 |
|
Предпосылки становления информационного менеджмента
На протяжении длительного времени (до середины 90-х гг. ХХ в.) задачи служб информации предприятий связывались в основном с переработкой лишь входящих документов и предоставлением на этой основе различных информационных продуктов и услуг. В связи с ростом объема информации, снижения рецептурности отдельных сообщений и усложнением профессиональных потребностей требования к их качеству постоянно возрастали, и именно в данном направлении велись прикладные информационные исследования. Изучались проблемы обеспечения полноты (тематической, географической, видовой) выявленных документов; их глубокой и многоаспектной аналитико-синтетической переработки; предоставления результатов в виде, удобном для обслуживания специалистов.
С изменением роли информации в деятельности предприятия, превращением её из исходного сырья или средства обеспечения начальных этапов решения управленческих и научно-технических задач в стратегический ресурс развития была осознана недостаточность ориентации служб информации лишь на входящий поток.
Их функции начали связывать уже не только с информационным обеспечением работы предприятия, а с управлением этой работой информационными средствами. Возникло и получило распространение представление об информационном менеджменте как самостоятельном направлении социального управления. Оно принципиально изменило роль, место и статус службы информации в структуре предприятия.
Так, во-первых, в поле зрения информационных специалистов оказалось три потока – входящий, внутренний и исходящий. Это означало не только увеличение числа объектов анализа, но обязательность их сопоставительного изучения с выявлением взаимосвязей и взаимозависимостей. Стало возможным судить о результативности многих направлений деятельности предприятия, в том числе:
| Сопоставляемые потоки информации | Вид информационного исследования (сноска: Процедура осуществления информационных исследований отражена в главе…) | Направления интерпретации результатов исследования |
| Входящий и внутренний | Маркетинговое информационное исследование. Информационный аудит. | Успешность деятельности предприятия на фоне других учреждений; его место на рынке. Профессиональная компетентность и уровень информированности персонала о новейших достижениях в данной отрасли. |
| Внутренний и исходящий | Информационный аудит. | Жизнеспособность организационной культуры; совместимость образа предприятия, формируемого во внешнем мире, с представлением о нем персонала. |
| Исходящий и входящий | Библиометрический анализ потока. Информационный аудит. | Научно-технический потенциал предприятия, его влияние на развитие отрасли. Рациональность построения маркетинговых коммуникаций и связей делового сотрудничества. |
Во-вторых, оказались значительно расширенными границы входящего потока. Для того, чтобы предприятие являлось конкурентоспособным, должно быть известно его окружение. Это касается не только внешней среды непосредственного воздействия (деятельность конкурентов, состояние спроса и поведение клиентов, возможности, предоставляемые поставщиками), но и многих опосредованных факторов – общей экономической ситуации, правовых условий хозяйственной деятельности, перспектив развития отрасли и т. д.
В-третьих, необходимость анализа внутреннего потока и его сопоставления с входящим и исходящими потоками сообщений усиливает связи службы информации со всеми подразделениями предприятия, создающими и хранящими внутрифирменные документы. Изменилось представление об информационных ресурсах предприятия. В их состав начали включать не только фонды и СПА структурных подразделений службы информации (НТБ, технического архива, группы фондов нормативно-технической документации и т. д.), но и массивы документов, накапливаемые в производственных отделах и службах делопроизводства. Важной задачей службы информации стала ориентация в этих рассредоточенных и весьма разноплановых по составу ресурсах.
В-четвёртых, сблизились задачи, решаемые службой информации и отделом управления персоналом, прежде всего такие как:
· повышение профессиональной компетентности, мобильности сотрудников; их творческой активности;
· приобщение персонала к нормам и ценностям организационной культуры;
· обеспечение лояльного отношения сотрудников к руководству, формирование чувства гордости за принадлежность к организации.
Сформировалось представление о содержании информационного менеджмента. ???
Содержание информационного менеджмента
В ГОСТе 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность. Библиография: термины и определения» понятие «информационный менеджмент» раскрывается как «организованное управление работой предприятия, фирмы или объединения, осуществляемое на основе комплексного использования всех видов информации, имеющихся как на самом предприятии…, так и за его пределами».
Цели информационного менеджмента достигаются в ходе разработки и реализации внешней и внутренней коммуникационной политики предприятия. В этом процессе оказываются задействованными многие структурные подразделения, но службе информации принадлежит ведущая роль - роль идеолога данного направления социального управления.
Информационный менеджмент включает выполнение трех основных видов работ:
· предпроектное обследование предприятия как объекта управления;
· формирование информационных ресурсов предприятия как базы управления;
· создание информационной продукции как средства управленческого воздействия.
В зависимости от масштаба предприятия, штата и объёма финансирования информационного подразделения содержание и диапазон направлений этих работ может варьироваться, но сами они присутствуют обязательно.
Предпроектное обследование, которое следует рассматривать как процесс, осуществляемый систематически, включает:
· изучение информационных потребностей руководства и персонала предприятия;
· выявление круга информационных лидеров, то есть наиболее творчески- и информационно активных специалистов – будущих абонентов индивидуального обслуживания;
· описание (паспортизацию) и оценку наличных информационных ресурсов предприятия с указанием подразделений, их формирующих;
· изучение механизма информационного обмена между подразделениями предприятия;
· построение на базе всех выявленных сведений информационной инфраструктуры предприятия, подлежащей постоянной корректировке и актуализации по результатам коммуникативного аудита;
· осуществление коммуникативного аудита – определение результативности проводимого предприятием внешней и внутренней коммуникативной политики.
Формирование информационных ресурсов, которое также является постоянным процессом, предусматривает:
· анализ информационного потока фирмы;
· организацию фонда и СПА службы информации;
· отслеживание изменений информационных ресурсов, создаваемых другими подразделениями;
· внедрение информационных технологий для автоматизации процессов переработки, хранения и распространения информации.
Перечисленные виды работ являются обязательными и необходимыми, но внутренними, скрытыми от глаз пользователей. О действенности информационного менеджмента и участия служб информации в деятельности предприятия судят только по качеству создаваемой информационной продукции и осуществлению следующих направлений деятельности:
· оперативное и систематическое слежение за изменениями рынка;
· информационная поддержка управленческих и научно-технических решений;
· информационное сопровождение инновационных проектов;
· информирование персонала о состоянии дел и перспективах, направленных на объединение сотрудников вокруг целей предприятия;
· продвижение продукции предприятия на рынке (работа с рекламистами, директ-мэйл, выставочная деятельность и др.);
· PR- деятельность;
· информационная поддержка делового сотрудничества;
· оповещение руководства и персонала о проводимых конкурсах, конференциях, выставках, о возможностях повышения квалификации или переподготовки.
Еще раз подчеркнём, что информационное управление деятельностью предприятия может осуществляться силами многих подразделений, но роль идеолога и координатора принадлежит службе информации.
Литература
1.Родионов И. И. Рынок информационных услуг и продуктов / И. И. Родионов, Р. С. Гиляревский, В. А. Цветкова, Г. З. Залаев.– М.:МК-Периодика, 2002. – 549 с.
2.Костров А. В. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие / А. В.Костров.– М.: Финансы и статистика, 2001. – 336 с.
3.Яновский А. М. Информационный менеджмент в бизнесе / А. М. Яновский // Науч.-техн. информ. Сер.1. – 1997. – №12. – С. 7 – 10.
4. Минкина В. А. От информационного обеспечения к информационному управлению деятельности организации / В. А.Минкина // Науч.-техн. информ. Сер.1. – 2002. – № 4. – С. 19 – 23.