 |
|
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЙ. ПОДГОТОВКА ПРЕСС-РЕЛИЗОВ И ПРЕСС-КИТОВ
Пресс-конференции – встречи журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур; основное назначение – адресное распространение информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. Чтобы созвать пресс-конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.
Подготовка пресс-конференции предусматривает определение дня и точного времени проведения с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям (чаще всего – по факсу), как правило, за неделю. Если необходимо срочное оповещение, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. В приглашении необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события.
Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия. Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30-50 минут.
Важно на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер, ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Перед выступающими должны стоять таблички с их именами. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами.
Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит). Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов.
Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными. Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим оглашается регламент и он следит за его соблюдением. Выступления представителей фирмы должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.
В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи с журналистами подразделяются на: оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. «Летучие» пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их "визави". Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации. Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций.
Вопросы журналистов не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.
Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего "подходит" вопрос. На пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы. Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.
Демонстрацию видеоматериалов лучше проводить после закрытия пресс-конференции. Их показ в ходе пресс-конференций затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.
По окончании официальной части принято угощать журналистов. Неформальные встречи открывают огромные возможности для установления деловых контактов и получения новых источников обмена информацией и услугами.
Пресс-релиз
Пресс-релиз – это основной вид PR текстов; он может содержать информацию о: конференции или семинаре; акции, которую провела или собирается провести организация; объявленном конкурсе; полученных грантах; новых программах и проч. Главное, чтобы сообщаемая новость имела значение и была интересна не только для членов одной или нескольких организаций, но и для несведущего человека.Кроме того, информация должна быть социально значимой.
Пресс-релиз должен обязательно содержать: сведения об инициаторах и участниках(обязательно имена и фамилии), краткое описание события, контактный телефон, факс или адрес электронной почты организации, по возможности, цифры и цитаты, правильно написанные имена собственные (имена, фамилии, названия организации и т.д.) и должности.
Пресс-релиз: форма
1. Заголовок: отражает суть новостного события, передает наиболее важную информацию
2. Лид-абзац: содержит основную (актуальную) информацию, новостной повод и дает ответы на вопросы «кто?», «что?», «когда?», «где?» и, возможно, «почему?». Лид-абзац несет в себе основную идею всего текста и должен иметь самостоятельный законченный смысл.
3. Основной текст: содержит развернутую информацию и сообщает интересные детали и мнения (в виде цитат). Принцип построения текста - «перевернутая пирамида»: наиболее значимая информация сообщается как можно ближе к началу текста. Фраза должна содержать не больше 12-13 слов, иначе предложение становится слишком перегруженным. Также не рекомендуется растягивать абзацы больше чем на 6 строк.
Оформление:
Пресс-релиз должен помещаться на одной странице А4. Дополнительная информация и иллюстрации представляются в виде отдельного приложения. Шрифт - Тimes или Arial, размер: не менее 12 кегля, заголовок может быть 14, междустрочный интервал-1,5. Оформляется релиз на бланке с логотипом организации. Текст должен иметь указание на жанровую принадлежность: «пресс-релиз».
В конце сообщения укажите контактное лицо(должность, телефон, е-mail), у которого журналист сможет быстро и своевременно получить уточнения по содержанию пресс-релиза.
ПРЕСС-КИТ
Пресс-кит (информационный пакет) – набор представляющих интерес для прессы разножанровых простых первичных PR-текстов, а также иконических материалов, объединенных новостным поводом и дающих максимально полную информацию о конкретном событии. Пресс-кит относится к группе комбинированных PR-текстов. Их особенность состоит в том, что они функционируют в различных сферах публичных коммуникаций и имеют различные группы целевой общественности; могут содержать в себе тексты других смежных коммуникационных форм (журналистские и рекламные), а также фотографии, схемы, рисунки, диаграммы.
Необходимость в пресс-ките возникает тогда, когда информация о событии не исчерпывается только пресс-релизом. Пресс-кит предоставляет в распоряжение прессы информацию (в совокупности фактов, деталей, цифровых выкладок, исторических справок), предполагающую «демонстрацию» конкретного события. «Качество» информации в пресс-ките обращено в перспективу и предусматривает возможность последующего обращения к этим материалам в качестве справочных. Пресс-кит обычно представляет собой папку стандартного размера (формат А4) с двумя отделениями. В правом отделении помещается вся наиболее важная текстовая информация (собственно PR-тексты), в левом — приложения, материалы справочного, рекламного характера (рекламные, журналистские тексты). Рекомендуется на титуле, обложке кита, изобразить логотип организации.
Пресс-кит начинается коротким релизом, представляющим новостное событие. За пресс-релизом обычно следуют бэкграундер, факт-листы, фотографии; реже — лист вопросов-ответов, биографии, рекламные проспекты, пресс-ревю.