 |
|
Тема 6. Документування
1. Поняття про бухгалтерські документи як носіїв інформації, їх роль і значення.
2. Вимоги до оформлення документів.
3. Класифікація документів.
4. Порядок приймання, перевірки і бухгалтерського опрацювання документів.
5. Документооборот, його завдання і організація.
1. Слово „документ” походить від латинського „documention” – доказ свідчень.
Бухгалтерський документ – це письмове свідоцтво певної форми і змісту, що фіксує і підтверджує факт здійснення господарської операції або ропорядження на права її проведення.
Сукупність бухгалтерських документів, що складаються на всі господарські операції, називається документацією. Тобто документи, які складаються в момент здійснення господарських операцій, називаються первинними документами.
Порядок документального оформлення господарських операцій і вимогам щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України № 88 від 24.05.1995 р. Попередній контроль здійснюють керівні працівники, підписуючи документи вони беруть на себе відповідальність за законність операції оформленої цим документом.
Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники контролюючих органів.
Документи мають і правове (юридичне) значення. Вони є письмовим доказом здійснення господарських операцій, тому мають юридичну, доказову силу і використовуються органами суду і арбітражу при розгляді різних претензій, пов’язаних з порушенням договірних зобов’язань, нестачею і псуванням матеріальних цінностей та ін. У таких випадках за документами визнають юридичну силу лише в тому разі, коли їх складено своєчасно та належним чином оформлено.
Важливе значення документи мають для забезпечення контролю за збереженням майна підприємства і раціональне його використання. Документи мають і правове (юридичне значення), як письмовий доказ здійснення операції, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів.
Первинні документи використовують також при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю і документальних ревізій, що здійснюються органами відповідних міністерств для перевірки законності операцій і додержання фінансової дисципліни.
2. До кожного документа ставиться певні вимоги, щодо форми і змісту. Такими вимогами є:
1. Своєчасність складання документи повинні бути складені в момент здійснення господарської операції, або якщо це не можливо безпосередньо після її завершення.
2. Достовірність показників.
3. Правильність оформлення . Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану роботу.
Кожний документ повинен містити вичерпну інформацію для характеристики господарської операції.
Показники, які внесені в документ, становлять його зміст і характеризують операцію, називаються реквізитами. Кількість і зміст реквізитів визначаються характером господарської операції і призначенням документа.
До обов’язкових реквізитів належать: назва документа, підприємства і його підрозділів, дата складання, зміст і підстава господарської операції; вимірники операцій (натуральні та вартісні); підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції.
Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, номер документа, підстава для здійснення операції і інші.
Документи, як правило, заповнюються чорнилом, на друкарській машинці або кульковим автоматичним олівцем. У документах не дозволяється робити виправлень і підчисток без застереження. Документи, складені з порушенням встановлених правил, втрачають юридичну силу і не можуть бути підставою для записів у бухгалтерському обліку.
Порядок складання документів визначений «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку». Для сільськогосподарських підприємств та організацій типові форми документів розроблені і затверджені відповідними інстанціями. Перш ніж дати характеристику порядку складання і оформлення документів, необхідно розглянути їх уніфікацію і стандартизацію.
Під уніфікацією документів розуміють створення типових бланків документів для використання при оформленні однотипних господарських операцій на підприємствах, наприклад: уніфіковано всі касові і банківські документи.
Стандартизація – це виготовлення однотипних документів, однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням і розміщенням відповідних реквізитів.
Помилки в первинних документах не допускаються, але якщо таке сталося, то вони виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою ручкою, так щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму.
3. Бухгалтерські документи класифікують за такими ознаками:
1. за призначенням;
2. порядком складання;
3. способом відображення операцій;
4. місцем складання;
5. за кількістю відображуваних об’єктів.
За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення, комбіновані.
Розпорядчі – це документи, які містять розпорядження на здійснення господарської операції. До них належать: платіжне доручення, довіреності, накази, чеки на одержання грошей в банку. Вони мають велике значення в управлінні господарством, але не підтверджують факту здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для облікових записів.
Виправдні – це документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Їх складають у момент здійснення операції, тому вони є первинною формою відображення і контролю господарської діяльності. До них належать: табелі, акти, квитанції, звіти підзвітних осіб.
Документи бухгалтерського оформлення складають працівники бухгалтерії на підставі відповідних виправдних документів, або документів поточного обліку для технічної підготовки облікових записів (відомість руху молока, сальдова відомість).
Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають, вони використовуються тільки разом із відповідними виправдними документами.
Документи, які за своїм призначенням виконують функції 2-х і навіть 3-х ознак документів називаються комбінованими. До них належать: платіжні доручення, прибуткові і видаткові касові ордера.
За порядком складання документи діляться на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (прибутковий і видатковий касові ордера, накладні на здачу продукції на склад.
Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення їх показників (звіти касира звіти підзвітних осіб, відомості розподілу зарплати і ін.).
За способом відображення операцій документи діляться на разові і накопичувальні. Разові документи використовуються для оформлення однієї або кількох операцій, які записують в документи одночасно і відразу після здійснення господарської операції. До разових належать більшість первинних документів (касові ордера, акти, накладні).
Накопичувальні документи використовуються для оформлення однорідних господарських операцій, які систематично повторюються і накопичуються в міру їх здійснення протягом певного періоду (тижня, декади, місяця). До них належать: лімітно-забірні картки відомості витрати кормів.
За місцем складення документи діляться на внутрішні і зовнішні. Внутрішні складаються на підприємстві (касові ордера, обліковий лист тракториста-машиніста і т.д.). Зовнішні документи, які надходять у дане господарство від інших підприємств, організацій та установ (виписки банку, рахунки постачальників).
Залежно від кількості відображуваних об’єктівдокументи поділяють наодно позиційні і багато позиційні.
В одно позиційний документ записують господарську операцію з одним видом матеріальних цінностей, за рахунками з однією особою, витратами на один об’єкт (наприклад, касовий ордер та ін.).
Багато позиційні документи використовують для відображення операцій з кількома видами цінностей, за розрахунками з різними особами, витратами на кілька об’єктів тощо ( наприклад, лімітно-забірна карта, розрахунково-платіжна відомість та ін.).
4. Документи, складені в різних господарських підрозділах (цехах, бригадах, фермах тощо), після виконання господарських операцій передають до бухгалтерії в строки, визначені головним бухгалтером. Розпорядження головного бухгалтера щодо порядку оформлення господарських операцій і строків подання відповідних документів є обов’язковими для всіх працівників підприємства чи організації.
Прийняті документи підлягають бухгалтерському опрацюванню, мета якого – підготувати документи до наступних записів в облікові регістри.
Первинні документи від початку складання проходять такі етапи:
1. Оформлення первинних документів.
2. Перевірка за формою і змістом.
3. Арифметична перевірка.
4. Розцінка (факсування).
5. Групування (контирування).
6. Підготовка до наступних записів в реєстрі синтетичного та аналітичного обліку.
7. Рознесення цін в реєстрі синтетичного і аналітичного обліку.
8. Записи в Головну книгу.
9. Складання бухгалтерської звітності.
Перевірка документів по суті (за змістом) полягає у встановленні господарської доцільності і законності операції, оформленої документом (в дотриманні установчих документів, норм, лімітів). Перевірка документів за формою (так звана формальна перевірка) повинна встановити повноту і правильність заповнення реквізитів, обов’язкових для даного документа, а також дійсність підписів службових осіб, які відповідають за господарську операцію та оформлення документа.
Арифметична перевірка полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться в документі.
Перевірені й прийняті бухгалтерією документи підлягають подальшому опрацюванню – розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню.
Розцінка полягає в переведенні натуральних і трудових вимірників в грошові.
Групування полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальній відомості для визначення загального підсумку по кожній групі.
Контирування полягає в зазначенні шифрів (кодів) кореспондуючих рахунків, субрахунків та аналітичних рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, яка оформлена відповідним документом, тобто у складанні бухгалтерських проводок (записів).
Первинні документи, що пройшли опрацювання повинні мати певну відмітку, що запобігає її повторному використані.
5. Поряд з правильним і своєчасним оформленням первинних документів важливим в організації первинного обліку є встановлення документообороту.
Документооборот – це рух бухгалтерських документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі на зберігання в архів.
Для контролю за надходженням і своєчасним опрацюванням документів необхідно складати графік (план) документообороту, його розробляє головний бухгалтер підприємства.
Графік документообороту – це затверджений порядок обробки інформації, який оформляється у вигляді схеми або переліку робіт за складанням, перевіркою і опрацюванням документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства. Кожному виконавцю видається виписка з графіка в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства в які передаються ці документи.
Документооборот і графік документообороту на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується наказом керівника підприємства.
Всі первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси, підлягають обов’язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера, або назначеної особи.
Архіви розрізняють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік чи місяць, по яких вже складено і подано у встановлені адреси бухгалтерську звітність.
Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, але і справ інших підрозділів та служб підприємства.
Прийняті для зберігання справи завідуючий архівом реєструє в архівній книзі. Справи з документами з архіву видають за письмовим розпорядженням головного бухгалтера, а в окремих випадках – на вимогу прокуратури або народного суду.
Строки зберігання документів в архіві різні: облікові листки праці і виконаних робіт – три роки; розрахунково-платіжні відомості, аналітичні рахунки з обліку розрахунків з працівниками, річні бухгалтерські звіти – постійно.
Документи поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року.
Після закінчення термінів зберігання важливі документи передаються в державний архів, а всі інші знищуються. Для цього спеціальна комісія складає акт і робить відповідні записи в архівній книзі.