками.

Кооперация библиотечного труда — это форма его организации, при которой объединяются ресурсы (трудовые, материальные и др.) для решения общих задач и более эффективного выполнения смежных техно­логических процессов.

Разделение труда является основой его научной организации, так как позволяет правильно распределить объем работ и функциональные обя­занности как структурных подразделений библиотеки, так и отдельных сотрудников, повышает ответственность каждого за порученный ему уча­сток работы.

В основу разделения труда в библиотеке могут быть положены раз­ные признаки. При этом должны учитываться целевая установка и направ­ленность деятельности библиотеки, состав ее читателей и фондов, юриди­ческий статус, объем работ, условия, в которых существует библиотека,

Разделение и кооперация библиотечного труда__________________ 325

и т. п. Этими факторами определяется структура конкретной библиотеки. В общедоступной библиотеке главенствующим в разделении труда являет­ся функциональный принцип. Цель его в том, чтобы каждое структурное подразделение библиотеки (отдел, филиал, сектор, группа) выполняло оп­ределенную, строго очерченную функцию: например, комплектование фон­дов, обработка новых поступлений, обслуживание читателей, справочно-библиографическое обслуживание, методическая работа и т. д.

В зависимости от объема работ структурное подразделение может выполнять не одну, а несколько родственных функций. Так, в общедоступ­ных библиотеках нередко объединяются отделы комплектования и обра­ботки, хранения и использования фондов. При этом, однако, должны со­блюдаться следующие условия: во-первых, объединяться в рамках единого отдела могут только подразделения, родственные по содержанию и харак­теру работы. Так, нельзя признать удачным практикуемое объединение методических и библиографических отделов в методико-библиографичес­кий, так как методические и библиографические функции различны по существу. Во-вторых, в объединенном отделе должны быть выделены от­носительно самостоятельные подразделения, выполняющие определенную функцию. Например, объединенный отдел комплектования и обработки целесообразно разделить на сектор комплектования и сектор обработки литературы, а в структуре методического отдела выделить сектор мар­кетинга.

Объем выполняемых работ является первым определяющим призна­ком для создания самостоятельного структурного подразделения (отдела) либо структурной ячейки (сектора, группы в одном из отделов). При этом структура библиотеки должна быть построена таким образом, чтобы отде­лы, филиалы, сектора, группы в совокупности обеспечивали выполнение всех функций, возложенных на данную библиотеку.

При распределении круга обязанностей между отделами библиотеки важным условием является централизация функций, то есть возможно более полное сосредоточение определенных процессов в рамках одного отдела — с тем, чтобы в максимальной степени ликвидировать выполнение однотипных работ в различных отделах.

Функциональный принцип развития структуры библиотеки является для общедоступных библиотек основным, но не единственным. Наряду с ним в практике библиотек используются и другие принципы структурного деления, в частности — отраслевой.

Отраслевой принцип структуры библиотек может включать в себя разные признаки деления, из которых важнейшими являются следующие:

• по отраслям знания;

• по типам и видам документов;

• по составу читателей.

Управление библиотечными технологиями

Выделение структурных подразделений по отраслевому принципу по­зволяет более углубленно работать с отраслевой литературой, дифференци­рованно удовлетворять запросы и потребности отдельных групп читателей.

Отраслевая специализация получила в последние годы широкое раз­витие путем специализации библиотек-филиалов: семейного чтения, эко­логии, краеведения и т. п. Отраслевая специализация присуща зачастую не отделам, которые чаще всего образуются по функциональному принци­пу, а секторам и группам в рамках отделов.

Структура библиотеки должна быть гибкой, способной к перестрой­ке в случае производственной необходимости. В то же время она должна быть и достаточно стабильной.

Разделение труда между структурными подразделениями библиотеки направлено на четкое разграничение функциональных обязанностей каж­дого подразделения, на ликвидацию дублирования и параллелизма в вы­полнении технологических процессов. В реализации этого требования важное место занимает разработка регламентирующей документации, в которой определяются функции и обязанности каждого отдела библиоте­ки. Таким основным регламентирующим документом является положе­ние о структурном подразделении библиотеки (филиале, отделе, секто­ре, группе).

Положение должно отражать следующий круг вопросов: основные задачи структурного подразделения, содержание его работы, организация и управление отделом, связи с другими структурными подразделениями библиотеки. Разработке положений предшествует анализ существующей организации труда в библиотеке, разделения труда между отделами, изу­чение опыта других библиотек. Из возможных вариантов выбирается ре­шение, в максимальной степени обеспечивающее качественное функцио­нирование структурного подразделения с наименьшими затратами труда.

При определении содержания работы структурного подразделения выявляются прежде всего те процессы, которые составляют основную, его ведущую функцию как самостоятельного подразделения. Вместе с тем на отдел могут быть возложены и дополнительные, смежные функции, кото­рые он выполняет совместно с другими подразделениями в помощь другим отделам или библиотеке в целом.

Таким образом, разработка и утверждение положений о структурных подразделениях библиотеки направлены, с одной стороны, на разделение труда между отделами, а с другой — на их взаимодействие, координацию и кооперирование их деятельности.

Внутри структурного подразделения осуществляется дальнейшее разделение труда, четкое определение прав и обязанностей каждого со­трудника. Здесь также может осуществляться функциональное деление, когда библиотекарь выполняет строго определенные процессы, что повы­шает производительность и качество труда. Вместе с тем используется и

Разделение и кооперация библиотечного труда

принцип отраслевого разделения труда, позволяющий библиотекарю специализироваться на определенной области знания, по типу и виду доку­ментов, обслуживаемым группам читателей.

Более дробное деление труда позволяет библиотекарю сконцентри­ровать усилия на одном участке работы, что способствует более четкой организации труда, ведет к снижению потерь рабочего времени, неизбеж­ных, когда библиотекарь в течение рабочего дня выполняет несколько раз­личных видов работ. Вместе с тем дробное разделение труда имеет и нега­тивную сторону, приводя к монотонному выполнению ограниченного на­бора операций, повышению утомляемости, снижению внимания и интереса к выполняемой работе, непониманию сотрудниками своей роли в достижении генеральной цели деятельности библиотеки.

Поэтому при разделении труда целесообразно, во-первых, не допус­кать чрезмерного дробления операций, и, во-вторых, предусматривать возможность периодического «переключения» на выполнение другой работы.

Разделение труда между библиотекарями находит регламентирующее выражение в должностных инструкциях, определяющих функции, права, обязанности, должностные связи, ответственность и порядок работы биб­лиотекаря, занимающего определенную должность.

Разделение труда в библиотеке не ограничивается определением дол­жностных обязанностей. В структурных подразделениях необходимо на­ладить взаимозаменяемость сотрудников, что требует от библиотекарей умений и навыков выполнения новых для них операций, обучения их смежным профессиям. При разделении труда между сотрудниками необ­ходимо учитывать их образование, стаж и опыт работы на данной должно­сти, а также, разумеется в пределах возможного, личные качества библио­текаря, его способности, интересы, склонности и т. п.

Разделение труда будет научно обоснованным, если при составлении должностных инструкций будет учтен не только круг обязанностей, но и объем работ, а также время, необходимое для их выполнения. Без соблю­дения этого требования невозможно равномерно распределить обязаннос­ти между библиотекарями как одного отдела, так и между структурными подразделениями.

Учет объемов работ, подсчет необходимых затрат времени на их вы­полнение (по нормам) позволяют равномерно распределить трудовую на­грузку, не допускать перегрузки поручениями отдельных библиотекарей, что, в свою очередь, способствует более рациональному использованию рабочего времени и ресурсов библиотеки.

Процесс разделения труда в библиотеке неразрывно связан с его цен­трализацией и обеспечением взаимодействия структурных подразделений при выполнении общих задач. В библиотеках существуют функции, явля­ющиеся «сквозными» для библиотеки в целом, и поэтому в их выполнении

328______________________ Управление библиотечными технологиями

принимают участие отделы, которые не являются «родственными» и объе­динение которых было бы в принципе нецелесообразным. Примером тому может служить методическая работа, в которой должны принимать учас­тие все отделы библиотеки. В осуществлении подобных «сквозных» функций особенно важна кооперация деятельности отделов библиотеки. В структур­ном плане важно выделить отдел, который осуществлял бы роль коорди­натора. Так, центром координации комплектования библиотеки и ее фили­алов является отдел комплектования, методической работы — методиче­ский отдел и т. д.

Централизованное выполнение библиотечных работ в центральных библиотеках ЦБС не может быть качественным без активного участия филиалов, для которых эти работы выполняются. Формы такого взаимо­действия могут быть разными. Среди них следует назвать организацию обратной связи. В ЦБС она должна быть поставлена так, чтобы отдел, централизованно выполняющий те или иные виды работ для филиалов, систематически и своевременно получал сведения, необходимые для каче­ственного выполнения технологических процессов.

Другим путем взаимодействия является организация в центральной библиотеке специальных общественных органов, которые рассматривали бы наиболее важные вопросы взаимодействия (совет по комплектованию, методический совет и т. п.).

Взаимодействие библиотеки и филиалов имеет большое значение для эффективного выполнения технологических процессов, так как, хотя каж­дое структурное подразделение и выполняет свои обязанности и функции, но содержание их деятельности определяется общими задачами, стоящи­ми перед библиотекой, и это требует объединения усилий всех отделов и подразделений.

Организационными мерами, обеспечивающими кооперацию деятель­ности отделов библиотеки, являются разработка документов, регламенти­рующих деятельность отделов по различным направлениям, и единое пла­нирование совместно выполняемых работ. Стремление к выполнению той или иной функции в рамках только одного структурного подразделения, ответственного за данное направление работы, ведет, как правило, к тому, что не учитываются возможности, нужды и потребности других структур­ных подразделений. Например, практика принятия управленческих реше­ний при формировании фондов ЦБС только на уровне отдела комплектова­ния ЦБ зачастую приводит к существенным ошибкам в комплектовании фондов филиалов, отстраненных тем самым от участия в принятии реше­ний, напрямую их касающихся.

В своей практической деятельности библиотека реализует ряд комп­лексных программ: формирование единого библиотечного фонда; библио­течно-библиографическое обслуживание; построение единой системы справочно-библиографического аппарата; методическое обеспечение дея-

Нормирование библиотечных процессов. Использование норм...___________ 329

тельности библиотеки; повышение квалификации библиотечных кадров и др. Особенность комплексных программ заключается в том, что они реа­лизуются совместными усилиями практически всех структурных подраз­делений библиотеки, а это требует единства в целях, содержании, формах, методах и средствах осуществления каждой из таких программ.

В то же время в каждой комплексной программе можно выделить струк­турное подразделение (отдел, сектор), для которого данное направление деятельности является ведущим и которое, следовательно, может и долж­но выступать головным как при разработке комплексной программы, так и в ее реализации. В программу включаются как совместно выполняемые с другими отделами технологические процессы, так и разделение, размеже­вание функций между структурными подразделениями, участвующими в их реализации.

Разработка комплексных программ деятельности библиотеки позво­ляет рассматривать план работы библиотечного учреждения не как сово­купность планов его структурных подразделений (как это обычно тракту­ется в библиотечной литературе), а как совокупность комплексных про­грамм деятельности библиотеки. Участие структурных подразделений и отдельных исполнителей в подготовке таких программ выражается в раз­работке своих проектных предложений к программе.

Для библиотек, не являющихся центральными, задача сводится в ос­новном к активному участию в выполнении тех функций в системе взаимо­действия, которые на них возложены. Это, однако, не означает, что такая библиотека не может и сама выступать инициатором взаимодействия с другими структурными подразделениями библиотеки по вопросам, требу­ющим координации и кооперирования.

Централизация и кооперация позволяют повысить качество выполне­ния технологических процессов, эффективно использовать все библио­течные ресурсы.