 |
|
Тема 12. Основи організації бухгалтерського обліку
1. Передумови раціональної організації бухгалтерського обліку на підприємстві.
2. Планування облікової роботи на підприємстві.
3. Організація і ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.
1.Раціональна організація бухгалтерського обліку на підприємстві є однією із основних умов ефективного керівництва, високого рівня обґрунтованості управлінських рішень і забезпечення їх реалізації в умовах переходу до ринкової економіки та впровадження міжнародних стандартів обліку.
Раціональна організація бухгалтерського обліку забезпечує вирішення таких завдань:
- контроль за наявністю, рухом, господарських засобів та джерел їх утворення;
- своєчасне одержання даних, які характеризують виконання планових завдань;
- своєчасне подання звітних даних у вищестоящі організації, податкові органи та ін;
- застосування сучасних засобів та методів автоматизації облікової роботи;
- найбільш раціональний розподіл обов’язків між працівниками облікового апарату з метою забезпечення ритмічної роботи бухгалтерії.
Все це дозволяє скласти правильний документообіг, раціонально розосередити облікових працівників по підрозділах і дільницях обліку.
Від того як організовано бухгалтерський облік на підприємстві, як він виконує свої функції значною мірою залежить рівень економічної роботи. Достовірна облікова інформація дає можливість керівникам приймати економіко-обгрунтовані рішення, запобігати і попереджувати недоліків господарської діяльності.
З другого боку раціонально організований облік вимагає менше затрат праці облікових працівників, більше часу в них залишається для аналізу та контролю.
Основними передумовами раціональної організації обліку на підприємстві є такі:
1. Насамперед слід ознайомитись і вивчити організаційну структуру підприємства, умови роботи його виробничих підрозділів, а також постачальницьку та збутову діяльність.
Це дає можливість правильно організувати облік господарських процесів, встановити взаємовідносини окремих підрозділів з бухгалтерією, визначити порядок документації господарських операцій та скласти графік документообороту.
2. Необхідно вивчити характер і обсяг необхідної облікової інформації що потрібна для керівників підприємств, її зміст і строки подання.
3. Обов’язкове вивчення законодавчих і нормативних документів, які регламентують порядок ведення фінансового та управлінського обліку і складання та подання звітності. Бухгалтерський облік повинен здійснюватись відповідно до діючих законодавчих і нормативних документів а також галузевих інструкцій, Закону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, положення про документальне забезпечення залишків в бухгалтерському обліку, порідку ведення касових операцій, рекомендацій щодо планування обліку і калькулювання собівартості продукції (робіт, послуг) та інших.
4. Визначення облікових взаємовідносин центральної бухгалтерії з окремими підрозділами підприємства. Ці відносини визначають організаційну форму бухгалтерського обліку, яка може бути централізованою. При централізованому обліку в бухгалтерії підприємства зосереджується ведення всього синтетичного і аналітичного обліку на підставі документів які надходять з виробничих підрозділів, а також складання звітності. Це дає змогу краще розподілити обов’язки між працівниками відповідно до їх кваліфікації, ефективно використовувати обчислювальну техніку, підвищувати якість облікової інформації з меншою кількістю облікових працівників.
Бухгалтерія як складова частина управлінського апарату тісно пов’язана з усіма виробничими підрозділами, відділами і службами підприємства. Вона одержує від них необхідну для обліку й контролю документацію і забезпечує їх економічною інформацією про результати роботи. Ці взаємини визначають організацію бухгалтерського обліку, яка може бути і централізованою і децентралізованою.
При централізованому обліку в центральній бухгалтерії зосереджується весь обліковий апарат і ведеться синтетичний і аналітичний облік діяльності усього підприємства. Але первинний облік ведеться на місцях, у підрозділах.
Певною мірою опрацьовані первинні документи передаються в центральну бухгалтерію. В свою чергу вона забезпечує їх економічною інформацією про результати їх роботи.
На підприємствах з відокремленими підрозділами (філіалами, відділами) застосовують децентралізований облік, при якому значна кількість облікових робіт виконуються обліковим керівником цих підрозділів. Тут не тільки оформляють первинні документи, а і опрацьовують їх, ведуть аналітичний облік, в окремих випадках і синтетичний та складають баланс.
Переваги цього обліку в тому, що він дає змогу наблизити облікових працівників до місця здійснення господарської операції, що посилює контроль за документальним оформленням операції забезпечує використання облікової інформації для оперативного керування. Проте, він вимагає більше витрат, послаблюється контроль головної бухгалтерії за роботою на місцях.
2.Однією з важливих умов раціональної організації бухгалтерського обліку є розробка плану організації обліку, який визначає зміст, послідовність і строки виконання всіх облікових робіт на підприємстві, порядок одержання інформації і технічне оформлення облікових даних. Такий план забезпечує дотримання принципів наукової організації в роботі бухгалтерського апарату. Складовими частинами цього планування є:
План звітності
План документообігу
План рахунків та їх кореспонденції
План інвентаризації
План централізації бухгалтерського обліку
План роботи служби бухгалтерського обліку і фінансової діяльності і її окремих виконавців
План організації архіву
План звітності передбачає перелік форм встановленої внутрішньої і зовнішньої звітності, строки її складання і подання, а також конкретних виконавців.
План документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. В плані вказується по кожному документу номер його форми, назву, призначення, коли складається хто складає, підписує, куди і коли здається для наступної перевірки.
План рахунків являється засобом систематизації і узагальнення облікових даних, який затверджується на кожному підприємстві. План рахунків складається головним бухгалтером. На сьогоднішній час діє новий план рахунків який затверджений в 1999 році і введений в дію з 2000 року.
План інвентаризації передбачає строки і порядок проведення інвентаризації майна підприємства, грошей в касі та на рахунках в банках, а також розрахунків.
Таким планом передбачається як повна так і часткові інвентаризації, вказуються орієнтовані строки, та порядок їх проведення . Але строки раптових інвентаризацій не розголошуються.
План централізації складається на рік і передбачає ліквідацію бухгалтерії на відділах, фермах, бригадах. Ведення бухгалтерського обліку концентрується в центральній конторі підприємства, а в підрозділах складають лише первинні документи.
Планування облікової роботи здійснюється головним бухгалтером. В цих планах вказують у відповідності з покладеними на кожного працівника службовими обов’язками. Перелік облікових робіт, строки їх виконання.
За організацію архіву бухгалтерських документів відповідає головний бухгалтер разом із керівником підприємства. Архів це відокремлене приміщення в якому зберігається вся документація підприємства. Згідно плану документообороту документи надходять в бухгалтерію підприємства, де після їх обробки вони здаються на зберігання до архіву, в залежності від важливості документи можуть зберігатися від 3 до 5-ти років.
3. Для того, щоб бухгалтерський облік виконував покладені на нього завдання, він повинен бути відповідним чином організований, тобто йому потрібна організація облікового процесу, що включає в себе збирання облікової інформації, її реєстрацію, групування і обробку .
Відповідно до Закону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, розділ ІІІ «Організація та ведення бухгалтерського обліку» присвячений питанням: організації бухгалтерського обліку на підприємстві, первинним обліковим документам і регістрам бухгалтерського обліку та інвентаризації господарських активів і зобов’язань.
Згідно з положенням зазначеного Закону, стаття 8 «Організація бухгалтерського обліку на підприємстві» бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації.
Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належить до компетенції його власника (посадової особи), тобто керівника підприємства, який затверджує облікову політику підприємства (рис.2.3).
Облікова політика – це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності, тобто це вибір самим підприємством певних і конкретних методик, форми і техніки ведення бухгалтерського обліку, виходячи з діючих нормативних актів і особливостей діяльності підприємства.
Облікова політика підприємства висвітлюється в Наказі про облікову політику.
В цьому наказі про облікову політику підприємства вказано яку підприємство обирає форму бухгалтерського обліку, розроблено систему управлінського обліку, розробляється і затверджується графік документообороту, технологію обробки облікової інформації.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, реєстрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше 3-ох років, несе керівник підприємства, який зобов’язаний створити належні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити виконання всіма підрозділами та службами, працівниками підприємства, які причетні до обліку, вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для облікової реєстрації документів.
Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку до штату підприємства вводиться посада бухгалтера або створюється бухгалтерська служба, яка очолюється головним бухгалтером. Можна користуватись послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, який зареєстрований як підприємець.
Головний бухгалтер призначається або звільняється з посади керівником підприємства, і безпосередньо йому підпорядковується .
На кожну посаду, передбачену штатним розкладом, керівником підприємства затверджується посадова інструкція.
Посадова інструкція – це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади (рис.4.8).
Організацією облікової роботи на с/г. підприємствах займається безпосередньо головний бухгалтер, який відповідає за дотримання встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності. Головний бухгалтер повинен забезпечити контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій. Він разом з керівником підприємства підписує документи які є підставою для приймання і видачі товарно-матеріальних цінностей та коштів, а також розрахункові, кредитні та фінансові зобов”язання, візує господарські договори. Вказані документи без підпису головного бухгалтера вважаються не дійсними, і до виконання не приймаються.(табл.4.5). При відсутності на підприємстві головного бухгалтера керівник надає право письмовим розпорядженням іншій особі підпису на документах.
З головним бухгалтером погоджується прийняття, переведення та звільнення матеріально-відповідальних осіб.
При звільненні з посади головного бухгалтера проводиться передача справ призначеному головному бухгалтеру, під час якої перевіряється стан бухгалтерського обліку та достовірність звітних даних, складається акт який затверджується керівником підприємства.
Головний бухгалтер керується у своїй роботі Законом України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та іншими нормативними документами які регламентують ведення обліку. При організації обліку на підприємстві головний бухгалтер відповідно до організаційної структури та спеціалізації та форми власності підприємства визначає організаційну форму облікової роботи – централізовану або децентралізовану.
В даний час в с/г. підприємствах в основному централізована система організації обліку, оскільки вона дає змогу одержувати узагальнені облікові показники в найбільш короткі терміни з меншими затратами праці. Число працівників бухгалтерії залежить від обсягу облікової роботи, наявності обчислювальної техніки форм і методів обліку. Форма обліку визначається головним бухгалтером. Найбільш поширеною в даний час формою обліку є журнально-ордерна, а також комп’ютеризована.
Важливим станом в організації облікової роботи є складання графіку документообороту, який складається на початку кожного року головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства (табл.3.4).