Главная | Обратная связь

Необходимые ресурсы эффективности закупочной деятельности

Эффективность, с которой выполняется функция закупок, сказывается на других операционных результатах. Бух­галтерская система фирмы может быть недостаточно совершенна для оп­ределения слабых мест, возникших вследствие принятия неверных реше­ний о закупках. Если при совершении закупок выбирается поставщик, который не способен доставить сырье предварительно оговоренного каче­ства, то это может обернуться более высоким процентом отходов дора­ботки и дополнительными затратами труда. Если поставщик срывает пред­варительно согласованный график поставки, то это часто оборачивается дополнительной стоимостью нового графика производства, уменьшением общей производственной эффективности или, в худшем случае, закрыти­ем производственной линии - а постоянные расходы будут начисляться даже при отсутствии выпуска продукции.

При выявлении целесообразности закупок важно определить кри­терии эффективности. В качестве таковых могут быть рекомендованы следующие параметры:

1. Критерии разработки базы поставщиков:

1.1. Результаты деятельности по прошлым поставкам.

1.2. Требование к поставщикам иметь надежные программы каче­ства и заботиться о постоянном улучшении качества поставок.

1.3. Использование программ по постоянному улучшению качест­ва поставок.

1.4. Сертификация основных поставщиков.

1.5. Обязательства поставщиков по долгосрочному выгодному це­нообразованию.

1.6. Финансовое положение поставщиков и сведения об их персонале.

1.7. Интерес поставщиков к долгосрочным договорам.

2. Критерии эффективности затрат:

2.1. Переговоры о цене, приводящие к экономии средств.

2.2. Использование метода увеличения прибыли в результате кон­солидации объемов закупок.

2.3. Расходы на перевозку.

2.4. Следование принятой стратегии.

3. Критерии эффективности логистической структуризации:

3.1. Использование информационных систем.

3.2. Своевременный и эффективный сбор точной информации.

3.3. Эффективная связь между отделами предприятия-покупателя.

3.4. Использование электронного обмена данными.

4. Критерии эффективности логистической организации:

4.1. Бюджеты отделов и реальные расходы.

4.2. Использование критериев оценки постоянного улучшения организации закупок.

5. Критерии оценки управления базой поставщиков:

5.1. Контроль результатов поставок.

5.2. Число поставщиков, особенно важных для предприятия.

6. Критерий оценки результатов:

6.1. Оценка сотрудником, принимающим решение (топ-менеджером), результатов деятельности отдела закупок, который ему подчиняется.

Следующие препятствия усложняют оценку эффективности закупок.

Во-первых, отсутствие стандартов, регулирующих закупки.

Во-вторых, многообразие масштабов и сложности функции заку­пок даже на одном предприятии.

В-третьих, понятие эффективности закупок до сих пор остается предметом научной дискуссии.

В-четвертых, действующие и потенциальные поставщики демон­стрируют различную тактику получения заказов.

Отрицательные отклонения закупочных цен от нормативных не всегда указывают на наличие неэффективных расходов по размеще­нию заказов. Их причинами могут быть как непрогнозируемое пове­дение рынка, так и просчеты персонала отдела закупок. Положительные отклонения могут произойти из-за закупок материальных ресурсов (услуг) низкого качества. Причем излишнее внимание к ним часто вызывает дисфункциональные действия.

Например, стремление обеспечить высокую производительность побуждает максимально использовать труд работников и оборудование, результатом чего могут стать излишние товарно-материальные запасы, которые не имеют отношения к текущим заказам потребителей.

Кроме того, избыточное внимание к положительным отклонениям по закупочным ценам мотивирует персонал сосредоточить свои усилия на получении заказов по минимальной цене, даже если это будет приводить к таким негативным последствиям, как:

· обращение к большому числу поставщиков, критерием выбора которых является низкая цена;

· увеличение размера партий поставок, предопределяющих рост запасов;

· доставка продукции низкого качества;

· безразличие с точки зрения своевременности доставок.

Фактически любое условие поставки может стать предметом коммерческих переговоров. При этом формирование четких и ясных технических условий поставок при закупках товара является необходимой предпосылкой для разработки поставщиком коммерческого предложения, адекватного потребностям покупателя.

Инициатива проведения переговоров зависит от активности покупателя, объема его текущих задач и возможности анализа потенциальной сделки. Переговоры следует начинать в наиболее подходящее время, чтобы в последующем держать инициативу в своих руках и тем самым, возможно, предопределить успех переговоров.

Хозяйствующие субъекты в процессе прямого взаимодействия на коммерческих переговорах последовательно проходят несколько этапов:

· подготовка к проведению коммерческих переговоров;

· достижение договоренности о проведении коммерческих переговоров и согласование условий их проведения;

· предметная беседа;

· завершение коммерческих переговоров;

· анализ итогов переговоров.