 |
|
Початкове наповнення інформаційної бази
При першому запуску нової інформаційної бази автоматично запускається обробка «Стартовий помічник», що полегшує введення початкових відомостей про підприємство (процедура використання цієї обробки розглядалась раніше). Також можна заповнити початкові дані про організацію користуючись відповідними елементами меню «Підприємство» (Доступ: Підприємство – Організації – кнопка «Перейти»)
Організація. Для зберігання інформації про організацію та постійних відомостей про неї існує довідник «Організації» (Доступ: Підприємство - Організації)(рис. 2.1).
Рис. 2.1. Інформаційна картка Організації.
Для кожної організації необхідно вказати:
- Назву (загально прийняте на підприємстві), повну назву (для офіційних документів), тип організації (юридична чи фізична особа), префікс (для коректного розділення нумерації документів в розрізі організацій в рамках єдиного інформаційного поля підприємства) коди організації (для формування реквізитів регламентованих звітів), номера реєстрації, контактну інформацію (юридичну, фактичну адресу, телефони, електронну пошту, сайт тощо);
- Основний банківський рахунок – посилання на елемент довідника «Банківські рахунки», тут вказується розрахунковий рахунок, яким організація частіше за все користується. Цей банківський реквізит буде автоматично підставлятися в первинні документи.
- Головна організація – реквізити заповнюється тільки для філіалів, представництв та інших відокремлених підрозділів., що не є самостійними юридичними особами, містить посилання на головну організацію, використовується при формуванні консолідованої звітності.
Одна з організації може бути назначена основною, тобто за замовчуванням буде підставлятися в усі нові об’єкти, створені в процесі роботи з ІБ для поточного користувача.
Структура організації. Інформація про організаційну структуру підприємства зберігається в довіднику «Підрозділи організацій» (Доступ: Підприємство – Підрозділи). Довідник підпорядкований довіднику «Організації», тому при заповненні необхідно для кожної організації заповнити його індивідуально. Має ієрархічну структуру, при цьому підтримується ієрархія елементів, тобто якщо в майбутньому якійсь підрозділ трансформується в більш складну структуру, це легко буде відобразити шляхом ведення нових елементів, батьківською групою для яких буде розділ, що реструктуризується (рис. 2.2.).
Рис.2.2. Довідник «Підрозділи організацій»
Відповідальні особи організації. Інформація про відповідальні особи організації зберігається в періодичному регістрі відомостей «Відповідальні особи організацій» (Доступ: Підприємство – Відповідальні особи підприємства). Ця інформація дозволяє відрізняти ролі, що виконують відповідальні особи, та які використовуються при формуванні регламентованих звітів, друкованих форм документів.
Настройка параметрів обліку (Доступ: Підприємство – Настройка параметрів обліку). За допомогою цього механізму визначаються настройки обліку, що діють для всіх організацій, а саме:
- На закладці «Валюта»- визначається регламентована валюта, в якій ведеться весь регламентований облік, будуються відповідні оперативно-технічні та регламентовані звіти. Якщо цього не зробити – працювати в системі буде не можливо.
- На закладці «Запаси», «Товари в роздробі» визначається детальність аналітичного обліку запасів (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Настройки параметрів обліку
Параметр «Дозволяється списання запасів при відсутності залишків на складі за даними обліку». Активація цього параметра дозволяє відображати операції вибуття ТМЦ навіть у випадку відсутності залишків на складах (вибуття «в мінус»).
Параметр «Ведеться облік поверненої тари» - керує наявністю спеціальної табличної частини «Тара» в торгівельних документах та можливістю відображення операції з поверненою тарою.
Параметр «Вести облік по партіях». Визначає наявність виду субконто «Партії» на рахунках обліку запасів (тобто визначається конкретний документ партії (накладна, авансовий звіт тощо)).
Параметр «Вести складський облік». Активація цієї додаткової аналітики дозволяє вести кількісний облік номенклатури в розрізі складів і отримувати точні залишки ТМЦ за місцями зберігання підприємства.
Параметр «По номенклатурі (обороти)» - це настройка, яка використовується при обліку товарів в роздріб на складах виду «НТТ» (неавтоматизована торгівельна точка, тобто не обладнанні касовим апаратом, що не дозволяє відслідковувати кожний продаж). Активація цього механізму викликає додавання оборотного виду субконто «Номенклатура» на рахунок 2822 «Товари в роздрібній торгівлі (в НТТ по продажній вартості). При цьому по номенклатурним позиціям в НТТ» не будуть накопичуватися і відслідковуватися залишки, а інформація про продажі та переоцінки будуть виводитися зведеною сумою.
Параметр «По ставках ПДВ». Якщо продажі в роздробі здійснюються за різними ставками ПДВ, необхідно активувати аналітику для коректного обліку ПДВ, шляхом додавання виду субконто «Ставка ПДВ» на рахунок 2822.
На закладці «Розрахунки з контрагентами». Активація параметру «По розрахунковим документам» дозволяє настроїти глибину аналітичного обліку розрахунків з контрагентами по трьом видам субконто «Контрагент», «Договір», «Документ розрахунків з контрагентами». Таким чином, при формуванні поводок по авансам або по зараховуванні авансів визначення розрахункового сальдо буде відбуватися з урахуванням стану всіх трьох видів субконто.
На закладці «Інший аналітичний облік» активується механізм управління реквізитів, пов’язаних зі скидками в документах продажу.
На закладці «Виробництво» вказується планова собівартість випуску для розподілу накопичених витрат між об’єктами випуску.
Важливо! Якщо на момент зміни параметрів настройки обліку в базі вже є дані (документи, проводки), пов’язані з тими рахунками, що змінюються, то в результаті може бути втрачена частина інформації. Тому бажано настроювати всі параметри обліку до початку роботи в ІБ.
Облікова політика. Облікова політика підприємства – це регістр відомостей, що включає сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. В програмі передбачені облікові політики для бухгалтерського та податкового обліку та по персоналу. (Доступ: Підприємство – Облікова політика)
В регістрі Облікова політика організацій зберігається інформація для кожної організації
- про схему оподатковування організації (про основні податки, платником яких є організація)
- про спосіб оцінки собівартості матеріально-виробничих запасів при вибутті
- про спосіб оцінки товарних запасів в роздробі
- про використовувані класи рахунків витрат
- про спосіб розрахунку собівартості виробництва
- про нумерацію податкових документів: нумерація починається з № 1 щороку чи щомісяця; Податкові накладні та Додатки 2 мають наскрізну чи окрему нумерацію та ін.
- про оформлення окремих реквізитів податкових документів.
В регістрі Облікова політика по персоналу визначається підтримка внутрішнього сумісництва та принципи розрахунку ПДФО.