 |
|
Организация приемов для прессы.
Прием - организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации или компании и заранее приглашенных гостей. Это одна из форм "внешне- и внутриполитической" деятельности организации.[51]
Основные цели организации приема:
· Форма отмечания торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации;
· Освещение и информирование общественности о посещении организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера;
· Ознакомление широкой общественности с повседневной деятельности фирмы на регулярной основе;
· Расширение и углубление контактов в сфере Масс-медиа, получение необходимой информации, формирование имиджа организации или компании.
Виды и формы организации приемов:
Приемы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.
Основные этапы по подготовке приема для прессы:
· постановка цели приема, выбор формы приема, места и времени;
· определение состава участников;
· составление сценария приема, материальная подготовка;
· рассылка приглашений;
· уточнение предварительных договоренностей, обзвон приглашенных гостей;
· составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка информационного сопровождения .
Основные элементы приемов для прессы:
1.Для повышения посещаемости приемов представителями СМИ возможно предлагать какие-то стимулы: бутылку шампанского, возможность встречи с важной персоной или аналитиком;
2.Необходима серьезная подготовка, обучение или инструктаж сотрудников, присутствующих на приеме. Весь штат должен быть готов к любому вопросу о компании, товаре, проблеме, личности, уметь поддержать импровизированное интервью.
3.Весь прием должен записываться на видео пленку.
4. Необходимо собрать максимальное количество персональных визитных карточек журналистов.
5.Следует подготовить людей, которыми возможно дополнить количество приглашенных, в случае массовой неявки.
6. Необходим контроль каждого представителя прессы на предмет наличия и достаточности информации о событии, компании, персоне и т.д. в зависимости от целей приема.
7. Должны быть разработаны и напечатаны специальные информационные комплекты: поздравительные, памятные, презентационные.
Прием для прессы – это хорошая альтернатива для пресс-конференций. После краткого информационного сообщения подают закуски и напитки, затем журналисты смешиваются с сотрудниками компании или организации как на вечеринке.
Пресс-коктейль – это одна из форм организации приема для прессы.
Пресс-коктейль относится к специальным мероприятиям для журналистов, носящих неформальный характер.
Основные цели организации пресс-коктейлей:
· укрепления дружеских связей с работниками медиа-сферы;
· подача информации в необычной форме;
· создание информационного или событийного прецедента .
Типовой план проведения пресс-коктейля:
1. Регистрация участников, заполнение анкет под различными приятными предлогами ( составление гороскопов, участие в лотерее и т.д.);
2. Краткий информационный блок для ознакомления с поводом встречи, основной целью и задачами;
3. Основная часть: дегустация напитков, закусок, организация и проведение конкурсов по определенной тематике в соответствии с целью мероприятия;
4. Раздача призов и памятных сувениров
5. Дискуссия на тему встречи, подведение итогов, подготовка и оформление выводов, коллективная работа участников пресс-коктейля по подготовке информационного материала.
6. Прогнозирование проблем и трудностей по заданной тематике.
7. Финальное чаепитие, кофейная феерия с пирожным, тортом и сладостями.
Таблица достоинств и недостатков