 |
|
Тема 10. Облікові реєстри і форми бухгалтерського обліку
1. Облікові реєстри, їх види і форми, способи проведення записів в них.
2. Поняття про форми бухгалтерського обліку, їх характеристика.
3. Помилки в бухгалтерських записах, способи їх виявлення і виправлення.
1.Для отримання зведених показників про діяльність підприємства, необхідно господарські операції, оформлені відповідними документами, згрупувати за їх економічним змістом і відобразити в облікових регістрах.
Обліковий регістр спеціалізованої форми, в якому роблять систематизовані записи за рахунками бухгалтерського обліку на підставі первинних бухгалтерських документів. Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією. Облікова реєстрація проходить три етапи:
1. Господарські операції, первинні документи.
2. Облікові регістри.
3. Балансова звітність.
Обліковий регістр класифікують за такими ознаками: характером записів, зовнішнім виглядом, змістом, формою і способом заповнення.
За характером записів облікові регістри поділяються на хронологічні, систематичні і комбіновані. У хронологічні облікові регістри господарські операції записують в календарній послідовності їх здійснення.
Систематичний обліковий реєстр призначений для реєстрації однорідних за економічним змістом господарські операції на рахунках бухгалтерського обліку.
У комбінованих облікових регістрах хронологічні і систематичні записи ведуть одночасно.
За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки і окремі листки.
У бухгалтерських книгах окремі спеціально розграфлені аркуші паперу міцно переплетені (зброшуровані). Сторінки книги до початку записів обов’язково нумерують. На звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера зазначають загальну кількість сторінок у книзі.
Картки виготовляють з паперу або тонкого картону спеціальної форми стандартних розмірів. Їх широко використовують в аналітичному обліку, наприклад, обліку розрахунків з різними дебіторами і кредиторами та ін.
Картки зберігають у спеціальних ящиках – картотеках, де їх систематизують у певному порядку. Кожній картці надається порядковий номер.
Окремі аркуші є різновидом карткових облікових регістрів. Форма і графлення окремих аркушів залежать від їх призначення.
Перевага карток і окремих аркушів полягає в тому, що їх можна групувати для отримання необхідної інформації. Це і зумовлює широке застосування карток і окремих аркушів у бухгалтерському обліку.
За змістом записів обліковий регістр поділяється :
- регістри синтетичного обліку
- регістри аналітичного обліку
- комбіновані
Регістри синтетичного обліку призначені для відображення економічно-однорідних господарських засобів на синтетичних рахунках у грошовому вимірнику.
Регістри аналітичного обліку призначені для відображення господарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст відповідних показників на синтетичних рахунках.
Комбіновані облікові реєстри призначені для одночасного здійснення синтетичного і аналітичного обліку.
За формою розрізняють регістри односторонньої, двохсторонньої, багатогранної і шахової форми.
В односторонніх реєстрах графи для дебетових і кредитових записів розміщені поруч на правій стороні регістру, а графи для запису дати, номера бухгалтерського запису, змісту операції – зліва і є спільними як для дебетових, так і для кредитових записів.
Двохсторонній регістр складається з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, а права для кредитових. Двостороння будова регістрів характерна, головним чином, для бухгалтерських книг. Прикладом двостороннього регістра є «Головна книга» - регістр зведеного синтетичного обліку.
Багатографні регістри характеризуються тим, що одна їх графа поділяється на кілька граф. Їх застосовують для обліку об’єктів, які потребують деталізації показників на дебеті або кредиті рахунку, наприклад, виробничих витрат – за елементами.
Шахові облікові регістри побудовані так, щоб кожна сума характеризувала рахунок, який дебетується і який кредитується. Це досягається поділом таблиці вертикальними і горизонтальними лініями на ряд клітин, сума записана в певну клітину, належить одночасно до показників відповідного ряду і графи. У цих регістрах часто поєднується синтетичний і аналітичний облік (при журнально-ордерній формі обліку).
За способом заповнення регістри поділяються на ті, що заповнюють вручну і ті, що заповнюють з допомогою комп’ютера.
Господарські операції в облікові регістри записують тільки на підставі належно оформлених і відпрацьованих документів, чорнилом темного кольору, кульковою ручкою, засоби механізації або іншими засобами, які б забезпечували збереження цих записів протягом тривалого часу і застерігали б внесення несанкціонованих і непомітних виправлень. Записи в облікових регістрах можуть бути прості і копіювальні, ручні і машинні, шахові і лінійно-позиційні.
Прості – здійснюються в одному примірнику. Копіювальні – застосовують у тому випадку, коли треба мати копію запису. Шахові дають змогу відобразити суму розподілу операцій за дебетом і кредитом одноразовим записом в обліковому регістрі.
Лінійно-позиційні записи дозволяють відобразити в одному рядку дебетовий і кредитовий облік за рахунком.
2. Однією з важливих умов раціональної організації бухгалтерського обліку є застосування найбільш ефективної форми бухгалтерського обліку, підвищення його технічної оснащеності.
Форма бухгалтерського обліку – це система взаємопов’язаних між собою облікових реєстрів встановленої форми і змісту, що зумовлює послідовність і способи облікових записів.
Основними відмінними ознаками, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку є:
1. Зовнішній вигляд і будова облікових реєстрів.
2. Взаємозв’язок хронологічних і систематичних регістрів синтетичного та аналітичного обліку.
3. Послідовність і техніка облікової реєстрації.
4. Ступінь механізації обліково-обчислювальних робіт.
За час існування бухгалтерського обліку застосовувалися різні форми. В сучасних умовах у нашій країні застосовують такі форми бухгалтерського обліку: меморіально-ордерну, журнал-головну, журнально-ордерну, машинно-орієнтовані форми (автоматизована система бухгалтерського обліку).
При меморіально-ордерній формі обліку складають Головну книгу, реєстраційний журнал, картки або книги аналітичного обліку, оборотні відомості. Записи в облікові регістри проводять в такій послідовності; на підставі первинних документів, в яких відображено господарські операції, складають меморіальні ордери (журнали реєстрації господарських операцій), де зазначають кореспонденцію рахунків; меморіальні ордери реєструють в Реєстраційному журналі, а потім записують у Головну книгу; одночасно господарські операції записують на аналітичні рахунки.
За формою «Журнал-Головна» первинні документи і звіти, одержані від матеріально відповідальних осіб, відділів, бригад, ферм та інших виробничих підрозділів, працівники бухгалтерії перевіряють, групують за певними ознаками у накопичувальних та групувальних відомостях і на їх підставі складають меморіальні ордери (журнальні статті) – журнал реєстрації господарських операцій. Аналітичний облік за формою «Журнал-Головна» ведуть у книгах або картках, затверджених відповідними органами.
Суть журнально-ордерної форми обліку полягає в тому, що аналітичний і синтетичний облік здійснюють одночасно у спеціальних регістрах бухгалтерського обліку, журналах-ордерах та допоміжних відомостях до них. Ця форма обліку ґрунтується на використанні принципу нагромадження даних первинних документів безпосередньо в реєстрах синтетичного й аналітичного обліку, записи яких поєднуються у хронологічному і систематичному порядку.
Основними реєстрами бухгалтерського обліку при журнально-ордерній формі обліку є журнали-ордери. Журнали-ордери – це реєстри багатогранної форми, призначені для кредитових записів того балансового рахунку, операції якого обліковують у цьому журналі-ордері. Вони побудовані за кредитовим принципом: господарські операції записують на кредит синтетичного рахунку відносно рахунків, що кореспондують з ним по дебету.
Записи в реєстри здійснюють у міру надходження документів або підсумками за місяць залежно від змісту і характеру господарських операцій. На документах зазначають номери відповідних реєстрів та порядкові номери записів.
В кінці місяця після відображення всіх операцій визначаються підсумки в журналах-ордерах, які переносять до Головної книги. Головну книгу відкривають на рік. Вона призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку, взаємної перевірки правильності записів на рахунках і складання звітного балансу. У Головній книзі для кожного синтетичного рахунку відводять сторінку і записують початковий залишок, поточні обороти та кінцевий залишок.
Записи поточних оборотів є одночасно реєстрацією облікових даних, відображених у журналах ордерах. Кредитові обороти кожного синтетичного рахунку показують одним записом, а дебетові – у кореспонденції з кредитом відповідних рахунків.
В основу автоматизації бухгалтерського обліку покладено принцип безперервної обробки облікової інформації.
Синтетичними й аналітичними регістрами бухгалтерського обліку при автоматизованій формі є машинограми. Здійснюється повна автоматизація збору, передачі, систематизації й обробки інформації. Крім паперових носіїв бухгалтерської інформації, використовуються машинні носії (магнітні диски та ін.) .
Сучасна комп’ютерна форма бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання.
3. Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах визначено Положенням бухгалтерського обліку №6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» (затверджено Міністерством фінансів України №137 від 28 травня 1999 р., зареєстровано в Міністерстві юстиції України №392/3685 від 21.06.1999 р.).
В бухгалтерському обліку іноді допускаються помилки, як при складенні документів, так і при веденні облікових реєстрів. Помилки можуть бути різні, описка при записах цифр, при розносці сум на рахунках, арифметичні при підрахунках, таксуванні, внаслідок неправильного визначення кореспонденції рахунків, переводу рахунка тощо.
У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових реєстрів і звітів підчистка і необумовлені виправлення не допускаються. Порядок виправлення помилок залежить від їх характеру. Діючим положенням передбачено виправлення помилок такими способами: коректурним, червоно сторно, від’ємних чисел і доповнючих проводок.
Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом виправляються коректурним способом. Виправляються таким чином, що неправильний текст, або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текс, або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою, так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення стверджуються підписом особи, яка його зробила і датою. Цей метод застосовується в документах, якщо помилку було швидко виявлено, і вона не позначилась на підсумках.
Помилки в облікових реєстрах за минулий звітний період виправляються способом «червоно сторно». Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, або із знаком „мінус”, а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) записуються чорнилом, пастою кулькових ручок, або зі знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорним чорнилом. Внесення цих даних до облікового реєстру у місяці в якому виявлено помилки, ліквідуються неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.
Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом „виправлено” та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
У документах, якими оформлено касові і банківські операції та операції з цінними паперами, жодні виправлення не допускаються. При виявленні помилок у таких документах, їх необхідно анулювати і виписати інші.
Порядок виправлення помилок у документах і реєстрах що створені машинним способом встановлюються вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.
Спосіб переводу рахунка. Наприклад Оприбутковано матеріали, а треба було запчастини, було записано кореспонденцію Дт-201 Кт-63, виправлений запис буде виглядати так Дт-208 Кт-201.
Ще один спосіб доповнюючих проводок полягає в тому, що коли операція записана в меншій сумі ніж треба. Приклад: треба було оприбуткувати від постачальників палива на суму 2500 грн., оприбутковано на суму 2000 грн., тоді на 500 грн. робиться доповнююча проводка.