 |
|
Требования к документации
4.2.1 Общие положения
В состав документации СМК организации входят документы и записи, приведенные в соответствующих разделах настоящего РК или представленные в виде ссылок, а именно:
уровень А:
а) документально оформленное заявление административного руководства о политике и целях в области качества (РК, раздел 5);
б) «Руководство по качеству» (настоящий стандарт);
уровень В:
в) документированные процедуры, требуемые ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (перечень документированных процедур СМК приведён в настоящем РК в приложение И);
г) обязательные записи о качестве;
д) документально оформленные обязательства, полномочия и взаимодействия персонала, который руководит, выполняет и проверяет работу, влияющую на качество (приложение В – “Матрица распределения ответственности руководства ООО «Порт Ревяк»);
е) положения о подразделениях организации, определяющие их сферу деятельности, решаемые задачи, права и ответственность, цели в области качества;
уровень С:
ж) должностные инструкции персонала и квалификационные требования, определяющие квалификацию, компетенцию, обязанности, полномочия и ответственность по менеджменту качества.
Иерархия документации СМК приведена в Приложение Д.
4.2.2 Руководство по качеству
Настоящее «Руководство по качеству» представляет действующую в ООО «Порт Ревяк» систему менеджмента качества, построенную на основе принципов менеджмента качества, изложенных в ГОСТ Р ИСО 9001-2008, и отражает стратегическое решение руководства организации по непрерывному улучшению качества.
«Руководство по качеству» (РК) имеет статус обязательного нормативного документа организации в системе менеджмента качества и оформлено по категории стандарта организации (СТО СМК), не содержит сведений конфиденциального характера и используется как внутри организации, так и за её пределами.
Управление «Руководством по качеству», включая актуализацию, распространение и применение, осуществляет представитель руководства по системе менеджмента качества – директор по качеству ООО «Порт Ревяк».
Подлинник РК хранится в службе управления качеством.
Руководство по качеству (РК) описывает действующую систему менеджмента качества организации, распространяющуюся на полный жизненный цикл выпускаемой продукции за исключением процессов и процедур проектирования и разработки продукции,т.к. организация производит продукцию согласно ГОСТ; обслуживания,так как организация производит продукцию, перерабатываемую потребителем; валидации процесса производства и обслуживания.
Выпуск продукции организация осуществляет согласно нормативной документации (ГОСТ).
В РК система менеджмента качества (СМК) продемонстрирована в составе основных управляемых объектов: организационной структуры СМК, ответственности персонала по видам деятельности, сети процессов организации, процедур выполнения процессов и выделенных ресурсов.
Перечисленные объекты представлены для адекватного восприятия заинтересованными лицами в виде: схем, матриц, перечней структурированных реализованных требований, процедур основных процессов и их взаимодействий, обязательных документированных процедур, необходимых организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими, технических документов, записей о качестве.
4.2.3 Управление “Руководством по качеству”
Все экземпляры РК должны быть пронумерованы, зарегистрированы и, выдаваться под роспись. РК имеет сквозную нумерацию страниц.
Решение о необходимости внесения изменений, либо пересмотре РК принимает генеральный директор по представлению директора по качеству – представителя руководства по СМК.
Внесение изменений в учтенные экземпляры РК в структурных подразделениях производиться на основании оформленных форм изменений с регистрацией в «Листе регистрации изменений» в каждом экземпляре. Дату изменения документа проставляют по дате приказа на внедрение формы изменения.
Периодическая проверка РК производится не реже одного раза в год представителем руководства по СМК с соответствующей записью в нижнем колонтитуле титульного листа РК.
При переиздании РК либо после пересмотра в п.3 предисловия, проставляется обозначение предыдущего документа, взамен которого разработан новый.
За изъятие предыдущей редакции и ознакомление персонала с новой несет ответственность директор по качеству – представитель руководства по системе менеджмента качества.
Руководители подразделений ООО «Порт Ревяк» обеспечивают индивидуальное изучение требований РК или его соответствующих разделов персоналом служб под роспись в “Листе ознакомления”.
4.2.4 Управление документацией
Управление документами СМК, включает в себя:
- анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов
- обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документа
- обеспечение сохранение документов четкими и легко идентифицируемыми
- обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования СМК
- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
Управление документацией СМК осуществляется директором по качеству.
Управление документацией осуществляется на основе ГОСТ 6.30-2003 "УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), используемые при оформлении распорядительной и исполнительской деятельности ООО «Порт Ревяк».
Управление ОРД осуществляет генеральный директор. Также в управлении ОРД участвуют директор по качеству, главный инженер, руководители подразделений, заведующий канцелярией ООО УК «Алгоритм».
В организации установлены следующие виды ОРД: приказ, распоряжение, письмо, положение, инструкция, решение, протокол, акт, служебная записка, объяснительная записка, заявление, телеграмма, представление.
При составлении ОРД следует соблюдать следующие принципы:
- достоверность содержания;
- полнота информации;
- краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествований;
- нейтральность тона изложения;
- объективная оценка ситуаций и фактов.
Листы документа, выполненного на двух и более листах, следует нумеровать, начиная со второго, арабскими цифрами. Номер листа проставляют посередине верхнего поля листа без знаков препинания.
ОРД должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.
Служебные письма и приказы должны быть выполнены на бланках организации.
Проект ОРД должен быть согласован с руководителями заинтересованных подразделений и руководящими должностными лицами, имеющими, в соответствии с их компетенцией, непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте ОРД.
Согласование документа производят под рубрикой "СОГЛАСОВАНО", указывая должность, расшифровку подписи и дату согласования.
Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают прописными буквами без кавычек и двоеточия.
При наличии замечаний и дополнений к проекту ОРД их излагают, как правило, на отдельном листе; при этом на проекте документа делают запись "замечания прилагаются".
При подписании документа следует соблюдать должностной уровень: при подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в документе, отсутствует, документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности (по приказу о временном заместительстве), или его заместитель (при отсутствии приказа о временном заместительстве). При этом обязательно указывают фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (не допускается подписывать документ, используя предлог "за" или ставя косую черту перед наименованием должности).
Если временно отсутствует генеральный директор организации, ОРД подписывает руководящее должностное лицо, оговоренное приказом по организации.
Отметка об исполнителе (составителе ОРД), включающую фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, указывается в левом нижнем углу.
В организации издает приказы генеральный директор или лицо, исполняющее его обязанности.
Приказы могут быть двух видов:
- по основной деятельности;
- по личному составу.
Приказами по основной деятельности являются приказы:
- об итогах работы организации;
- об установлении доплаты;
- о создании комиссии;
- о проведении инвентаризации и т.п.
Приказы по основной деятельности могут быть инициативными и "во исполнение".
Приказы "во исполнение" издают для конкретизации указаний вышестоящих органов применительно к предприятию, определения конкретных исполнителей и сроков исполнения. Обязательной является ссылка на документ (наименование, номер и дата), послуживший основанием для издания приказа.
Отдельным (последним) пунктом приказа определяют должностное лицо, на которое возлагают контроль за исполнением приказа.
Приказы по личному составу, являющиеся правовыми актами, регулирующими трудовую деятельность сотрудников предприятия, делят на две группы:
- приказы, касающиеся приема на работу, перевода на другую работу, прекращения трудового договора (регистрируют отдельно под номером с индексом "1-к");
- приказы о наложении дисциплинарных взысканий, об установлении режима рабочего времени, о предоставлении отпусков и т.п. (регистрируют отдельно под номером с индексом "2-к").
В каждом пункте приказа должна быть ссылка на документ, послуживший причиной издания приказа (служебная записка, заявление, справка и т.п.).
Приказ оформляют на бланках по форме, приведенной в Приложении Л.
На подпись приказ представляют в двух экземплярах.
В подписанном приказе допустимы только поправки, внесенные и удостоверенные генеральным директором или лицом, временно исполняющим его обязанности.
Дату подписания приказа считают датой вступления его в силу, если в тексте приказа не указан другой срок.
Изменение (дополнение) к изданному приказу оформляют приказом "во изменение", ("в дополнение"), имеющим самостоятельный регистрационный номер со ссылкой на изменяемый (дополняемый) приказ, с указанием его наименования, номера и даты.
Исполнитель приказа сдает в канцелярию:
- подписанный приказ;
- список должностных лиц, которых следует ознакомить с приказом (список составляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа. Список должен быть подписан исполнителем);
- копии приказа (в соответствии со списком на рассылку).
Генеральный директор определяет должностных лиц, которых следует знакомить с приказом, и должностных лиц (подразделения), которым должны быть направлены копии приказа.
Заведующий канцелярией ООО УК «Алгоритм»:
- заверяет подпись на копиях приказа (слово "верно" и подпись);
- рассылает копии приказа в соответствии со списком на рассылку (не позднее двух дней с момента их получения);
- знакомит с приказом должностных лиц в соответствии со списком на ознакомление.
Распоряжение - документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, нормативных документов организации.
Распоряжение издает генеральный директор.
Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга структурных подразделений и должностных лиц.
Структура распоряжения та же, что и приказа только в констатирующей части используют слова "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которые печатают прописными буквами на отдельной строке, начиная от границы левого поля. После этих слов ставят двоеточие.
Дату подписания распоряжения считают датой вступления его в силу, если в тексте распоряжения не указан другой срок.
Распоряжение регистрируют и хранят у заведующего канцелярией ООО УК «Алгоритм».
Письмо начинают с заголовка к тексту. Заголовок, сформулированный в максимально сжатой форме, должен состоять из одной фразы, начинающейся с предлогов "о" или "об", например:
"О поставке изделий по договору N ...".
Заголовок помещают слева перед текстом письма, в кавычки не выделяют. В адресации письма сначала указывают должность, фамилию, инициалы, затем - адрес организации (с обязательным указанием почтового индекса).
Письмо не должно содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресами не указывают; каждый экземпляр должен быть подписан.
Письмо должно, как правило, состоять из двух частей:
- в первой части излагают факты, события, причины, послужившие основанием для составления письма;
- во второй части излагают выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.
Для облегчения восприятия и обработки письма следует использовать стандартную терминологию и унифицированные словесные обороты, характерные для конкретных типов писем (письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-предложение и т.д.).
При составлении письма не следует использовать:
- нестандартную терминологию, например, "пусконаладка" вместо "пусконаладочные работы", "незавершенка" вместо "незавершенные работы", "процентовка" вместо "смета в процентах" и т.п.;
Если к письму приложены какие-либо документы, в левом нижнем углу письма, начиная от границы поля, ставят слово "Приложения", затем помещают названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название документа располагают на отдельной строке.
- при подписании письма несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности;
- ответ на письмо, подписанное генеральным директором, направляют на имя генерального директора; ответное письмо подписывает генеральный директор, в крайнем случае - его заместитель;
- ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть
подписан директором, если ответное письмо направляют на имя директора.
Подпись помещают под текстом письма, начиная от границы левого поля.
Письмо оформляют на бланке по форме, приведенной в Приложении М.