 |
|
Теоретичні відомості
Реквізити – елементи, з яких складаються ОРД, мають такий склад реквізитів (умовні позначення в схемі додатка 4):
1. Державний герб. Коло підвідомчих установ, що можуть наносити державний герб на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство). Проставляти цей реквізит на документах суб’єктів підприємницької діяльності недержавної форми власності забороняється.
2. Емблема організації чи підприємства. Це символічне графічне зображення. Як емблему можна використовувати державні знаки.
3. Державні нагороди. Застосовується замість внесення назв орденів у найменування підприємства.
4. Код підприємства. За українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документу. За українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Найменування вищестоящої організації автора документу.
7. Повне найменування автора документу.
8. Найменування структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа, факсу, номер рахунку в банку.
10. Назва виду документу. Наводиться в усіх документах, крім листів.
11. Дата. Всі службові документи підлягають датуванню. Елементи дати наводяться тричленними числами з двох арабських цифр, кожен елемент в один рядок у такій послідовності: день, місяць, рік.
12. Індекс документу. Найчастіше включають три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу автора документу; друга – номер справи, де зберігається копія вихідного документу; третя – порядковий номер за журналом обліку.
13. Посилання на індекс та дату вихідного документу, проставляється тільки у вихідних документах.
14. Місце складання або видання документу.
15. Гриф обмеження доступу до документу.
16. Гриф затвердження.Затверджуються ділові папери відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення викладених у них питань. Якщо документ затверджується конкретною службовою особою, то гриф затвердження містить такі елементи: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистий підпис, розшифрування підпису, дата затвердження.
17. Резолюція – напис на документі, зроблений керівником установи чи її підрозділу, що містить вказівки щодо виконання документу. Складається з таких елементів: прізвища виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата.
18. Заголовок до тексту. Стислий виклад змісту документу. Починається з прийменника “про” (про що йде мова) “Про рекламу”, “Про оренду приміщення”… Друкується заголовок малими літерами через один міжрядковий інтервал, з довжиною рядка в 28 друкованих знаків, обсягом не більше 5 рядків. Відділяти заголовок від тексту необхідно трьома міжрядковими інтервалами зверху і знизу.
19. Позначка про контроль.
20. Текст документу складається з логічних елементів: вступу, доказу та закінчення. У вступі зазначається привід що призвів до укладання документу. У доказі викладається суть питання. У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути як активним, так і пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат; пасивне – інформує про якийсь факт, обставину, подію.
21. Позначка про наявність додатку. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документу або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документу перед підписом.
23. Підпис – обов’язковий реквізит службового документу. До складу підпису входять: зазначення посади, назва підприємства, якщо документ надруковано не на бланку, підпис, розшифрування підпису.
24. Гриф погодження. Документ може бути погодженим з конкретною особою або колегіальним органом.
25. Віза – це внутрішнє візування документу. Віза складається з особистого підпису особи, яка візує, і дати. В разі необхідності зазначається посада того, хто візує, підпис розшифровується.
26. Печатка проставляється на документах, що вимагають засвідчення громадян і юридичних осіб, фіксації факту витрати грошових коштів і матеріальних цінностей. Крім того печатка проставляється на статутах, договорах, посвідченнях, дорученнях. Перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається організацією на підставі чинних нормативних актів.
27. Позначка про засвідчення копій. Містить дані про кількість примірників документу, місце їх знаходження, адресата, якому вони направлені.
28. Позначка про виконавця. Містить прізвище виконавця документ та номер його робочого телефону. У разі необхідності також вказується індекс друкарки (перші літери її імені і й прізвища, кількість надрукованих аркушів і дату друкування).
29. Позначка про виконання документу і надсилання його до справи. Складається з короткої довідки про виконання, слів “До справи” і номера справи, до якої документ буде підшитий, дати направлення його до справи і підпису виконавця
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій. Включає: інформацію “перенесено на машинний носій”, дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.
31. Позначка про надходження документу. Містить скорочення найменування установи, дату надходження документу, індекс документу.