Главная | Обратная связь

Інструкція про ведення ділової документації у загальноосвітніх навчально-виховних закладах

Цією Інструкцією визначається перелік обов'язкових ділових документів загально­освітніх навчально-виховних закладів, терміни їх зберігання та єдині вимоги щодо ведення. Книги, які ведуться у загальноосвітніх навчально-виховних закладах, обов'язко­во пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівниками і скріплюються печаткою.

Усі папери, що одержує і надсилає загальноосвітній навчально-виховний заклад повинні реєструватися у книгах вхідного і вихідного листування. Вихідні папери виконуються директором, його заступником (заступниками) з навчально-виховної роботи або іншими працівниками загальноосвітнього навчально-виховного закладу за вказівкою директора. Копії вихідних паперів обліковуються у книзі вихідного листування. Ділові папери виконуються чорнилом, пастою або за допомогою друкарських при­строїв. Допущені виправлення обумовлюються і скріплюються печаткою. Вся докумен­тація приймається і передається при передачі навчально-виховного закладу новому ди­ректору, про що в акті передачі робиться відповідний запис. Усі документи зберігаються у спеціальних шафах чи сейфах.

Обов'язковою у загальноосвітніх навчально-виховних закладах є така докумен­тація:

1. Алфавітна книга запису учнів;

2. Особова справа учня;

3. Класний журнал;

4. Журнал факультативних занять;

5. Журнал групи продовженого дня;

6. Журнал планування та обліку роботи гуртка (об'єднання);

7. Книга обліку бланків і видачі атестатів про повну загальну середню освіту;

8. Книга обліку бланків і видачі свідоцтв про неповну загальну середню освіту

9. Книга обліку видачі золотих і срібних медалей;

10. Книга обліку видачі похвальних листів і похвальних грамот;

11. Книга обліку особового складу педагогічних працівників;

12. Книга протоколів педагогічної ради;

13. Книга протоколів ради загальноосвітнього навчально-виховного закладу,

14. Книга обліку трудових книжок працівників школи;

15. Журнал обліку пропусків і заміщення уроків учителями;

16. Книга наказів;

17. Контрольно-візитаційна книга;

18. Інвентарна книга бібліотечного фонду;

19- Журнал реєстрації вхідних і вихідних документів;

20. Книга запису наслідків внутрішкільного контролю;

21. Акти прийому і передачі справ і документів;

22. Акти, довідки про перевірку роботи навчально-виховного закладу,

23. Акти форми Н—1, Н—2 про нещасні випадки;

24. Статистичні звіти;

25. Офіційні документи відомчих органів про роботу школи;

26. Поточне листування.

Вказівки щодо оформлення записів у журналах, книгах обліку встановленого зразка, правильного їх ведення подані на перших сторінках цих документів.

2. Особова справа учня(зберігається 3 роки після закінчення школи) ведеться в кожному навчально-виховному закладі на кожного учня з моменту його вступу і до закінчення закладу (вибуття).

До особової справи заносяться: загальні відомості про учня, підсумкові оцінки успішності за кожен клас, записи про нагороди (похвальні листи, похвальні грамоти, золота або срібна медалі). У період навчання учня в Х-ХІ (XII) класах свідоцтво про не­повну загальну середню освіту знаходиться в особовій справі і видається на руки після закінчення ним загальноосвітнього навчально-виховного закладу.

До особової справи учня з вибуттям його з навчально-виховного закладу додається форма № 26 (відомості про стан здоров'я), яка заповнюється за результатами щорічних медичних обстежень. Особові справи в І-ХІ (XII) класах ведуться класними керівника­ми (класоводами). Особова справа має номер, який відповідає номеру в алфавітній книзі (наприклад, № Б/5 — означає, що учень записаний в алфавітній книзі на літера­туру Б під № 5).

Особова справа учня, який вибуває із навчально-виховного закладу, видається на підставі письмової заяви батькам або особам, які їх замінюють, з відміткою про це в алфавітній книзі.

3. Класний журнал(зберігається 5 років) є державним документом, ведення яко­го обов'язкове для кожного класу. Встановлені два види класних журналів — для І—III (IV) і 9-10 (XII) класів. Відповідні записи в них виконують класні керівники (класоводи), учителі.

Директор школи і його заступник (заступники) з навчально-виховної роботи забезпечують зберігання класних журналів і систематично здійснюють контроль за правильністю їх ведення.

Класний журнал розрахований на навчальний рік і ведеться у кожному класі зі формою, яка затверджена Міністерством освіти. Всі записи у класному журналі повинні виконуватися чітко й охайно, чорнилом або пастою згідно із передбаченою формою

4. Журнал факультативних, додаткових занять та консультацій (зберігається 5 років) є основним документом обліку зазначеного виду занять. Облік додаткових за­нять, консультацій в І—III (IV) класах може здійснюватися у класних журналах на спеціально відведених сторінках. (Вимоги до ведення записів у цьому журналі ана­логічні вимогам до ведення класних журналів).

 

«Затверджено» «Зареєстровано»

наказом Міністерства в Міністерстві юстиції

освіти України України

від 01.07.97 р. № 239 26.08.97 р. №337/2141